In de software-industrie kent men het begrip ‘refactoren’: de broncode van een computerprogramma herstructureren om de leesbaarheid te verbeteren of de code te vereenvoudigen. Computerprogrammeurs refactorden al lang voor het begrip werd ingevoerd. Tekstschrijvers ook.

De essentie van refactoren is dat de functionaliteit van een programma niet wordt aangetast. Het is ook niet bedoeld om fouten te verbeteren - op zijn best om de structuur van de software beter zichtbaar te maken, zodat daarna de fouten makkelijker te vinden en te corrigeren zijn. De Engelse Wikipedia-definitie noemt ook het verwijderen van ‘dode code’ (opdrachten die nooit uitgevoerd worden).

Dood hout kappen

Ik moest vandaag aan het begrip refactoren denken toen ik in een coachinggroep met de tekst van een deelnemer werkten. Een deel van zijn document, ruim een halve pagina, bestond uit leesbare, foutloze tekst die volgens mij nog wel een stuk strakker kon worden geschreven. Ik had die tekst opgedeeld in afzonderlijke zinnen en die op losse papiertjes afgedrukt. Zo kreeg ik 28 tekstfragmenten, die ik tijdens de coaching op tafel kon uitspreiden om ze te laten reorganiseren. Na wat heen en weer schuiven bleek dat we met12 zinnen het oorspronkelijke betoog nog steeds konden vertellen. De ordening was een beetje veranderd, het dode hout gekapt, de rimpels gladgetrokken. De boodschap kwam veel helderder over.

Het geheim van die verbeterslag schuilt erin dat ik de moeite genomen heb om de tekst op te breken in handzame fragmentjes, die we al experimenterend konden ordenen tot ze goed lagen. Je had dat ook met mindmapsoftware kunnen doen, maar met niets dan lopende tekst was het een stuk moeilijker geweest om hetzelfde resultaat te bereiken. Lopende tekst is ééndimensionaal, het tafelblad voegt een tweede dimensie toe. Meer ruimte om te ordenen is meer ruimte om te denken.

Overigens is voorkomen beter dan genezen, zowel in software als in tekst. Dus hoe beter de programmeur of auteur de structuur van het resultaat voorbereidt, hoe minder refactoring er achteraf nodig is.

In mijn schrijftrainingen komt nogal eens de vraag op welke software nou de beste is om schrijfplannen in te maken. Daar is geen eenduidig antwoord op. Smaken verschillen, werkwijzen verschillen, behoeftes verschillen. Maar ik heb natuurlijk wel mijn favorieten, en een daarvan is de website comapping.com.

Er zijn nogal wat mindmap- en ordenpakketten op de markt, elk met hun eigen voor- en nadelen. En daarnaast zijn er ook nog online-varianten: websites waar je (mind)maps kunt maken, opslaan en publiceren. MindManager Web, MindMeister, Mindomo, Mind42 en Comapping timmeren in dat segment het meest aan de weg.

Is online mindmappen een goed idee? Dat is een discussie op zich. Voordelen zijn het bescheiden prijskaartje (de sites werken op basis van een abonnement), de mogelijkheid om vanaf elke computer met een internetverbinding bij je maps te kunnen, en de mogelijkheid om met meerdere mensen samen te werken. Daar staat tegenover dat je afhankelijk bent van de beschikbaarheid van een internetverbinding en van de website, dat de beveiliging van je maps niet waterdicht is, en dat de functionaliteit van websites beperkter is dan die van pakketten die op je eigen pc draaien.

Een interface voor schrijvers

Vervolgens, als we voor online kiezen, is de vraag: welke site? Daar heeft iedereen zo zijn voorkeuren. MindManager Web heeft een fraai interface, MindMeister biedt allerlei franje (zoals de mogelijkheid om per SMS nieuwe takken in een mindmap te creëren). Comapping spreekt mij erg aan omdat de ontwikkelaars het lef hebben gehad voor een radicaal andere weergave van maps te kiezen: niet de bekende cirkelvorm rond een centraal idee, maar een boomstructuur die uitwaaiert van links naar rechts. (Klik op het plaatje om de hele map live te zien.)

Voor schrijvers is dat ideaal. Met Comapping kun je gedachten invoeren en ordenen, invouwen op een hoog niveau en uitvouwen tot alle details zichtbaar zijn, net als in andere omgevingen. Maar al die tijd kun je er tussendoor zien hoe je uiteindelijke tekst eruit komt te zien, want alles staat van boven naar beneden in de goede volgorde. Een beetje zoals de overzichtsweergave in MS Word, die schrijvers ook gebruiken, maar dan klik- en versleepbaar. Als extraatje kun je nog iconen en symbolen toevoegen, bijvoorbeeld om voor jezelf aan te geven waar je nog extra informatie nodig hebt.

Een tweede groot voordeel is dat Comapping langere teksten opbreekt in kortere regels (word wrap). De meeste programma’s en sites doen dat niet. Voor gewoon mindmappen is dat geen probleem, want daarbij word je geacht hooguit een paar woorden per cel of tak te gebruiken. Maar bij toepassing als schrijfgereedschap is het hoogst irritant als je tekst eindeloos doorloopt. Bij Comapping heb je daar geen last van.

In tegenstelling tot andere aanbieders is Comapping bovendien redelijk genereus in zijn exportmogelijkheden. Je kunt maps downloaden in MindManager-  en FreeMind-formaat en als rtf-bestand. Dat laatste is nou net weer niet ideaal; MS Word met koppen op verschillende niveaus, zoals MindManager tekst aflevert, zou mooier zijn. Maar als je bedenkt dat je voor 20 euro per jaar al comapper bent, valt daar wel mee te leven.

Visualisatietechnieken, zoals digitale mindmaps en business maps, worden op steeds grotere schaal gebruikt in bedrijven en bij de overheid. Maar waarom zouden we ze niet inzetten om problemen op wereldschaal in kaart te brengen en mogelijke oplossingen te ontwikkelen?

Het zijn niet de minste problemen die de nieuwe netwerkgroep Global Sensemaking wil aanpakken: wereldwijde klimaatverandering, energiebeleid, armoede en voedselvoorziening. De middelen: nieuwe webgebaseerde technologie voor collectieve besluitvorming en samenwerkende probleemoplossing.

Om wat concreter te maken wat dat inhoudt, is er een eerste project geformuleerd, het ‘ESSENCE event’ – een wereldwijde virtuele denktank die in de loop van voorjaar 2009 input moet opleveren voor de VN-conferentie over klimaatverandering in Kopenhagen, in december 2009. Het is de bedoeling om een samenhangende visuele map te maken van de issues, bewijzen, opinies en opties die de met het onderwerp te maken hebben, op zo’n manier dat iedereen er een bijdrage aan kan leveren.

Interessante portalsite

De groep achter Gloabal Sensemaking begon zich af te tekenen in de eerste helft van 2008, dus wat er gebeurt is allemaal nog redelijk nieuw. Maar het is wel al duidelijk dat er een aantal van de leidende denkers uit het veld bij betrokken zijn, zoals Tim van Gelder (Austhink) en Jeff Conklin (Compendium). De site zou wel eens een knooppunt kunnen worden voor de (academische) discussie rond collaboratieve visualisatietechnieken.

Het ESSENCE-project is nog niet uit de startblokken. Het is zelfs nog niet officieel gelanceerd. Maar als er vorderingen zijn, hoort u daarover op deze blog.

En intussen… De initiatiefnemers nodigen u uit:

We are from all walks of life: professors, scientists, software engineers, politicians, parents, grandparents, public health professionals, business people, students, film-makers, …. If our charter appeals to you, please join us.

Nieuwsgierig? Breng een bezoekje aan www.globalsensemaking.net!

Ik heb al heel wat schrijfteams begeleid; groepen van bijvoorbeeld vier of zeven mensen die samen in een aantal dagen een belangrijk stuk wilden opstellen. Maar met zo’n dertig auteurs binnen een middag een artikel schrijven, dat had ik nog niet eerder meegemaakt.

Hoe bundel je de kennis en creativiteit van dertig betrokken professionals tot één samenhangend en overtuigend artikel? Dat was de vraag waarover ik, op uitnodiging van World of Minds-collega Hans Terhürne, mocht meedenken. De aanleiding was een verzoek van Stichting DeLimes, een samenwerkingsverband dat de Rijnlandse visie op de samenleving wil ondersteunen en uitdragen. Heel in het kort is dat een alternatief voor het Angelsaksische businessmodel, waarvan we de afgelopen maanden al te pijnlijk de beperkingen hebben gezien.

Stap voor stap samen een artikel schrijven

De financiële crisis leek de Rijnlanders een mooie kapstok om een artikel aan op te hangen, dat vervolgens geplaatst zou kunnen worden in plaatselijke en regionale bladen. Mooi natuurlijk om zo’n artikel met zijn allen te schrijven. Om dat voor elkaar te krijgen, gebruikten we een getrapte werkvorm waarin visualisatie een belangrijke rol speelde.

Schrijven en overleggen met op de achtergrond het centrale overzicht

Een goede plek om te beginnen vormde de kernbewering: één zin die de kernboodschap van het artikel zou samenvatten. De aanwezigen dachten daar eerst in groepjes van vijf à zeven over na. De resultaten van die brainstorm werden op een centraal scherm getoond, en daaruit koos het gezelschap de meest aantrekkelijke.

In de volgende fase gingen de kleine groepjes argumenten bedenken voor de centrale bewering. Ook die kwamen weer terug in de centrale kaart. De ruwe structuur van het artikel, in de allergrootste hoofdlijnen, stond er nu. Daarna kwam de volgende laag aan bod: ondersteunende argumenten voor de hoofdargumenten. Ook daarmee ging men weer in groepjes aan de gang. Het resultaat van hun inbreng vormde de onderstaande denkmap.

Dit overzicht bood voldoende houvast om echt tekst te gaan schrijven. Sommige groepjes deden dat ter plekke, andere leverden de volgende ochtend hun proza aan. Daarna was het voor de eindredacteur nog een kwestie van knippen, plakken en de plooien gladstrijken.

Experiment geslaagd!

De bijeenkomst heeft zijn doel gehaald: niet op de middag zelf maar binnen 24 uur erna lag er een compleet, samenhangend, leesbaar artikel. Slim gebruik van visualisatiemethoden was daarbij essentieel. Om een en ander goed te laten werken, heb je bij deze werkvorm twee begeleiders nodig: de process coach die de groep leidt en het proces overziet, naast de mapping coach die verantwoordelijk is voor de visualisatie. Dat is dan ook de werkvorm die World of Minds als regel hanteert in de formule ‘Connection of Minds’. Met gebruik van wat meer technologie - een gangbare aanpak bij Connection of Minds - zou je zelfs elke groep kunnen laten visualiseren en de denkmaps van de groepen op een centraal scherm combineren. Dan kun je met nog grotere aantallen mensen werken…  Wellicht een idee voor het Guinness Book of World Records?

Waar begint het domein van visualiseren, en waar houdt het op? Waar doen we het voor en waar doen we het mee; wat werkt en wat werkt niet? Een definitief antwoord op die vragen is er nog niet, maar het is essentieel om er zo nu en dan eens over na te denken. En als je dat met een stuk of dertig enthousiaste mensen tegelijk doet, gebruik makend van visuele middelen, kan er in weinig tijd veel gebeuren.

Afgelopen donderdag nam ik deel aan de tweede bijeenkomst van VizThink NL. VizThink is een vaag begrensde community van enthousiastelingen op het gebied van visualisatie, waarbij je dat begrip in de breedst mogelijke zin moet lezen. Het gezelschap bestond uit adviseurs, journalisten, interface designers, infographics-specialisten, industrieel ontwerpers, tekenaars, programmeurs, onderzoekers en meer, allemaal met een passie voor visualisatie. Een van de parallelle workshops ging over het thema dat me al lang bezig houdt: Defining the visual thinking landscape. Wat bedoelen we met ‘visual thinking’,  wat valt eronder en wat niet?

Brownpapersessie: wat is Visual Thinking?

VIZTHINK = VIZCOM = VIZLINK = VIZ-X

De VizThink-blog vat het resultaat in de bovenstaande formule samen.
Om te beginnen werd duidelijk dat ‘visual thinking’ veel verwarring oproept, onder andere met wat we in het Nederlands ‘beelddenken’ noemen. Het gaat niet zozeer om hoe we denken maar wat we ermee doen. (more…)

“Argumenten in kaart brengen, systematisch redeneren: het klinkt allemaal heel logisch en zakelijk. Maar succesvolle zakenmensen, politici en andere leiders nemen hun beste beslissingen op basis van hun gevoel. Elimineer je met een rationele benadering niet alle ruimte voor gevoel en intuïtie?“ Ik moest even nadenken toen die vraag me gisteren gesteld werd. Mijn antwoord volgt hieronder. Ik ben benieuwd hoe anderen over dit onderwerp denken.

Om te beginnen: het is nog lang geen uitgemaakte zaak dat de beste beslissingen op intuïtie genomen worden. Ondernemerstijdschriften staan weliswaar vol met interviews die dat lijken te bewijzen, maar dat zegt niet zo veel. Ondernemers die op hun intuïtie failliet gaan, zijn immers veel minder interessant om te interviewen (als ze het al zouden willen toegeven).

Gebruik het onbewuste

Een minder extreme stellingname is wel te verdedigen: laat bij belangrijke beslissingen uw intuïtie altijd meepraten. Het boekje Het slimme onbewuste van Ap Dijksterhuis geeft daar bijvoorbeeld overtuigende argumenten voor. Om te zien hoe we dat slim kunnen toepassen, moet ik een misverstand over Business Decision Mapping uit de weg ruimen.

Het gaat er namelijk niet om dat we alle argumenten op een rigide manier op een rijtje zetten, er getalletjes of gewichten aan toekennen, en dan kijken welke beslissing wint. Zo werkt de automatische piloot van een vliegtuig ongeveer. Bij mensen en groepen gaat het anders. Business Decision Mapping is vooral een proces om besluitvorming zoals die normaal gaat, meer expliciet te maken. De gangbare praktijk is immers dat een groep mensen bij elkaar in een zaal zitten, een tijdje praten over de mogelijkheden, wellicht cijfers en feiten bespreken die de situatie verduidelijken, en dan een keus maken. Soms door te stemmen, soms doordat één persoon de verantwoordelijkheid heeft om te kiezen, maar heel vaak ook door op het algemene gevoel af te gaan: “Zullen we dus A maar doen?”

Maak het landschap zichtbaar

Het zwakke punt van dat proces is dat de argumenten voor A (en B en C) wel genoemd zijn maar niet ingepast in een totaalbeeld. Iedereen bouwt in zijn eigen denken een samenhang op van alle feiten en argumenten, maar dat hoeft er niet bij alle aanwezigen hetzelfde uit te zien. Bovendien is ook lang niet zeker dat de alternatieven voor iedereen hetzelfde inhouden, en dat leidt er dan vaak weer toe dat in de volgende ronde het besluit opnieuw ter discussie gesteld wordt.

Als alle alternatieven en de belangrijkste argumenten helder in beeld gebracht zijn, blijft nog steeds de mogelijkheid om te zeggen “We zeggen nou wel dat …, maar ik voel me daar toch niet lekker bij. “ Sterker nog, er is kans dat u in zo’n situatie veel nauwkeuriger kunt aanduiden waar het vervelende gevoel schuilt. Misschien niet in het hele alternatief A, maar in een onderdeeltje dat zich exact laat aanwijzen. En dat kan dan weer aanleiding zijn om daar nog eens verder naar te kjken of aanvullende gegevens op te vragen. Ap Dijksterhuis omschrijft het als volgt:

Bij een complexe beslissing zoals het kopen van een huis of het wel of niet accepteren van een baan zou je drie fasen kunnen onderschei4en. In de eerste fase in je de informatie verzamelen die relevant is voor een beslissing. Hoe groot is het huis? Wat zijn mijn bevoegdheden in mijn nieuwe baan? Wat is het salaris? In deze fase moet je bewuste aandacht gebruiken. In de tweede fase moet je kiezen. Wil ik huis a of b? Ik heb liever huis b dan a, maar wil ik het genoeg om het ook te kopen? In het geval van een baan moet je op een gegeven moment de keuze maken om het wel of niet te doen. Deze fase moet je aan je onbewuste overlaten. Slaap er een nachtje over, en doe vervolgens wat je gevoel je ingeeft. In de derde fase, die bij minder belangrijke zaken niet nodig is maar bij een huis of een baan wel, moet je controleren of er geen addertjes onder het gras zitten. Is er niets mis met de fundering van het huis? Zitten er geen rare fratsen in mijn arbeidscontract? Dit is precisiewerk en hier gebruik je weer je bewustzijn.

Dijksterhuis beperkt zich tot individuele beslissingen. Voor groepsbeslissingen zou je hetzelfde proces kunnen volgen, en dan kan in de eerste en derde stap visualisatie goede diensten bewijzen.
Heeft u ervaringen die Dijksterhuis gelijk geven? Of gelooft u in puur rationele beslissingen? Ik ben benieuwd naar uw reactie.

Mensen en organisaties claimen graag dat ze weloverwogen besluiten nemen op basis van doordachte redeneringen. In de praktijk gaat het er vaak een stuk slordiger aan toe. Een van de problemen is dat we redeneren en debatteren in taal, zowel gesproken als geschreven. En dat is daar niet het ideale medium voor.

We horen graag wat we willen horen of wat we verwachten te horen. Dat maakt de kans groot dat we een redenering van iemand anders, totaal ongewild, horen door onze eigen filters. We nemen aan dat we weten wat de ander bedoelt met de begrippen die hij hanteert en controleren dat zelden. Bij gesproken tekst komt daar de visuele indruk nog bij: hoe iemand beweegt en hoe hij overkomt weegt vaak zwaarder dan wat hij te vertellen heeft. Politieke verkiezingen zijn daar een extreem voorbeeld van, met de Amerikaanse presidentsverkiezingen als absolute uiterste.

Zet alle argumenten op een rij

Een in kaart gebrachte redenering is een goed alternatief. Om te beginnen blijven in het schema alleen de argumenten over, zonder het charisma of de houterigheid van degene die ze uitspreekt. Bovendien geeft een diagramredenering je de mogelijkheid om te kijken hoe de logica precies in elkaar zit. Welke argumenten worden er gebruikt? Kloppen die? En leiden ze tot de juiste conclusies?

Voor de meeste kiezers is zo’n rationele aanpak een gepasseerd station. Soundbites en indicenten overheersen. Helaas, wat mij betreft. Maar in andere domeinen, zeker binnen ondernemingen, kan visueel redeneren goede diensten bewijzen. Denk aan productontwikkeling, investeringsbeslissingen, uitbreidingsplannen: alle keuzes waar grote gevolgen aan vastzitten, verdienen een visuele uitwerking. En niet alleen zakelijk, maar ook privé kan een visuele redenering helpen. Gaan we verhuizen of blijven we hier nog een tijdje wonen? Laat alle gezinsleden hun voors en tegens noemen en breng ze onder in één kaart. Maak daarna gezamenlijk de afweging. Iedereen is gehoord, iedereen weet ook hoe de beslissing tot stand gekomen is. Minder gezeur achteraf dus – en ook dat is voor bedrijven wel wat waard.

Visualisatiesoftware wordt meer en meer gebruikt om beslissingen te nemen. Een groep betrokkkenen stelt, al pratend en onderzoekend, een diagram op waarin de belangrijkste alternatieven met hun voors en tegens zichtbaar worden. De kern daarvan is meestal helder genoeg, maar aan de uiteinden van de ‘zijtakken’ kan het behoorlijk druk worden. Wat doe je daarmee als er verwacht wordt dat er naast het diagram ook nog een tekst komt als beslisdocument?

De kracht van een diagram is dat het in één oogopslag laat zien hoe de zaak in elkaar zit, zeker als je die goedgevulde uiteinden netjes dichtvouwt. Veel software biedt de mogelijkheid om vervolgens van bijvoorbeeld een mindmap een Worddocument te maken, maar daarbij gaat dat overzicht als regel verloren. Mogelijkheid Een begint dan op pagina 3 en loopt door tot pagina 10 (of 50 of nog meer), en daar verschijnt Mogelijkheid Twee pas. Vergelijken is bladeren is zoeken.

Hou de kern zichtbaar

De oplossing is om zo veel mogelijk alleen de redenering in het document op te nemen, en alle ondersteunende informatie naar bijlagen te verbannen. Die ondersteunende feiten kun je niet missen, maar dat wil niet zeggen dat alle lezers ze nodig hebben. Hoe korter het hoofddocument, hoe makkelijker de redenering of afweging te volgen is. Wie wil weten hoe een en ander tot stand gekomen is, kan in de bijlagen terecht. Zie een korte, kernachtige tekst als de populaire versie van een rapport, tot stand gekomen zonder de impopulaire versie te schrijven.

In sommige kringen is dat even slikken: een rapport van maar tien pagina’s komt toch niet betrouwbaar over? Dat hangt er maar net van af wie de lezer is. Voor veelbeslissers en meelezers is het een zegen als ze in minimale tijd de kern van de zaak gepresenteerd krijgen. Als een document gewicht moet ontlenen aan zijn dikte, is er ergens iets mis.

“Als je breinwerk makkelijk wilt maken, bouw dan een brein na.” Dat moet ongeveer het uitgangspunt geweest zijn van de ontwikkelaars van PersonalBrain. Ik had er een tijd geleden al eens naar gekeken, en toen was mijn indruk dat ik om het programma te gebruiken meer moest investeren dan het zou opleveren. Maar sindsdien hebben ze bij TheBrain niet stilgezeten.

De wereld is een mierenhoop

Een belangrijk uitgangspunt van PersonalBrain is dat ons begrip van de wereld niet netjes hiërarchisch is opgebouwd, maar vooral van associaties aan elkaar hangt. Het ziet er meer uit als een mierenhoop dan als een piramide. Een hiërarchische structuur, zoals de mappenstructuur op een harde schijf of de vertakte structuur van een mindmap, doet daaraan geen recht.

PersonalBrain wel: het laat de gebruiker op elk niveau verbindingen leggen tussen ‘thoughts’, zoals de elementen in een ‘Brain’ heten. Dat leidt tot een structuur die, afhankelijk van hoe je hem invult, tegelijk zowel hiërarchisch als vermaasd kan zijn. Een vakantiefoto uit Andalusië waarop neef Joop voorkomt, kan dus zowel aan de Thought ‘Andalusië’ als aan ‘Joop’ hangen – waarbij ‘Andalusië’ zowel verbonden kan zijn met ‘Spanje’ als met ‘Reizen’ of ‘Flamenco’. En ‘Flamenco’ is op zijn beurt niet alleen weer verbonden met ‘Spanje’, maar ook met ‘Muziek’. En zo verder. Het onderstaande plaatje is een voorbeeld met als onderwerp de Amerikaanse economie, ingezoomd op het onderdeel waar de standpunten van de Democratische Partij zijn ondergebracht, in de aanloop naar de presidentsverkiezingen van 2008. (Klik op de afbeelding voor een leesbare versie.)

De kracht van PersonalBrain is dat de gebruiker er allerlei soorten informatie in kan opslaan. Niet alleen (more…)

Zelfs met een goede voorbereiding, met een goede voorzitter en met aandachtige deelnemers zijn vergaderingen soms nog frustrerend. We zouden graag beter gebruik maken van de tijd van de groepsleden. We volgen communicatie- en vergadertrainingen, we kennen de voor- en nadelen van PowerPoint en flip-overs. En toch ontbreekt er nog iets…

Ondersteun het beperkte brein

Als we in een vergadering intelligente beslissingen willen nemen op basis van uiteenlopende gegevens, feiten, voorkeuren en onzekerheden, helpt het om die elementen op een geordende manier zichtbaar te maken voor alle deelnemers. Ons brein kan immers niet meer dan een handjevol feiten of ideeën tegelijk in zijn aandacht houden, en we zijn al gauw geneigd om de ideeën die we goed vinden voorop te zetten en de rest te vergeten.

Als we alle vragen, ideeën, voor- en nadelen die de revu passeren ook in beeld houden, kunnen we als groep putten uit een veel breder arsenaal aan oplossingen. Er ontstaat een gezamenlijk gedeeld speelveld, dat uitnodigt tot samen leren en doordacht beslissen. De basis: werkelijk luisteren naar ieder’s bijdrage, en oog hebben voor de onderliggende structuur van de converstatie terwijl die zich ontwikkelt.

Dialogue Mapping

Met dat doel is de techniek van Dialogue Mapping ontwikkeld. In een video van nog geen vier minuten laat Jeff Conklin hieronder zien hoe de ‘kaart’ van een vergadering verschilt van een lineair verslag, en hoe dat de discussie naar een ander plan kan tillen. Dialogue Mapping sluit direct aan op de ‘wicked problems’ waar ik eerder over schreef: het is volgens Conklin de ideale manier om die problemen te lijf te gaan.