Alle organisaties zijn gebouwd op taal. Plannen en afspraken bestaan uit taal, maar ook bij conflicten en misverstanden speelt taal een rol. Veel van die taal is geschreven, van oprichtingsakte tot ontslagbrief. Als het op papier staat, weten we immers waar we aan toe zijn. Toch?

In principe wel, maar het effect van geschreven taal hangt er wel van af hoe helder de tekst is. Bij een gesprek kun je nog aan je gesprekspartner vragen ‘Hoe bedoel je dat?’ of ‘Snap je?’ Bij een onduidelijkheid in een contract van vijf jaar geleden dat je voor het eerst ziet, kun je alleen maar denken ‘Wat zouden ze bedoeld kunnen hebben?’

Sta geen willekeur toe in wat gezegd wordt

Die centrale rol van geschreven taal is niet van vandaag of gisteren. De Chinese wijsgeer Confucius (551-479 v. Chr.) schreef in zijn Analecten (ik citeer een Engelse vertaling):

If language is not correct, then what is said is not what is meant; if what is said is not what is meant, then what must be done remains undone; if this remains undone, morals and art will deteriorate; if justice goes astray, the people will stand about in helpless confusion. Hence there must be no arbitrariness in what is said. This matters above everything.

Confucius

Sinds de tijd van Confucius lijkt er niet veel veranderd te zijn. Voor een klant werk ik momenteel aan een module van de cursus Planmatig schrijven die specifiek is toegespitst op het schrijven van resultatenplannen. We maken daarbij een onderscheid tussen doelen (richtinggevend op de langere termijn, in de sfeer van ambities) en resultaten (concreet waarneembare veranderingen en effecten in de praktijk). Die resultaten maken praktisch ‘what is meant’, zodat gedaan wordt wat gedaan moet worden en de medewerkers niet in hopeloze verwarring raken. Die nadruk op concrete resultaten is heel vruchtbaar, maar in de praktijk blijkt het knap lastig om consequent in die termen te denken, zeker in ambtelijke organisaties.

Controleer op onduidelijkheden

Verwarring schuilt in een klein hoekje. Veel onduidelijkheid in teksten vloeit voort uit de aanname dat de lezer over dezelfde kennis beschikt als de schrijver, of dezelfde mening deelt. Je kunt mogelijke misverstanden voorkomen door een schrijfplan of concepttekst te controleren met de volgende vragen:

• Heeft de lezer de kennis om deze tekst te begrijpen zoals ik hem bedoel?
• Heeft hij misschien belangen waardoor hij geneigd is dit anders te lezen? Kan ik mijn beschrijving eenduidiger maken?
• (Indien van toepassing:) Hoe zou iemand die hier niet bij was, over vijf jaar deze tekst lezen? Is er informatie die nu vanzelfsprekend is, maar die later waarschijnlijk vergeten wordt?

Het is altijd nuttig iemand ‘van buiten’ (buiten je afdeling, buiten je organisatie, buiten je werkveld) een tekst te laten lezen, eventueel met deze vragen erbij.

Op hypershifters.nl verscheen vandaag een afgewogen overzicht van de recente ontwikkelingen in de wereld van mindmapsoftware. De conclusie: de tientallen pakketten gaan meer en meer op elkaar lijken, en het wachten is op een innovatieve partij die de volgende onverwachte grote stap voorwaarts in gang zet. Ik ben het daar helemaal mee eens.

Los van de functionaliteit van de diverse pakketten hangt het nut van mindmapsoftware nu nog vooral af van de intelligentie en vaardigheden van de gebruiker. Met een fantastisch stuk software, maar zonder begrip van logica, ordening of structuur, kom je niet ver. De tijd dat een pakket ingrijpt als de gebruiker ongelijksoortige elementen op hetzelfde niveau rangschikt, zal nog wel even op zich laten wachten. Of wordt dat de eerstvolgende doorbraak?

Een van mijn favoriete T-shirts heeft als tekst ‘Assumption is the mother of all screw-ups’. Daar kan geen enkele Nederlandse vertaling tegenop. Als er in communicatietrajecten iets fout gaat, is er altijd minstens een verkeerde aanname in het spel: de ene partij dacht dat de andere partij wel wist dat … of wel zou begrijpen dat… En vaak liggen de puinhopen al huizenhoog voordat zo’n verschil in uitgangspositie aan het licht komt.

In de onderstaand video (Engelstalig, nog geen drie minuten) zet Derek Sivers je op een verrassende manier aan het denken over al die ‘volstrekt logische’ manieren om tegen de zaken aan te kijken.

 Voor de praktijk van zakelijke schrijvers is de les dat het altijd de moeite loont om te onderzoeken welke aannames er in je verhaal verborgen zitten, en ze expliciet te maken als je maar enigszins twijfelt of ze wel door je lezer gedeeld worden. Als je de loop van de tekst niet al te veel wilt verstoren, kan dat goed in een voetnoot of in een bijlage. Beter een discussie over je aannames vooraf dan puinruimen als het te laat is.

Google blijft leuke dingen bedenken voor de mensen. Sinds mei 2009 is de zoekmachine uitgebreid met het Wonder Wheel, een mindmap-achtige manier om zoektermen in clusters te presenteren en daarmee dus ook mogelijke zoekresultaten te groeperen. Klinkt dat ingewikkeld? In dit geval is een plaatje wel een paar honderd woorden waard.

Zo schakel je Wonder Wheel in

Ik ga hieronder aan de hand van een voorbeeld demonstreren wat het Wonder Wheel doet. Voor wie mee wil kijken, geef ik eerst even de stappen om Wonder Wheel in te schakelen.

Als je in Google in de standaardweergave een zoekterm invoert, vind je in het scherm met resultaten helemaal bovenin, onder de kop en nog boven het eerste zoekresultaat, in kleine letters de tekst ‘Opties weergeven…’

Klik daarop en er verschijnt links in het scherm een menu. Bijna onderaan in die lijst staat de keuze ‘Wonder Wheel.’ Door daarop te klikken, schakel je het Wonder Wheel in.

Geleide associatie

Als je nu een zoekterm invoert, geeft Google niet alleen de gebruikelijke zoekresultaten maar ook een grafische weergave van andere mogelijke combinaties van zoektermen. Voor de zoekterm ‘WOZ-waarde’ bijvoorbeeld:

Dat plaatje kan me op nieuwe ideeën brengen. Ik kan meer te weten komen over de taxatie waarop de WOZ-waarde van huizen gebaseerd is of direct kijken hoe ik bezwaar indien tegen de taxatie. Maar tot mijn verrassing zie ik ook (more…)

Om zaken en begrippen te kunnen combineren, moeten ze binnen één categorie te vatten zijn. Appels en peren vergelijken is geen probleem; dat is allemaal fruit. Maar appels en grasmaaien, dat wordt lastiger. Net als kasten en opbergen.

Ik reed vandaag achter een vrachtauto van Lundia waarop in koeieletters de tekst ‘Kasten en opbergen’ stond. Dat wringt voor mij als een kast op een verzakte vloer, waarvan de deurtjes niet meer open kunnen. Als een piepende la die gesmeerd moet worden. ‘Kasten en kisten’, ‘kasten en dozen’, ‘kasten en planken’: allemaal geen probleem. ‘Ordenen en opbergen’, ‘opbergen en weggooien’, ‘opbergen en vergeten’: niets aan de hand. Maar een zelfstandig naamwoord (kasten) en een werkwoord (opbergen), dat gaat fout. Voor wie dat niet direct meevoelt: bij ‘appels en grasmaaien’ is dat wellicht duidelijker. Een zaak verkoopt appels en grasmaaiers, of ik moet dit weekend in de tuin nog appels plukken en gras maaien.

Tot mijn verbazing staat Lundia niet alleen. Op een fors aantal websites vind ik die rare combinatie, soms in het gezelschap van andere, gezonde paren: bedden en slaapmeubelen, stoelen en banken, schermen en panelen, kasten en opbergen. Gelukkig weet ik wel wat we ermee kunnen doen: kasten en opbergen!

De evolutie is er nog niet in geslaagd onze stofwisseling aan te passen aan het zittende bestaan dat de meesten van ons leiden. Dat verklaart grotendeels de toename van overgewicht en daaraan verbonden ziekten. Maar we realiseren ons minder dat onze hersenen ook niet gemaakt zijn om hun dag bovenop een zittend lichaam door te brengen. Met meer beweging denken we beter.

De wereldwijde pandemie van overgewicht leidt tot allerlei nare ziekten en problemen, dat weten we intussen wel. Als je diabetes krijgt of hart- en vaatproblemen, dan merk je dat. Maar als je geheugen minder goed werkt dan je zou willen, of als je de meest creatieve oplossing van een probleem mist, dan merk je dat niet zo direct. En het ligt ook veel minder voor de hand dat er een relatie met lichaamsbeweging is. Toch is die er.

De goede oude tijd op de savanne…

Het basisontwerp van ons lichaam gaat terug op de tijd dat we ons op de Afrikaanse savanne ontwikkelden tot rechtopgaande zoogdieren. Wetenschappers nemen aan dat onze voorouders daar gemiddeld een kleine twintig kilometer per dag liepen, zeven dagen in de week, op zoek naar voedsel, water en bescherming. Soms in een rustig tempo, en in een sprintje als er acuut gevaar was (en dat kwam elke dag wel een paar keer voor).

Zo’n bewegingspatroon verbetert de doorbloeding van al je organen, inclusief de hersenen. En omgekeerd, met de minimale hoeveelheid beweging die nu gangbaar is komt het brein chronisch voeding en zuurstof tekort.

Een half uur is al genoeg

Om je hersenen in conditie te houden is niet zo heel veel nodig. Er is een berg aan bewijs dat een half uur wandelen, een keer of drie in de week, al een duidelijk verschil maakt. Van kinderen in de schoolgaande leeftijd tot bejaarden is aangetoond dat de geheugenfuncties, het redeneervermogen en het vermogen om problemen op te lossen erop vooruitgaan als ze in beweging komen. Bovendien zijn er ook emotionele voordelen, zoals een vermindering in de aantallen depressies en angststoornissen.

De simpele oplossing

John Medina, die in zijn boek Brain rules uitgebreid ingaat op de voordelen van lichaamsbeweging, schetst de situatie op een indringende manier: “Als je een omgeving moest ontwerpen waarin mensen zo min mogelijk kunnen leren en zo slecht mogelijk kenniswerk kunnen doen, dan zou je op onze moderne scholen en kantoren uitkomen.”

Ik ben beslist met hem eens dat we de zaken niet helemaal in perspectief hebben. Organisaties besteden kapitalen aan kennismanagement, software, organisatieverbetering en trainingen om het intellectuele kapitaal dat ze in huis hebben zo goed mogelijk te benutten. Maar de aantoonbare, significante en gratis verbetering die je krijgt van een blokje-om tussen de middag laten ze liggen.

Medina heeft een loopband op zijn kantoor geïnstalleerd met een steun voor zijn laptop, zodat hij wandelend zijn e-mail kan checken. Dat gaat me wat ver (het doet me denken aan de fitnesscentra waar je op de loopband naar een tv-scherm met een bospad kijkt, terwijl er dennengeur in de ruimte geblazen wordt). Maar het zou een idee zijn om in vergaderzalen loopbanden neer te zetten. Er wordt immers ook al met goede resultaten geëxperimenteerd met staand vergaderen.

Wie zijn brein een dienst wil bewijzen, komt in beweging. Zie voor meer inspiratie de goed gevulde site bij het boek Brain rules.

PersonalBrain, het eigenzinnige softwarepakket voor informatiebeheer, leent zich op verschillende manieren voor het bijhouden van takenlijsten, acties, projectoverzichten en dergelijke. Getting Things Done is een bekende manier om orde in die materie te brengen. In een recente video legt David Allen, de grondlegger van GTD, uit hoe hij PersonalBrain gebruikt.

Wie GTD toepast en PersonalBrain kent, vraagt zich op zeker moment onvermijdelijk af hoe die twee te combineren zijn. Daar is niet één eenduidig antwoord op, want daar zijn zowel GTD als PersonalBrain te veelzijdig voor. Evengoed is het boeiend om te zien hoe David Allen ermee omgaat. De video op de site van TheBrain duurt meer dan een uur, maar is voor de liefhebber de moeite waard.

In het permanente communicatiebombardement van onze tijd zijn het de simpele boodschappen die overleven. Maar wat doe je als je een brede boodschap wilt overbrengen, met een aantal verschillende elementen? Een goede oplossing is om aan te haken bij een bestaand idee, een ‘schema’ in vaktermen.

Pal na het publiceren van mijn vorige bericht reed ik langs een bushokje met een poster van de ANWB. Daarop stond de slogan ‘De ANWB - Het grootste vakantiewarenhuis van Nederland.’ Vakantiewarenhuis - heel mooi. Warenhuis herbergt een wereld van betekenis in één woord: groot, veelzijdig, betaalbaar, compleet. Het vakantiewarenhuis neemt al die associaties die in één klap over en spitst het geheel toe op vakantie.Op de ANWB-website wordt het idee ook nog heel consequent doorgezet, met winkelwagentje en boodschappenlijstje en al.

Hoewel het woord  niet eerder bestond, weet iedereen intuïtief wat een vakantiewarenhuis biedt: reizen, verzekeringen, sportieve kleding, buitensportartikelen, kaarten. ‘Het grootste vakantiewarenhuis van Nederland’ is wat mij betreft zelfs overbodig. De ANWB is als enige partij in een postitie om zich neer te zetten als het vakantiewarenhuis zonder meer.

Woordwolken kennen we al een tijdje. Waar ze het eerst opdoken in meer professionele en serieuze toepassingen, zoals Visualthesaurus en Debategraph, wordt het idee nu ook voor een breder publiek toegepast. Babynamebrainstorm.com gebruikt een interactieve woordenwolk om toekomstige ouders te helpen een babynaam te bedenken.

Vind je Ayla een mooie naam? Babynamebrainstorm vertelt je niet alleen dat de naam voorkomt in (onder andere) de vorm Allie, Aliya, Aleya en Alia, maar ook nog eens binnen de namen Laylam, Kaylah en andere. Verder kun je in één oogopslag zien dat Ayla in het Hebreeuws ‘eikeboom’ betekent - volgens deze Amerikaanse site Chaney in het Frans (chêne, voor de Fransen) en Elan in het Iers. En voor wie wil weten hoe populair de naam is: van 1990 tot 2004 lag het aantal Aylas stabiel tussen de 200 en 400, om in 2006 opeens naar 1200 te springen. Dat zal wel aan een film of tv-serie te danken zijn geweest.

Voor Nederlandse ouders ontbreekt er wel het een en ander. Maar als visualisatie is Babynamebrainstorm beslist een leuke toepassing - in plaats van alleen op een roze wolk rond te zweven,  kun je hem nu ook zichtbaar maken.

Al zo’n twintig jaar zijn we collectief in de ban van PowerPoint. Niemand weet inmiddels nog waarom PowerPoint zo’succes werd, en iedereen klaagt erover. Maar tot voor kort was het net als met het weer: niemand deed er iets aan. Prezi lijkt daar verandering in te gaan brengen.

PowerPoint, hoe handig ook, was en is eigenlijk oude wijn in nieuwe zakken. Tot in de jaren tachtig van de vorige eeuw werden op belangrijke bijeenkomsten dia’s vertoond. Het was kostbaar en tijdrovend om die te maken, en dus konden weinig mensen zich dat permitteren. Met PowerPoint en beamers was opeens iedereen de koning in presentatieland. Van basisschool tot boardroom kunnen we geen verhaal meer houden zonder.

Technisch is PowerPoint een vooruitgang, maar inhoudelijk zitten we nog steeds naar dia’s te kijken, met alle beperkingen vandien: plaatjes in een vaste volgorde die weinig ruimte laat voor improvisatie. Konden we maar vrij door onze plaatjesverzameling bladeren, om nu eens in te zoomen en dan weer een grote stap te maken, reagerend op onze eigen invallen en de reacties uit het publiek… En dat is precies wat Prezi mogelijk maakt.

Hoe het werkt

Presi is een web-gebaseerd concept met een edit-modus om presentaties (‘Prezi’s’) te maken en een show-modus om ze te vertonen. Het vernieuwende is dat de hele Prezi één beeld is, waar je al dan niet volgens een vooraf bepaald pad door kunt reizen. Je kunt in- en uitzoomen naar behoefte en dus schakelen tussen overzicht en detail.

De bediening van de viewer is eenvoudig en rechttoe-rechtaan. In het interface van de editor is het nodige denkwerk gaan zitten (more…)