Alle organisaties zijn gebouwd op taal. Plannen en afspraken bestaan uit taal, maar ook bij conflicten en misverstanden speelt taal een rol. Veel van die taal is geschreven, van oprichtingsakte tot ontslagbrief. Als het op papier staat, weten we immers waar we aan toe zijn. Toch?

In principe wel, maar het effect van geschreven taal hangt er wel van af hoe helder de tekst is. Bij een gesprek kun je nog aan je gesprekspartner vragen ‘Hoe bedoel je dat?’ of ‘Snap je?’ Bij een onduidelijkheid in een contract van vijf jaar geleden dat je voor het eerst ziet, kun je alleen maar denken ‘Wat zouden ze bedoeld kunnen hebben?’

Sta geen willekeur toe in wat gezegd wordt

Die centrale rol van geschreven taal is niet van vandaag of gisteren. De Chinese wijsgeer Confucius (551-479 v. Chr.) schreef in zijn Analecten (ik citeer een Engelse vertaling):

If language is not correct, then what is said is not what is meant; if what is said is not what is meant, then what must be done remains undone; if this remains undone, morals and art will deteriorate; if justice goes astray, the people will stand about in helpless confusion. Hence there must be no arbitrariness in what is said. This matters above everything.

Confucius

Sinds de tijd van Confucius lijkt er niet veel veranderd te zijn. Voor een klant werk ik momenteel aan een module van de cursus Planmatig schrijven die specifiek is toegespitst op het schrijven van resultatenplannen. We maken daarbij een onderscheid tussen doelen (richtinggevend op de langere termijn, in de sfeer van ambities) en resultaten (concreet waarneembare veranderingen en effecten in de praktijk). Die resultaten maken praktisch ‘what is meant’, zodat gedaan wordt wat gedaan moet worden en de medewerkers niet in hopeloze verwarring raken. Die nadruk op concrete resultaten is heel vruchtbaar, maar in de praktijk blijkt het knap lastig om consequent in die termen te denken, zeker in ambtelijke organisaties.

Controleer op onduidelijkheden

Verwarring schuilt in een klein hoekje. Veel onduidelijkheid in teksten vloeit voort uit de aanname dat de lezer over dezelfde kennis beschikt als de schrijver, of dezelfde mening deelt. Je kunt mogelijke misverstanden voorkomen door een schrijfplan of concepttekst te controleren met de volgende vragen:

• Heeft de lezer de kennis om deze tekst te begrijpen zoals ik hem bedoel?
• Heeft hij misschien belangen waardoor hij geneigd is dit anders te lezen? Kan ik mijn beschrijving eenduidiger maken?
• (Indien van toepassing:) Hoe zou iemand die hier niet bij was, over vijf jaar deze tekst lezen? Is er informatie die nu vanzelfsprekend is, maar die later waarschijnlijk vergeten wordt?

Het is altijd nuttig iemand ‘van buiten’ (buiten je afdeling, buiten je organisatie, buiten je werkveld) een tekst te laten lezen, eventueel met deze vragen erbij.

Een van mijn favoriete T-shirts heeft als tekst ‘Assumption is the mother of all screw-ups’. Daar kan geen enkele Nederlandse vertaling tegenop. Als er in communicatietrajecten iets fout gaat, is er altijd minstens een verkeerde aanname in het spel: de ene partij dacht dat de andere partij wel wist dat … of wel zou begrijpen dat… En vaak liggen de puinhopen al huizenhoog voordat zo’n verschil in uitgangspositie aan het licht komt.

In de onderstaand video (Engelstalig, nog geen drie minuten) zet Derek Sivers je op een verrassende manier aan het denken over al die ‘volstrekt logische’ manieren om tegen de zaken aan te kijken.

 Voor de praktijk van zakelijke schrijvers is de les dat het altijd de moeite loont om te onderzoeken welke aannames er in je verhaal verborgen zitten, en ze expliciet te maken als je maar enigszins twijfelt of ze wel door je lezer gedeeld worden. Als je de loop van de tekst niet al te veel wilt verstoren, kan dat goed in een voetnoot of in een bijlage. Beter een discussie over je aannames vooraf dan puinruimen als het te laat is.

De evolutie is er nog niet in geslaagd onze stofwisseling aan te passen aan het zittende bestaan dat de meesten van ons leiden. Dat verklaart grotendeels de toename van overgewicht en daaraan verbonden ziekten. Maar we realiseren ons minder dat onze hersenen ook niet gemaakt zijn om hun dag bovenop een zittend lichaam door te brengen. Met meer beweging denken we beter.

De wereldwijde pandemie van overgewicht leidt tot allerlei nare ziekten en problemen, dat weten we intussen wel. Als je diabetes krijgt of hart- en vaatproblemen, dan merk je dat. Maar als je geheugen minder goed werkt dan je zou willen, of als je de meest creatieve oplossing van een probleem mist, dan merk je dat niet zo direct. En het ligt ook veel minder voor de hand dat er een relatie met lichaamsbeweging is. Toch is die er.

De goede oude tijd op de savanne…

Het basisontwerp van ons lichaam gaat terug op de tijd dat we ons op de Afrikaanse savanne ontwikkelden tot rechtopgaande zoogdieren. Wetenschappers nemen aan dat onze voorouders daar gemiddeld een kleine twintig kilometer per dag liepen, zeven dagen in de week, op zoek naar voedsel, water en bescherming. Soms in een rustig tempo, en in een sprintje als er acuut gevaar was (en dat kwam elke dag wel een paar keer voor).

Zo’n bewegingspatroon verbetert de doorbloeding van al je organen, inclusief de hersenen. En omgekeerd, met de minimale hoeveelheid beweging die nu gangbaar is komt het brein chronisch voeding en zuurstof tekort.

Een half uur is al genoeg

Om je hersenen in conditie te houden is niet zo heel veel nodig. Er is een berg aan bewijs dat een half uur wandelen, een keer of drie in de week, al een duidelijk verschil maakt. Van kinderen in de schoolgaande leeftijd tot bejaarden is aangetoond dat de geheugenfuncties, het redeneervermogen en het vermogen om problemen op te lossen erop vooruitgaan als ze in beweging komen. Bovendien zijn er ook emotionele voordelen, zoals een vermindering in de aantallen depressies en angststoornissen.

De simpele oplossing

John Medina, die in zijn boek Brain rules uitgebreid ingaat op de voordelen van lichaamsbeweging, schetst de situatie op een indringende manier: “Als je een omgeving moest ontwerpen waarin mensen zo min mogelijk kunnen leren en zo slecht mogelijk kenniswerk kunnen doen, dan zou je op onze moderne scholen en kantoren uitkomen.”

Ik ben beslist met hem eens dat we de zaken niet helemaal in perspectief hebben. Organisaties besteden kapitalen aan kennismanagement, software, organisatieverbetering en trainingen om het intellectuele kapitaal dat ze in huis hebben zo goed mogelijk te benutten. Maar de aantoonbare, significante en gratis verbetering die je krijgt van een blokje-om tussen de middag laten ze liggen.

Medina heeft een loopband op zijn kantoor geïnstalleerd met een steun voor zijn laptop, zodat hij wandelend zijn e-mail kan checken. Dat gaat me wat ver (het doet me denken aan de fitnesscentra waar je op de loopband naar een tv-scherm met een bospad kijkt, terwijl er dennengeur in de ruimte geblazen wordt). Maar het zou een idee zijn om in vergaderzalen loopbanden neer te zetten. Er wordt immers ook al met goede resultaten geëxperimenteerd met staand vergaderen.

Wie zijn brein een dienst wil bewijzen, komt in beweging. Zie voor meer inspiratie de goed gevulde site bij het boek Brain rules.

Dit is voorlopig de laatste in een reeks berichten die begon toen ik tegen de combinatie ‘kakelverse koffie’ aanliep. Uit de reacties blijkt dat ik niet de enige ben met gevoelige imaginaire zintuigen. En waarom vind ik het eigenlijk nodig om hierover te schrijven?

Die vraag is gauw beantwoord. Goede, prettig leesbare teksten schakelen de zintuigen van de verbeelding in. Dat geldt niet alleen voor literatuur, maar ook voor zakelijk proza. Iedereen voelt het verschil tussen De afzet loopt terug en Het magazijn is nog nooit zo vol geweest. Alle ruimte is bezet met onverkochte voorraad. Daartussen loopt het personeel voor de zoveelste keer het gangpad te vegen - er is immers niets anders voor ze te doen. Spreek de zintuigen van uw lezer aan, en u vergroot de kans dat uw boodschap overkomt. Maar doe die zintuigen daarbij geen pijn.

Kraakhelder en kraakvrij

Naar aanleiding van mijn bericht over ‘kraakhelder’ sprak ik met iemand die zich nog herinnerde hoe op het platteland in de jaren vijftig hier en daar de was nog werd gedroogd op de bleek. Het populairste merk stijfsel in die tijd was ‘Crackfree’, een aanduiding dat niet iedereen blij was met het gekraak van heldere was. Vanaf dat moment konden gekraak en helderheid hun eigen weg gaan.

Horen, zien, voelen?

Ik heb me verder afgevraagd of auditieve woorden zoals ‘kraakhelder’ en ‘kakelvers’ moeilijker hun oorspronkelijke associatie verliezen dan visuele woorden (‘glashelder’) of kinesthetische (‘scharrelkip’). Dat lijkt me bij nader inzien niet. Het is waarschijnlijk meer een kwestie van tijd, en wellicht van gebrek aan bekendheid met de oorspronkelijke situatie. Was kraakt niet meer, dus ‘kraakhelder’ verliest vanzelf zijn kracht. Het is logisch dat ‘kraakheldere nacht’ dan normaal gaat klinken, dank zij de associatie met ‘vriezen dat het kraakt’.

Ik ben vooral benieuwd geworden hoe het allemaal verder gaat. Ik denk dat er met de tijd meer oude zintuigwoorden hun betekenis zullen verliezen, terwijl er tegelijk natuurlijk nieuwe bijkomen. Wie een nieuwe wilde combinatie aantreft, zoals ‘fonkelnieuwe haring’ of ‘loepzuivere koffie’, mag zich melden.

Zintuiglijke woordcombinaties (kakelvers, scharrelkip) blijven me bezighouden, vooral als ze los raken van de oorspronkelijke associatie. Kraakhelder past ook in die categorie. Een collega, van wie ik overigens op copywritinggebied nog het nodige kon leren, schreef zonder enige bedenking over ‘kraakheldere documenten’. Ik krijg dat niet pijnvrij uit mijn toetsenbord.

Het probleem is dat kraakhelder’ voor mij met schoonheid (in de zin van ‘niet vies’) te maken heeft. Ik vind Van Dale daarbij aan mijn zijde: ‘uitermate schoon’. Dat zegt overigens niet zo veel, want woordenboeken lopen per definitie achter de feiten aan. Ik weet niet hoe het woord ontstaan is, maar mijn associatie gaat in de richting van krakend gesteven, in de zon gebleekte witte was.

Horen en zien

Het verwarrende aspect is volgens mij dat kraak- met geluid te maken heeft, terwijl helder visueel bedoeld was. Ik heb weinig moeite met een ‘kraakheldere nacht’, terwijl dat volgens Van Dale ook niet correct is. De associatie met ‘Het vriest dat het kraakt’ is gewoon te sterk. Maar andere woordcombinaties die ik tegenkom, gaan me echt te ver. ‘Kraakhelder vijverwater’ bijvoorbeeld - ja, als het stevig gevroren heeft. Of ‘kraakheldere bouillon’. Heldere bouillon is bekend, maar kraakheldere? Misschien als de kok kraakbeen meekookt.

Helemaal mooi wordt het als leveranciers audio- en telefoonapparatuur beschrijven. Siemens zegt van de Gigaset-telefoon: ‘kraakhelder geluid’. Het is helder wat ze bedoelen, maar bij een ongestoorde verbinding hoort natuurlijk juist géén gekraak. Ook Lexmark maakt het bont: een printer levert ‘kraakheldere zwarte tekst’. Daarmee zijn we wel heel ver weg van die witte gesteven lakens…

Om redenen die ik niet begrijp, is de kippenren een dankbare bron van nieuwe woordvormingen. Na kakelvers hadden we immers ook scharrelkip en scharrelei. (Ik ga hier even niet in op de vraag wie van de twee er het eerst was.)

Scharrelkip is een mooie tekstuele vondst: je ziet onmddellijk een vrije, blije kip voor je die lekker haar kostje bij elkaar scharrelt en daarna vrolijk een scharrelei legt. Het voorvoegsel scharrel- is zo sterk dat het al heel snel voor andere combinaties gebruikt werd. Scharrelvlees belooft vrolijk vlees van een dier dat een goed leven gehad heeft. Het leefde bij een scharrelboer en werd daarna  geslacht door een vrolijke scharrelslager.

Dat is opmerkelijk, want zonder deze voorgeschiedenis zou een scharrelslager een slager zijn die het niet zo nauw nam met regels en voorschriften; hij scharrelde immers maar wat, en had wellicht niet eens een diploma. Maar het verhaal ging verder. Scharrelvarken lag voor de hand, want varkens scharrelen inderdaad als ze daarvoor de gelegenheid krijgen. Ook scharrelkoe wordt gebruikt, en dat is al merkwaardiger. Een koe graast immers, gescharrel is haar vreemd. Scharrelkoeien geven onvermijdelijk scharrelmelk en aan het einde van de rit scharrelleer. En dan is het hek van de dam: vijf minuutjes scharrelen op Google levert treffers op onder andere scharrelschapen, scharrelhoning, scharrelpaling en scharrelspinnen.

De taal is een Darwiniaans strijdtoneel. Een woord of woorddeel dat in een behoefte voorziet, overleeft en plant zich vrolijk voort. Zo moet het ook, met scharrelwoorden.

Ik was me er niet van bewust dat woordcombinaties mijn zintuigen pijn kunnen doen, totdat ik op een poster van de Hermitage Amsterdam te midden van allerlei wervende kreten de woordcombinatie kakelverse koffie tegenkwam.

De taal leeft. Uiteindelijk maken de gebruikers uit wat communiceert en wat niet, en tekstschrijvers hebben daar weinig over te zeggen. Ik schrijf dit tekstje dan ook als verwonderd, zoniet verbijsterd privépersoon. Kakelvers hoort voor mij bij ei. Ik weet niet wie het woord bedacht heeft, maar als het een copywriter was, dan was het een goede. Bij een kakelvers ei hoor ik de kip trotse geluiden maken, terwijl misschien op de achtergrond een kakelbonte haan tevreden toekijkt. In moderne eierfabrieken gaat het er wellicht heel anders aan toe, en tegen de tijd dat het ei mijn boodschappentas heeft bereikt is het gekakel allang verstomd. Maar waar dit alles op neerkomt is dat kakelvers voor mij een hoorbaar woord is waar ik bovendien een bijna paradijselijke boerderijsfeer mee associeer. Goed werk dus van die collega.

Maar wat gebeurt er bij kakelverse koffie? Mijn innerlijk oor probeert iets te  horen, maar het resultaat is het geluid van een slecht gesmeerde koffiemolen die kiezelstenen vergruist. Au! Alles went, maar het gaat nog jaren duren voordat ik hier kakeldoof voor ben.

Mijn ervaring maakt me overigens wel nieuwsgierig. Ben ik de enige die bij kakelvers de kippen hoort? Herken je dit effect? Laat dan hieronder een reactie achter.

PersonalBrain, het eigenzinnige softwarepakket voor informatiebeheer, leent zich op verschillende manieren voor het bijhouden van takenlijsten, acties, projectoverzichten en dergelijke. Getting Things Done is een bekende manier om orde in die materie te brengen. In een recente video legt David Allen, de grondlegger van GTD, uit hoe hij PersonalBrain gebruikt.

Wie GTD toepast en PersonalBrain kent, vraagt zich op zeker moment onvermijdelijk af hoe die twee te combineren zijn. Daar is niet één eenduidig antwoord op, want daar zijn zowel GTD als PersonalBrain te veelzijdig voor. Evengoed is het boeiend om te zien hoe David Allen ermee omgaat. De video op de site van TheBrain duurt meer dan een uur, maar is voor de liefhebber de moeite waard.

Het gereedschap dat we gebruiken bij ordenen, denken en schrijven heeft een grotere invloed op het resultaat dan we ons meestal bewust zijn. Een groter bureaublad leidt tot grotere ideeën en met twee monitors zie je meer. Zonder whiteboard, ontdekte ik deze week, stromen de ideeën bij mij minder makkelijk.

In mijn kantoor heb ik jaren geleden een flink formaat whiteboard opgehangen. In eerste instantie was dat vooral bedoeld om schrijfplannen op te ontwerpen en discussies met klanten te visualiseren. Die functie heeft het nog steeds, maar daarnaast is het ook een soort parkeerplaats geworden voor ideeën, acties en ‘los grut’. Het staat (nouja, hangt) altijd paraat en het neerkrabbelen van iets dat me te binnen schiet kost nooit meer dan een paar seconden. Minder dan een papiertje opzoeken en een pen pakken. Bovendien hangt het op een plek waar ik het vele malen per dag zie: naast de deur, op ooghoogte.

Kleine verschillen, grote gevolgen

Door omstandigheden moest ik mijn whiteboard een tijdje ergens anders inzetten. “Geen probleem,” zou je denken, “met een vel papier en een pen kom je een heel eind.” Maar dat valt tegen. Het papier dwingt (more…)

Een tekst boekt het meeste resultaat als hij één duidelijke boodschap communiceert. Dat geldt van blogpost tot beleidsnota, van brochure tot bedrijfsplan. De kunst is om die ene duidelijke boodschap te vinden; dat is een stap die aan het schrijven van de tekst vooraf moet gaan. De kernboodschap van dit bericht vindt u in de eerste zin. En de korte versie, die als titel dient, is: Houd het simpel.

Reclamemakers weten allang dat alleen simpele, kernachtige boodschappen blijven hangen. Daarom steken ze eindeloos veel werk in het ontwikkelen van proposities en het vertalen daarvan in slogans, taglines en reclameboodschappen. Schrijvers van zakelijke teksten kunnen daar nog veel van leren. De materie mag nog zo complex zijn, maar als u wilt dat er iets blijft hangen zult u moeten zorgen dat de boodschap simpel is.

In hun boek Made to stick halen de broers Chip en Dan Heath de Amerikaanse verkiezingscampagne van 1992 aan. Presidentskandidaat Bill Clinton had een breed en goed doordacht programma. Maar pas toen hij de slogan “It’s the economy, stupid” centraal stelde, kreeg zijn campagne vaart. Een parallel met de Nederlandse politiek van vandaag ligt voor de hand: de visie van Geert Wilders schittert door zijn eenvoud (“De islam is een terroristische ideologie”), al is vrijwel alles wat hij zegt aantoonbaar in strijd met de feiten. Maar de grote politieke partijen struikelen over de nuance en hebben geen simpel weerwoord.

Clinton had er, volgens de geschiedschrijvers, grote moeite mee om voor “It’s the economy, stupid” te kiezen. Zijn adviseurs moesten hem ervan overtuigen dat wie drie kernboodschappen probeert over te brengen, uiteindelijk niets overbrengt. Bij de zakelijke schrijvers met wie ik werk zie ik dat probleem vaak terug. Al die informatie, al die mooie ideeën niet gebruiken? Inderdaad - als u wilt voorkomen dat uw lezers in uw verhaal verdwalen, moet er veel moois sneuvelen. Maar wat er overblijft, brengt een boodschap over en dat is ook wat waard. Kiezen loont, ook als het pijn doet.