In de Volkskrant van afgelopen zaterdag wordt de schrijver Jonathan Franzen geciteerd: ‘Als ik schrijf, sta ik om zeven uur op en ga naar mijn geblindeerde en geluiddichte kantoor, niet ver van mijn appartement in Manhattans Upper East Side. Daar zet ik voor alle zekerheid een noise cancelling koptelefoon op en ga aan het werk. (…) Om elke afleiding te vermijden, heb ik de wireless card uit mijn laptop gehaald en de ethernetpoort dichtgelijmd.’

Het was oorspronkelijk niet mijn bedoeling om een vervolgverhaal over de problemen van multitasking te schrijven, maar naar mate ik meer met het thema bezig ben, kom ik meer interessante bronnen tegen. Ik vind het tekenend dat een productief en geroemd schrijver dit soort maatregelen neemt om zich te kunnen concentreren.

Een goede inspiratiebron: Focus

Naast die snipper uit de Volkskrant kwam ik de afgelopen dagen ook een goed, nuttig en gratis boek tegen: Focus, van Leo Babauta. Focus, met als ondertitel A simplicity manifesto in the Age of Distraction, is een aanrader. Het staat vol met nuttige tips voor mensen die een simpeler, meer gefocust leven willen leiden. (Het dichtlijmen van ethernetpoorten hoort daar overigens niet per se bij.)

Wat me aanspreekt: het gaat niet om de eenvoud of de monotasking op zich, maar om het gegeven dat focus een voorwaarde is voor creativiteit en productiviteit. Focus leidt tot helder denken en beter schrijven.

Het boek Focus is te downloaden van focusmanifesto.com. De auteur is op Twitter te volgen als @zen_habits.

Het vreemdste staaltje multitasking vond ik de man die in een rij urinoirs in de VS naast mij met de ene hand zijn mail checkte, terwijl hij met de andere richting gaf aan zijn primaire taak op dat moment. Dat ging wat ver, maar het was onschuldig in vergelijking met de SMS’ende vrachtwagenchauffeurs die diezelfde Verenigde Staten jaarlijks verantwoordelijk zijn voor duizenden doden. Een trucker die een SMS schrijft achter het stuur, heeft 23 maal meer kans om een ongeluk te veroorzaken. De simpele waarheid: multitasking werkt niet.

Om een samenhangend stuk tekst te schrijven of ander constructief denkwerk te doen, heb je de volledige aandacht van je brein nodig. Het goede nieuws is dat ons brein alleen maar volledige aandacht kent: het kan maar één ding tegelijk doen. Als we multitasken, bijvoorbeeld een gesprek voeren terwijl we onze e-mail lezen, wisselen we in feite twee activiteiten razendsnel af. Zo snel dat we de wisseling zelf meestal niet merken en dus denken dat we twee dingen tegelijk doen.

Multitasken is erger dan dronkenschap

Het slechte nieuws is dat we ons na elke wisseling tussen de twee parallelle activiteiten weer even moeten oriënteren: ‘Waar was ik ook alweer?’ En dat kost, zonder dat je het merkt, wel degelijk tijd. Je omgeving merkt die omschakeling overigens meestal wèl aan een vertraagde reactietijd of aan antwoorden die de plank misslaan. Of, in het ergste geval, aan de schaduw van een vrachtwagen die opeens opdoemt in de achteruitkijkspiegel. Chauffeurs die met hun telefoon bezig zijn, blijken in onderzoek nog slechter te reageren dan proefpersonen die zwaar beschonken achter het stuur zitten.

‘Maar we doen toch voortdurend dingen tegelijk?’ roept u nu wellicht. Natuurlijk. We kunnen tegelijk lopen en een gesprek voeren, we kunnen een envelop opensnijden terwijl we uit het raam kijken en koffie ruiken, ons lichaam regelt onze hartslag en ademhaling terwijl we van alles doen. Maar bij de meeste van die activiteiten hebben we ons bewust denkende brein niet nodig. Wandelen en koffie ruiken gaan immers op de automatische piloot. Veel activiteiten zijn fysiek en worden geregeld door ons ‘spiergeheugen’, hoewel het ooit wel mentale aandacht vroeg om ze te leren. Dat is het mechanisme achter de volkswijsheid ‘Fietsen verleer je nooit.’

De proef op de som: probeer het

Hoewel we het dus anders ervaren, is er een verpletterende hoeveelheid onderzoek als bewijs dat ons brein niet kan multitasken. Dat heeft consequenties voor de manier waarop we het beste de activiteiten rond ons denkwerk kunnen inrichten. Het recept ligt voor de hand: probeer één ding tegelijk te doen. Neem een uur denktijd met de telefoon doorgeschakeld. Lees in die tijd geen mail, kijk niet naar je SMS’jes. Die kunnen wel even wachten. Als je vastloopt in je denken, vlucht dan niet in iets anders maar denk gewoon even langer. Experimenteer, en kijk of het verschil maakt.

Het is wel goed om te weten dat multitasken een verslavend effect heeft. Je bent immers druk, je hebt het gevoel dat je heel veel doet, de adrenaline stroomt, en het ziet er aan de oppervlakte ook nog eens indrukwekkend uit. De afkickende multitasker krijgt daar geheid mee te maken. Maar ja, een echte multitasker heeft waarschijnlijk niet de aandachtsspanne om een lang stuk tekst als dit te lezen. Die is allang iets anders aan het doen.

Creativiteit kun je oefenen, net als alle andere vaardigheden. Een goede manier om je creativiteit te stimuleren, is je brein zo nu en dan bloot te stellen aan iets onverwachts. Bijvoorbeeld door een boek te lezen over iets dat ver buiten je vakgebied ligt.

De beste ideeën ontstaan vaak door de confrontatie van bekende informatie met iets totaal nieuws. Google, om maar eens een voorbeeld te noemen, heeft daar zelfs beleid op gebaseerd.. De ontwikkelaars bij de zoekreus mogen een dag in de week besteden aan dingen waar hun interesse naar uitgaat, ook (of juist) als die geen deel uitmaken van hun functieomschrijving. Google doet dat niet uit liefdadigheid: de twintigprocentsformule heeft al een reeks nieuwe producten en diensten opgeleverd.

Zes onmogelijke dingen, vóór het ontbijt

Ook als je niet direct uit bent op nieuwe producten, bewijs je je brein een dienst door het zo nu en dan te confronteren met ideeën die niet in je denkschema’s passen of met materiaal waar je geen enkel praktisch nut voor ziet. In die zin zijn onze hersenen niet anders dan elk ander deel van ons lichaam. Voor je fysieke conditie is het goed om te bewegen, en sporten is onder andere zo goed omdat het je uitnodigt verder te rekken en te strekken dan wanneer je achter een bureau zit. Ook je brein kun je oprekken. De supercreatieve schrijver Lewis Carroll legt in Through the Looking Glass uit hoe het werkt:

Alice laughed. “There’s no use trying,” she said: “one can’t believe impossible things.”

“I daresay you haven’t had much practice,” said the Queen. “When I was your age, I always did it for half-an-hour a day. Why, sometimes I’ve believed as many as six impossible things before breakfast.”

Een half uur per dag, dat doet me denken aan de slogan ‘Dertig minuten bewegen’. We spreken dus niet voor niets van ‘hersengymnastiek’.

Het gereedschap dat we gebruiken bij ordenen, denken en schrijven heeft een grotere invloed op het resultaat dan we ons meestal bewust zijn. Een groter bureaublad leidt tot grotere ideeën en met twee monitors zie je meer. Zonder whiteboard, ontdekte ik deze week, stromen de ideeën bij mij minder makkelijk.

In mijn kantoor heb ik jaren geleden een flink formaat whiteboard opgehangen. In eerste instantie was dat vooral bedoeld om schrijfplannen op te ontwerpen en discussies met klanten te visualiseren. Die functie heeft het nog steeds, maar daarnaast is het ook een soort parkeerplaats geworden voor ideeën, acties en ‘los grut’. Het staat (nouja, hangt) altijd paraat en het neerkrabbelen van iets dat me te binnen schiet kost nooit meer dan een paar seconden. Minder dan een papiertje opzoeken en een pen pakken. Bovendien hangt het op een plek waar ik het vele malen per dag zie: naast de deur, op ooghoogte.

Kleine verschillen, grote gevolgen

Door omstandigheden moest ik mijn whiteboard een tijdje ergens anders inzetten. “Geen probleem,” zou je denken, “met een vel papier en een pen kom je een heel eind.” Maar dat valt tegen. Het papier dwingt (more…)

In het permanente communicatiebombardement van onze tijd zijn het de simpele boodschappen die overleven. Maar wat doe je als je een brede boodschap wilt overbrengen, met een aantal verschillende elementen? Een goede oplossing is om aan te haken bij een bestaand idee, een ‘schema’ in vaktermen.

Pal na het publiceren van mijn vorige bericht reed ik langs een bushokje met een poster van de ANWB. Daarop stond de slogan ‘De ANWB – Het grootste vakantiewarenhuis van Nederland.’ Vakantiewarenhuis - heel mooi. Warenhuis herbergt een wereld van betekenis in één woord: groot, veelzijdig, betaalbaar, compleet. Het vakantiewarenhuis neemt al die associaties die in één klap over en spitst het geheel toe op vakantie.Op de ANWB-website wordt het idee ook nog heel consequent doorgezet, met winkelwagentje en boodschappenlijstje en al.

Hoewel het woord  niet eerder bestond, weet iedereen intuïtief wat een vakantiewarenhuis biedt: reizen, verzekeringen, sportieve kleding, buitensportartikelen, kaarten. ‘Het grootste vakantiewarenhuis van Nederland’ is wat mij betreft zelfs overbodig. De ANWB is als enige partij in een postitie om zich neer te zetten als het vakantiewarenhuis zonder meer.

Twee kunstenaars hebben zich gebogen over een wel heel specifieke vraag op het gebied van datavisualisatie: hoe kun je de relatie zichtbaar maken tussen taal en het lichaam? Het resultaat is, met het antwoord op een reeks andere vragen,  te zien op Fleshmap.

De afbeelding hieronder is een weergave van een deel uit het Hooglied. Alle woorden die betrekking hebben op een zichtbaar deel van het lichaam, zijn vervangen door een afbeelding. Alle overige woorden gaan schuil achter een grijze stip.

De weergaves op de site laten in één oogopslag zien in welke mate er lichaamsdelen voorkomen in uiteenlopende teksten. Zo zijn we dank zij de modernste computertechnologie weer terug bij een voordeel dat de oude Egyptenaren, met hun hiëroglyfen, duizenden jaren geleden al hadden…

Veel software die als mindmapgereedschap wordt aangeduid, is in feite meer bedoeld om gedachten en informatie te organiseren dan om echt te mindmappen. De betekenis van de term ‘mindmap’ is nogal uitgewaaierd sinds Tony Buzan het idee lanceerde in de jaren zeventig van de vorige eeuw. Maar met iMindMap 3 is er een programma dat als geen ander geschikt is voor het echte, originele mindmappen.

Mindmappen in de oorspronkelijke betekenis heeft een aantal belangrijke kenmerken die in de meeste software niet terugkomen:

• De verbindingslijnen zijn kleurig en handgetekend,
• Trefwoorden staan langs de verbindingslijnen (dus niet in cellen of hokjes),
• De hele ‘map’ is kleurig en vol met beelden.

Die eigenschappen hangen samen met het streven om met mindmaps vooral het hele brein aan te spreken: zowel het visuele als het meer taal- en logica-georiënteerde deel. De meeste software komt aan die eisen niet tegemoet, ook marktleider MindManager niet. Dat hoeft ook niet, want die pakketten worden voor andere toepassingen gebruikt. Maar het resultaat was wel dat er geen pakket was voor het ‘echte’ mindmappen.

iMindMap 3 vult dat gat overtuigend op. Maar het doet nog meer. Het programma wordt geleverd in drie versies: Elements, Professional en Ultimate. Elements is het basispakket, dat alles biedt om goed mee te mindmappen. De andere pakketten voegen daar nog het hunne aan toe.

(more…)

Afgelopen week heb ik weer eens gevoeld hoe het is om aan de ‘andere’ kant van de tafel te zitten, en me te laten helpen bij het oplossen van een vraag. En hoewel ik het al zo vaak heb zien gebeuren, was ik toch weer verrast door de magie van de situatie en de helderheid die ontstond.

De beste manier om visualisatiesoftware te testen, is er een werkelijk probleem mee te lijf gaan. Dus had ik om het nieuwe pakket bCisive aan de tand te voelen een sessie belegd met een collega uit mijn netwerk. Maar toen ik met mijn vraag aan de gang ging, werd ik al gauw meer geboeid door het proces dan door de software. Ik ken bCisive namelijk al, ik heb het geïnstalleerd, en ik had dus theoretisch net zo makkelijk zelf de situatie kunnen uitwerken. Maar toch is dat niet hetzelfde. Doordat de visualisatie nu niet op een beeldscherm stond maar groot geprojecteerd werd, zaten we er verder vanaf. Door er samen naar te kijken ontstond er dynamiek en denkruimte. En zelfs terwijl mijn collega nauwelijks ingreep en heel subtiel faciliteerde, kwamen de stukken voor mij verrassend helder op hun plek te liggen. Na een half uur spelen met het materiaal stond er niets dat ik niet al wist, maar had ik toch een nieuwe kijk op de situatie.

Ik heb dat al herhaaldelijk meegemaakt in sessies met klanten, maar het was verfrissend om het zelf nog eens te ervaren. Dit zijn de conclusies die ik eruit trek:

• Voor jezelf mindmappen of visualiseren werkt, en is in veel gevallen ook voldoende.
• Voor het beantwoorden van belangrijke of geladen vragen helpt het beslist als er iemand meekijkt en meedenkt.
• Met projectie op een groot scherm schep je meer ruimte dan met het bekijken van de mindmap of visualisatie op een pc-beeldscherm.
• Een geschoolde facilitator heeft beslist toegevoegde waarde, zeker als je met een grotere groep helderheid wilt krijgen over belangrijke onderwerpen.

En uiteindelijk zijn dat allemaal manieren om een situatie te scheppen waarin iets magisch kan gebeuren, iets dat we allemaal kennen maar dat zich niet in theorieën laat vangen: dat moment dat de stukjes beginnen te schuiven, de verbanden zichtbaar worden, en de dingen op hun plaats vallen.

Sommige problemen laten zich niet met voorgedefinieerde procedures oplossen. Zulke problemen zijn, met een term van Horst Rittel, ‘gemeen’. Terwijl we ermee bezig zijn, veranderen ze van aard. Er komen voortdurend nieuwe duveltjes uit het doosje. En het slechte nieuws is: zo ongeveer alle problemen die er echt toe doen, vallen in deze categorie. Je kunt ze daarom maar beter snel herkennen en je benadering aanpassen.

De Engelse naam voor deze problemen is ‘wicked problems’. ‘Wicked’ is werkelijk slecht: het laat zich vertalen met begrippen als kwaadaardig, boosaardig, gemeen, giftig, gevaarlijk en schadelijk. Wicked problems gedragen zich soms als de mythologische draak: voor elke kop die je eraf hakt, komen er zeven terug. Alle maatschappelijke problemen zijn wicked – denk aan de milieuproblematiek, het fileprobleem, het integratiedebat. Echt onschuldige problemen vind je alleen in geïsoleerde, theoretische omgevingen: op het schaakbord of in de wiskunde. Zelfs het verwisselen van een lamp kan wicked worden als het keukentrapje het begeeft.

Signalen om op te letten

In het oorspronkelijke artikel van Horst Rittel en Melvin Webber stonden tien kenmerken van wicked problems. Hieronder de belangrijkste.

• Je weet pas wat het probleem was als je de oplossing hebt. Aan het begin zijn er meerdere, vaak tegenstrijdige definities van het probleem. Verschillende stakeholders hebben zo hun eigen ideeën over de zaak. Pas als ze het eens zijn over de oplossing, is ook het probleem helder.
• Het oplossingsproces kent geen helder eindpunt. Omdat het probleem niet vooraf helder is, kun je ook niet weten wanneer je er klaar mee bent. Het werk aan de oplossing houdt meestal op als de tijd of het geld op zijn, of als een ander probleem urgenter wordt.
• Oplossingen zijn niet goed of fout. Alle betrokken partijen hebben een mening over de waarde van elke oplossing, en vaak zijn ze het oneens. Een oplossing kan voor iedereen beter uit de bus komen dan een andere, maar daarmee is niet gezegd dat er misschien niet een nog betere oplossing mogelijk is.
• Elk wicked problem is nieuw en uniek. De betrokken partijen en de concrete situatie zijn altijd anders. In de ene stad kan een nieuwe ringweg de verkeersdoorstroming bevorderen, terwijl ergens anders goed openbaar vervoer veel beter werkt.
• Er is geen ruimte voor experimenteren. Je legt niet even een ringweg aan om te zien of dat een goed idee is. Je kiest een oplossing en ziet wat die vervolgens voor nieuwe problemen schept.
• Wicked problems hebben geen overzichtelijke verzameling oplossingen. Er kunnen talloze mogelijke oplossingen zijn, of slechts één. Oplossingen kunnen zich heel ergens anders ophouden dan waar we mogelijk in eerste instantie zoeken. (more…)

Een collega binnen Your Point moest onlangs een nieuwe, zwaar bewerkte versie maken van een bestaand document van ruim vijftig pagina’s. Delen van het oorspronkelijke stuk konden opnieuw gebruikt worden, maar in een andere volgorde. Andere stukken moesten er helemaal uit. Op haar computerscherm bleek het onmogelijk om goed overzicht te krijgen over het materiaal. Dus week ze uit naar de vloer.

We gebruiken de term ‘overzicht’ niet voor niets: we willen de zaken kunnen overzien, en liefst in één blik. Bij een documentje van een of twee pagina’s lukt dat op het scherm nog wel, maar bij grotere stukken schiet ons geheugen tekort. Wie kent niet de situatie dat hij eindeloos zit heen en weer te scrollen binnen een tekst, om delen met elkaar in verband te brengen of misschien een stuk weg te knippen en ergens anders in te plakken? Vaak blijft dat een sprong in het duister, en moet het achteraf toch weer allemaal anders. Je kunt nu eenmaal niet meer tegelijk zien dan die paar pagina’s op je scherm.

De oplossing is radicaal maar simpel. Druk het hele document eenzijdig af en spreid het uit op een vergadertafel, leg het op de vloer of plak het desnoods met schilderstape tegen de muur. Vanaf het moment dat uw hele tekst aan uw voeten ligt, (more…)