De laatste dag of dagen voor een vakantie zijn in de ‘maakindustrie’ vaak aanleiding om de productie stil te leggen, eens goed de bezem door de fabriek te halen en al het gereedschap schoon te maken, en zonodig op te knappen. Een goed idee, ook voor kenniswerkers.

Zo’n time-out om alles nog eens na te lopen is geen overbodige luxe. Gereedschap slijt en moet bijgehouden worden. Vuil verzamelt zich in kleine hoekjes waar de dagelijkse bezem niet komt. Hier is een lijstje van punten waar denkwerkers zo nu en dan naar zouden moeten kijken.

• Beveiliging: Is uw antivirussoftware up-to-date, heeft u een goed ingestelde firewall? Zijn al uw programma’s gepatcht, gebruikt u de laatste versie? Een handig programma om dit te controleren is de gratis Secunia Personal Software Inspector.
• Kleine ergernissen: Let eens op al die kleine dingen die verkeerd gaan en die in de loop van de dag een boel tijd en afleiding veroorzaken. Kastjes die niet sluiten, spullen die eigenlijk niet op een handige plek liggen, telefoonnummers op losse briefjes. Vaak is het een kwestie van een paar minuten om zo’n probleem op te lossen, maar je moet er wel toe komen. De grote schoonmaak is daar een goed moment voor.
• Vaardigheden: Vaak gebruiken we denkgereedschap zonder ons echt in de gebruiksaanwijzing te verdiepen. Natuurlijk, veel software werkt wel min of meer zonder dat je er een uitgebreide training voor volgt. Maar er zijn altijd dingen die  makkelijker kunnen als je ze een keer opzoekt in de handleiding of om uitleg vraagt aan een ervaren gebruiker. Deze dagen zijn daar ideaal voor.
• Losse eindjes: Hier zijn allerlei vormen van. Lastig zijn de dingen die je je al heel lang voorneemt te doen, maar die toch niet gebeuren. Hoeveel daarvan kun je eigenlijk net zo goed van de lijst strepen? Dat ruimt op!
• Backups: Wat zijn de consequenties als uw laptop morgen gestolen wordt of de harde schijf van uw pc onherstelbaar vastloopt? Heeft u een toegankelijke backup van uw gegevens? Er zijn tegenwoordig genoeg makkelijke manieren om backups te maken, desnoods online. Je moet het alleen een keer goed regelen.
• Gegevensbeveiliging: Is uw notebook beveiligd, of moet u in geval van diefstal al uw creditcards en bankrekeningen blokkeren omdat de nummers en codes er voor anderen leesbaar op staan? NB: Het gebruikerswachtwoord waar Windows om vraagt, geldt niet als beveiliging. Dat kraakt een kenner binnen de minuut.
• Abonnementen: Niet alleen ongevraagde, maar ook ooit gewenste abonnementen (op papier en digitaal) worden op zeker moment rommel. Oninteressante nieuwsbrieven gooit  u met één muisklik weg. Maar ooit wordt het tijd om u uit te schrijven.
• Stof: Gewoon eens grondig met spons en dweil door uw kantoor gaan is een heel praktisch onderdeel van een schoon-schip-actie. Niets helpt zo goed om na de feestdagen weer fris aan het werk te kunnen gaan.

Mindmappen en hergebruiken

Iedere denkwerker heeft zijn eigen gereedschapskist en werkbank. Uw opruim-actie is dan ook uniek. U komt ongetwijfeld op ideeën die hierboven niet beschreven staan. Leg die vast, zodat u bij de volgende grote beurt niet opnieuw hoeft te beginnen. Een mindmap is daar een mooie vorm voor. U kunt beginnen met de categorieën hierboven als hoofdtakken en die naar eigen inzicht invullen. Houd bij wat u doet, sla de mindmap op en volgend jaar kunt u direct aan de slag.

Als u nog belangrijke acties vindt die hierboven niet genoemd zijn, is uw reactie welkom. Laat andere lezers meeprofiteren, zodat we allemaal opgeruimd het nieuwe jaar in gaan!

Visualisatietechnieken, zoals digitale mindmaps en business maps, worden op steeds grotere schaal gebruikt in bedrijven en bij de overheid. Maar waarom zouden we ze niet inzetten om problemen op wereldschaal in kaart te brengen en mogelijke oplossingen te ontwikkelen?

Het zijn niet de minste problemen die de nieuwe netwerkgroep Global Sensemaking wil aanpakken: wereldwijde klimaatverandering, energiebeleid, armoede en voedselvoorziening. De middelen: nieuwe webgebaseerde technologie voor collectieve besluitvorming en samenwerkende probleemoplossing.

Om wat concreter te maken wat dat inhoudt, is er een eerste project geformuleerd, het ‘ESSENCE event’ – een wereldwijde virtuele denktank die in de loop van voorjaar 2009 input moet opleveren voor de VN-conferentie over klimaatverandering in Kopenhagen, in december 2009. Het is de bedoeling om een samenhangende visuele map te maken van de issues, bewijzen, opinies en opties die de met het onderwerp te maken hebben, op zo’n manier dat iedereen er een bijdrage aan kan leveren.

Interessante portalsite

De groep achter Gloabal Sensemaking begon zich af te tekenen in de eerste helft van 2008, dus wat er gebeurt is allemaal nog redelijk nieuw. Maar het is wel al duidelijk dat er een aantal van de leidende denkers uit het veld bij betrokken zijn, zoals Tim van Gelder (Austhink) en Jeff Conklin (Compendium). De site zou wel eens een knooppunt kunnen worden voor de (academische) discussie rond collaboratieve visualisatietechnieken.

Het ESSENCE-project is nog niet uit de startblokken. Het is zelfs nog niet officieel gelanceerd. Maar als er vorderingen zijn, hoort u daarover op deze blog.

En intussen… De initiatiefnemers nodigen u uit:

We are from all walks of life: professors, scientists, software engineers, politicians, parents, grandparents, public health professionals, business people, students, film-makers, …. If our charter appeals to you, please join us.

Nieuwsgierig? Breng een bezoekje aan www.globalsensemaking.net!

Het lezen van een boek van een paar honderd pagina’s vraagt om heel andere vermogens en hersenfuncties dan het bekijken van een videoclip, het lezen van een SMS of het snel afgrazen van een website. Raken we die vaardigheid kwijt met de opkomst van nieuwe technologie? Ja, zeggen deskundigen.

In een goed geschreven (en ouderwets lang) artikel in the Atlantic beschrijft Nicholas Carr hoe in de loop der jaren zijn concentratievermogen en aandachtsspanne afnemen. Het plezier dat hij ooit had in het lezen van boeken, verdwijnt. Hij zoekt de oorzaak daarvoor in het feit dat hij zo veel tijd op het internet doorbrengt, op zoek naar een enkel feitje of een kort citaat. Hoppend van pagina naar pagina, niet rustig van begin tot eind lezend.

Use it or lose it

Ik vond dat heel herkenbaar. Ik kan het nog, boeken lezen, maar ik moet er wel een mentale schakelaar voor omzetten. Ook om me heen zie ik dat flitslezende gedrag heel duidelijk, bijvoorbeeld in de de manier waarop mensen reageren op teksten die ik ze vraag te lezen. Vaak lezen ze niet, maar scannen alleen.

Carr komt met een interessante verklaring voor zijn waarnemingen. Hij citeert (more…)

De denkwerkplaats heeft vandaag een samenwerkings-overeenkomst getekend met World of Minds, een jonge organisatie die zich net als de denkwerkplaats richt op het versterken van denkprocessen bij mensen, teams en organisaties. Met ruggesteun van World of Minds kan de denkwerkplaats nu opdrachten van elk formaat aan.

Denkkracht versterken

De denkwerkplaats werkt met uiteenlopende visualisatietechnieken om denkprocessen te ondersteunen. World of Minds doet precies hetzelfde, maar dan op grotere schaal en in een ruimer werkterrein. World of Minds ondersteunt strategische en operationele beslisprocessen, faciliteert evenementen (desgewenst met honderden deelnemers), levert bijdragen aan project- en programmamanagement, verbetert marketing en sales, en biedt een breed scala aan workshops en trainingen. Dit alles ligt lijnrecht in het verlengde van de missie van de denkwerkplaats. Samenwerking lag dan ook voor de hand.

De adviseurs van World of Minds worden aangeduid als ‘citizens’, en ik ben nu tot dat gezelschap toegetreden. Het bruist in de World of Minds van de ideeën en mogelijkheden, en ondanks de korte periode van activiteit staat er al een mooie lijst van referentieklanten en  projecten. Ik ben erg blij met deze samenwerking. U gaat er op deze plek ongetwijfeld meer van horen.

Afgelopen zondag, 14 september, was de denkwerkplaats met een eigen stand vertegenwoordigd op het Midzomerevenement op Landgoed Beukenrode in Doorn. Mede door het fraaie weer was het een leuke dag. Bijzondere attractie: het conceptwerpen.

Iedere professional kent de frustratie die gepaard gaat met het schrijven van concept naar concept. Je schrijft een stuk, verwerpt het, begint opnieuw. Weer niet goed, volgende versie. In de denkwerkplaats op Beukenrode gingen we terug naar de tijd toen concepten nog als proppen papier in (of naast) de prullenbak belandden. Op een als mindmap uitgevoerde poster werden bezoekers uitgenodigd een vel papier tot prop te verfrommelen en die in de prullenbak te gooien. Degenen die raak mikten, maakten kans op een dagdeel training of coaching. Deze prijs ging naar Coach Marjan van den Berg uit Leersum.

Breed gevoelde frustratie

Het was opvallend dat inderdaad iedereen het probleem herkende. Er werden dan ook tientallen proppen geworpen, vaak gevolgd door een goed gesprek over de manier waarop de denkwerkplaats mensen en teams kan helpen te denken en te schrijven zonder de lange mars langs vele concepten.

Kinderen altijd prijs

Omdat het Midzomerevenement een familieaangelegenheid is, kregen in de stand ook kinderen de kans om een prop te werpen. De afstand was wat kleiner gehouden, en ook bij missers was er nog een prijs. De foto toont een enthousiaste werper die eerder op de ochtend de workshop schminken had bezocht.

Een van de aspecten van visueel denken is het weergeven van grote hoeveelheden gegevens (getallen, begrippen), de relaties daartussen, en eventuele trends die erin te ontdekken zijn. Van de landkaartjes en grafiekjes in kranten tot de animaties tijdens verkiezingsavonden op tv: het gaat erom inzichtelijk te maken wat er gebeurt en wat er verandert.

IBM experimenteert met een laboratorium voor visualisaties op het internet onder de naam Many Eyes. Je vindt daar visualisaties van allerlei materiaal, variërend van de aanvaardingsspeeches van de Amerikaanse presidentskandidatn tot de verdeling van de Olympische medailles per land en per sport. Bezoekers kunnen in veel gevallen de visualisaties zelf weer manipuleren om andere weergaves te krijgen. Bovendien kun je je eigen dataset aanleveren en visualiseren. Many Eyes is een goudmijn van informatie en ideeën.

Wordle creëert word clouds

Een speciaal geval is Wordle, een gereedschapje dat teksten in een woordenwolk omzet op basis van de woordfrequenties. Wordle slaat veel voorkomende woorden over, ook in Nederlandse tekst, en kan met een beetje geluk in één oogopslag laten zien waar een tekst over gaat. Hieronder een weergave van alle tekst op deze blogpagina (met dank aan wordle.net)

“Argumenten in kaart brengen, systematisch redeneren: het klinkt allemaal heel logisch en zakelijk. Maar succesvolle zakenmensen, politici en andere leiders nemen hun beste beslissingen op basis van hun gevoel. Elimineer je met een rationele benadering niet alle ruimte voor gevoel en intuïtie?“ Ik moest even nadenken toen die vraag me gisteren gesteld werd. Mijn antwoord volgt hieronder. Ik ben benieuwd hoe anderen over dit onderwerp denken.

Om te beginnen: het is nog lang geen uitgemaakte zaak dat de beste beslissingen op intuïtie genomen worden. Ondernemerstijdschriften staan weliswaar vol met interviews die dat lijken te bewijzen, maar dat zegt niet zo veel. Ondernemers die op hun intuïtie failliet gaan, zijn immers veel minder interessant om te interviewen (als ze het al zouden willen toegeven).

Gebruik het onbewuste

Een minder extreme stellingname is wel te verdedigen: laat bij belangrijke beslissingen uw intuïtie altijd meepraten. Het boekje Het slimme onbewuste van Ap Dijksterhuis geeft daar bijvoorbeeld overtuigende argumenten voor. Om te zien hoe we dat slim kunnen toepassen, moet ik een misverstand over Business Decision Mapping uit de weg ruimen.

Het gaat er namelijk niet om dat we alle argumenten op een rigide manier op een rijtje zetten, er getalletjes of gewichten aan toekennen, en dan kijken welke beslissing wint. Zo werkt de automatische piloot van een vliegtuig ongeveer. Bij mensen en groepen gaat het anders. Business Decision Mapping is vooral een proces om besluitvorming zoals die normaal gaat, meer expliciet te maken. De gangbare praktijk is immers dat een groep mensen bij elkaar in een zaal zitten, een tijdje praten over de mogelijkheden, wellicht cijfers en feiten bespreken die de situatie verduidelijken, en dan een keus maken. Soms door te stemmen, soms doordat één persoon de verantwoordelijkheid heeft om te kiezen, maar heel vaak ook door op het algemene gevoel af te gaan: “Zullen we dus A maar doen?”

Maak het landschap zichtbaar

Het zwakke punt van dat proces is dat de argumenten voor A (en B en C) wel genoemd zijn maar niet ingepast in een totaalbeeld. Iedereen bouwt in zijn eigen denken een samenhang op van alle feiten en argumenten, maar dat hoeft er niet bij alle aanwezigen hetzelfde uit te zien. Bovendien is ook lang niet zeker dat de alternatieven voor iedereen hetzelfde inhouden, en dat leidt er dan vaak weer toe dat in de volgende ronde het besluit opnieuw ter discussie gesteld wordt.

Als alle alternatieven en de belangrijkste argumenten helder in beeld gebracht zijn, blijft nog steeds de mogelijkheid om te zeggen “We zeggen nou wel dat …, maar ik voel me daar toch niet lekker bij. “ Sterker nog, er is kans dat u in zo’n situatie veel nauwkeuriger kunt aanduiden waar het vervelende gevoel schuilt. Misschien niet in het hele alternatief A, maar in een onderdeeltje dat zich exact laat aanwijzen. En dat kan dan weer aanleiding zijn om daar nog eens verder naar te kjken of aanvullende gegevens op te vragen. Ap Dijksterhuis omschrijft het als volgt:

Bij een complexe beslissing zoals het kopen van een huis of het wel of niet accepteren van een baan zou je drie fasen kunnen onderschei4en. In de eerste fase in je de informatie verzamelen die relevant is voor een beslissing. Hoe groot is het huis? Wat zijn mijn bevoegdheden in mijn nieuwe baan? Wat is het salaris? In deze fase moet je bewuste aandacht gebruiken. In de tweede fase moet je kiezen. Wil ik huis a of b? Ik heb liever huis b dan a, maar wil ik het genoeg om het ook te kopen? In het geval van een baan moet je op een gegeven moment de keuze maken om het wel of niet te doen. Deze fase moet je aan je onbewuste overlaten. Slaap er een nachtje over, en doe vervolgens wat je gevoel je ingeeft. In de derde fase, die bij minder belangrijke zaken niet nodig is maar bij een huis of een baan wel, moet je controleren of er geen addertjes onder het gras zitten. Is er niets mis met de fundering van het huis? Zitten er geen rare fratsen in mijn arbeidscontract? Dit is precisiewerk en hier gebruik je weer je bewustzijn.

Dijksterhuis beperkt zich tot individuele beslissingen. Voor groepsbeslissingen zou je hetzelfde proces kunnen volgen, en dan kan in de eerste en derde stap visualisatie goede diensten bewijzen.
Heeft u ervaringen die Dijksterhuis gelijk geven? Of gelooft u in puur rationele beslissingen? Ik ben benieuwd naar uw reactie.

Op vakantie eerder deze maand maakte ik een kleine fout bij het voorbereiden van een bergwandeling, die vervelend uitpakte. Als ik vooraf een mindmap van mijn plan had gemaakt, was die fout me wellicht niet overkomen.

Chuck Frey schreef vorige week een artikel met de heldere titel ‘10 reasons why mind mapping software should be the foundation of your personal productivity system’. Bij Reden 4 moest ik aan mijn avontuur in de Zwitserse Alpen denken: mindmapping helpt je de witte plekken te zien in je informatie.

Blinde vlek zit in klein hoekje

Het was zo’n ongelukkige samenloop van omstandigheden: kleine dingetjes die bij elkaar optelden. We maakten een wandeling van ruim zes uur, en ik had zowel een goede bergkaart als een kleinere, handzame kopie. Op de goede kaart wilde ik zuinig zijn, want die had ik te leen van het pension waar we sliepen. Die bleef dus in de rugzak. We liepen op de kleinere kaart; maar helaas stond daar het laatste stukje van de tocht net niet op. Dat had ik op de goede kaart wel bekeken, maar nogal vluchtig. Zo van “Dan zijn we er bijna, dat wijst zich vanzelf.”

Niet dus. (more…)

Mindmappen als manier om informatie visueel weer te geven is al een paar decennia oud. Het begon ooit met kleurpotloden op grote vellen papier. Toen kwam MindManager, een relatief duur en zwaar stuk software. Daarna was het lange tijd stil. Maar nu springen de mindmapprogramma’s opeens als paddestoelen uit de grond. Het aanbod is inmiddels zo groot dat het bijna onmogelijk is nog een goede keus te maken.

Er is in de wereld van computerondersteund mindmappen iets verrassends aan de gang. De afgelopen tien jaar ontwikkelde MindManager zich geleidelijk als marktleider, met inmiddels wereldwijd bijna een miljoen licenties. Er waren her en der wel andere initiatieven, vaak met een kleine schare toegewijde liefhebbers, maar die leken meestal niet de schaalgrootte te bereiken om serieus aan marketing te doen. Het bleef een verhaal voor eigen parochie, soms in academische kringen.

Van niets naar honderden

De laatste paar jaar ziet het er opeens heel anders uit. Een website die het allemaal bijhoudt, www.mind-mapping.org, telt op dit moment maar liefst 293 programma’s. (Gelukkig biedt diezelfde website een zoekprogramma dat de lijst kan uitdunnen aan de hand van toepassingscriteria en techniek!)

Ik vermoed dat er twee redenen zijn voor deze plotselinge explosie. Enerzijds is de tijd blijkbaar rijp voor visueel redeneren, of dat nu gebeurt onder de term mindmappen, concept mapping, brainstormen, topic mapping, of flowcharting. Ook in serieuze organisaties kijkt men niet meer zo vreemd op als je met een mindmap probeert je ideeën duidelijk te maken. En daarnaast is het door de toegenomen kracht van pc’s en notebooks mogelijk om op een doorsneecomputer vlot genoeg met grafische elementen te werken.

Om het allemaal nog moeilijker te maken, dienen zich recent ook allerlei manieren aan om on-line, en zelfs gedeeld, met mindmaps, concept maps en andere diagrammen te werken.

Keuzeprobleem blijft

Schieten we met deze ontwikkeling veel op? Ja en nee. MindManager was en is een duur en krachtig, maar zwaar programma, zo ongeveer het Microsoft Word van de mindmappers. Het zit vol met functies die de meeste gebruikers nooit zullen vinden, maar waar ze wel voor betalen. Het ligt dus voor de hand dat daarnaast andere programma’s ontstaan die niet al die functionaliteit hebben maar wel heel handig zijn voor specifieke toepassingen, zoals Rationale voor schrijven en redeneren, en Compendium voor het vastleggen van besprekingen. De meeste van die specialisten zijn ook nog eens goedkoper, zoniet helemaal gratis. Dat is mooi.

Het nadeel is dan natuurlijk weer dat we, in plaats van een Zwitsers zakmes, opeens weer met een hele gereedschapskist op pad moeten. Jammer maar helaas: voor een schroef die stevig vast zit, heb je nou eenmaal echte schroevedraaier nodig.

Het ligt voor de hand dat het keuzeprobleem zich mettertijd oplost: er zullen vanzelf een paar winnaars komen bovendrijven. Ik hoop alleen dat ditmaal de beste programma’s winnen. En wellicht deze blog daar een klein steentje aan bijdragen…

Zelfs met een goede voorbereiding, met een goede voorzitter en met aandachtige deelnemers zijn vergaderingen soms nog frustrerend. We zouden graag beter gebruik maken van de tijd van de groepsleden. We volgen communicatie- en vergadertrainingen, we kennen de voor- en nadelen van PowerPoint en flip-overs. En toch ontbreekt er nog iets…

Ondersteun het beperkte brein

Als we in een vergadering intelligente beslissingen willen nemen op basis van uiteenlopende gegevens, feiten, voorkeuren en onzekerheden, helpt het om die elementen op een geordende manier zichtbaar te maken voor alle deelnemers. Ons brein kan immers niet meer dan een handjevol feiten of ideeën tegelijk in zijn aandacht houden, en we zijn al gauw geneigd om de ideeën die we goed vinden voorop te zetten en de rest te vergeten.

Als we alle vragen, ideeën, voor- en nadelen die de revu passeren ook in beeld houden, kunnen we als groep putten uit een veel breder arsenaal aan oplossingen. Er ontstaat een gezamenlijk gedeeld speelveld, dat uitnodigt tot samen leren en doordacht beslissen. De basis: werkelijk luisteren naar ieder’s bijdrage, en oog hebben voor de onderliggende structuur van de converstatie terwijl die zich ontwikkelt.

Dialogue Mapping

Met dat doel is de techniek van Dialogue Mapping ontwikkeld. In een video van nog geen vier minuten laat Jeff Conklin hieronder zien hoe de ‘kaart’ van een vergadering verschilt van een lineair verslag, en hoe dat de discussie naar een ander plan kan tillen. Dialogue Mapping sluit direct aan op de ‘wicked problems’ waar ik eerder over schreef: het is volgens Conklin de ideale manier om die problemen te lijf te gaan.