“Als je breinwerk makkelijk wilt maken, bouw dan een brein na.” Dat moet ongeveer het uitgangspunt geweest zijn van de ontwikkelaars van PersonalBrain. Ik had er een tijd geleden al eens naar gekeken, en toen was mijn indruk dat ik om het programma te gebruiken meer moest investeren dan het zou opleveren. Maar sindsdien hebben ze bij TheBrain niet stilgezeten.

De wereld is een mierenhoop

Een belangrijk uitgangspunt van PersonalBrain is dat ons begrip van de wereld niet netjes hiërarchisch is opgebouwd, maar vooral van associaties aan elkaar hangt. Het ziet er meer uit als een mierenhoop dan als een piramide. Een hiërarchische structuur, zoals de mappenstructuur op een harde schijf of de vertakte structuur van een mindmap, doet daaraan geen recht.

PersonalBrain wel: het laat de gebruiker op elk niveau verbindingen leggen tussen ‘thoughts’, zoals de elementen in een ‘Brain’ heten. Dat leidt tot een structuur die, afhankelijk van hoe je hem invult, tegelijk zowel hiërarchisch als vermaasd kan zijn. Een vakantiefoto uit Andalusië waarop neef Joop voorkomt, kan dus zowel aan de Thought ‘Andalusië’ als aan ‘Joop’ hangen – waarbij ‘Andalusië’ zowel verbonden kan zijn met ‘Spanje’ als met ‘Reizen’ of ‘Flamenco’. En ‘Flamenco’ is op zijn beurt niet alleen weer verbonden met ‘Spanje’, maar ook met ‘Muziek’. En zo verder. Het onderstaande plaatje is een voorbeeld met als onderwerp de Amerikaanse economie, ingezoomd op het onderdeel waar de standpunten van de Democratische Partij zijn ondergebracht, in de aanloop naar de presidentsverkiezingen van 2008. (Klik op de afbeelding voor een leesbare versie.)

De kracht van PersonalBrain is dat de gebruiker er allerlei soorten informatie in kan opslaan. Niet alleen (more…)

Mindmappen als manier om informatie visueel weer te geven is al een paar decennia oud. Het begon ooit met kleurpotloden op grote vellen papier. Toen kwam MindManager, een relatief duur en zwaar stuk software. Daarna was het lange tijd stil. Maar nu springen de mindmapprogramma’s opeens als paddestoelen uit de grond. Het aanbod is inmiddels zo groot dat het bijna onmogelijk is nog een goede keus te maken.

Er is in de wereld van computerondersteund mindmappen iets verrassends aan de gang. De afgelopen tien jaar ontwikkelde MindManager zich geleidelijk als marktleider, met inmiddels wereldwijd bijna een miljoen licenties. Er waren her en der wel andere initiatieven, vaak met een kleine schare toegewijde liefhebbers, maar die leken meestal niet de schaalgrootte te bereiken om serieus aan marketing te doen. Het bleef een verhaal voor eigen parochie, soms in academische kringen.

Van niets naar honderden

De laatste paar jaar ziet het er opeens heel anders uit. Een website die het allemaal bijhoudt, www.mind-mapping.org, telt op dit moment maar liefst 293 programma’s. (Gelukkig biedt diezelfde website een zoekprogramma dat de lijst kan uitdunnen aan de hand van toepassingscriteria en techniek!)

Ik vermoed dat er twee redenen zijn voor deze plotselinge explosie. Enerzijds is de tijd blijkbaar rijp voor visueel redeneren, of dat nu gebeurt onder de term mindmappen, concept mapping, brainstormen, topic mapping, of flowcharting. Ook in serieuze organisaties kijkt men niet meer zo vreemd op als je met een mindmap probeert je ideeën duidelijk te maken. En daarnaast is het door de toegenomen kracht van pc’s en notebooks mogelijk om op een doorsneecomputer vlot genoeg met grafische elementen te werken.

Om het allemaal nog moeilijker te maken, dienen zich recent ook allerlei manieren aan om on-line, en zelfs gedeeld, met mindmaps, concept maps en andere diagrammen te werken.

Keuzeprobleem blijft

Schieten we met deze ontwikkeling veel op? Ja en nee. MindManager was en is een duur en krachtig, maar zwaar programma, zo ongeveer het Microsoft Word van de mindmappers. Het zit vol met functies die de meeste gebruikers nooit zullen vinden, maar waar ze wel voor betalen. Het ligt dus voor de hand dat daarnaast andere programma’s ontstaan die niet al die functionaliteit hebben maar wel heel handig zijn voor specifieke toepassingen, zoals Rationale voor schrijven en redeneren, en Compendium voor het vastleggen van besprekingen. De meeste van die specialisten zijn ook nog eens goedkoper, zoniet helemaal gratis. Dat is mooi.

Het nadeel is dan natuurlijk weer dat we, in plaats van een Zwitsers zakmes, opeens weer met een hele gereedschapskist op pad moeten. Jammer maar helaas: voor een schroef die stevig vast zit, heb je nou eenmaal echte schroevedraaier nodig.

Het ligt voor de hand dat het keuzeprobleem zich mettertijd oplost: er zullen vanzelf een paar winnaars komen bovendrijven. Ik hoop alleen dat ditmaal de beste programma’s winnen. En wellicht deze blog daar een klein steentje aan bijdragen…

Zelfs met een goede voorbereiding, met een goede voorzitter en met aandachtige deelnemers zijn vergaderingen soms nog frustrerend. We zouden graag beter gebruik maken van de tijd van de groepsleden. We volgen communicatie- en vergadertrainingen, we kennen de voor- en nadelen van PowerPoint en flip-overs. En toch ontbreekt er nog iets…

Ondersteun het beperkte brein

Als we in een vergadering intelligente beslissingen willen nemen op basis van uiteenlopende gegevens, feiten, voorkeuren en onzekerheden, helpt het om die elementen op een geordende manier zichtbaar te maken voor alle deelnemers. Ons brein kan immers niet meer dan een handjevol feiten of ideeën tegelijk in zijn aandacht houden, en we zijn al gauw geneigd om de ideeën die we goed vinden voorop te zetten en de rest te vergeten.

Als we alle vragen, ideeën, voor- en nadelen die de revu passeren ook in beeld houden, kunnen we als groep putten uit een veel breder arsenaal aan oplossingen. Er ontstaat een gezamenlijk gedeeld speelveld, dat uitnodigt tot samen leren en doordacht beslissen. De basis: werkelijk luisteren naar ieder’s bijdrage, en oog hebben voor de onderliggende structuur van de converstatie terwijl die zich ontwikkelt.

Dialogue Mapping

Met dat doel is de techniek van Dialogue Mapping ontwikkeld. In een video van nog geen vier minuten laat Jeff Conklin hieronder zien hoe de ‘kaart’ van een vergadering verschilt van een lineair verslag, en hoe dat de discussie naar een ander plan kan tillen. Dialogue Mapping sluit direct aan op de ‘wicked problems’ waar ik eerder over schreef: het is volgens Conklin de ideale manier om die problemen te lijf te gaan.

Ik beschreef hier onlangs vol overtuiging  de voordelen van  werken op een pc met twee beeldschermen.  Om daar werkelijk van te kunnen genieten, heeft u nog één hulpmiddel nodig dat ik vergeten ben te melden: UltraMon.

Het is natuurlijk leuk om met twee beeldschermen meer ruimte te hebben, maar we willen ook nog  gemakkelijk tussen programma’s heen en weer kunnen gaan. En het is ook prettig om met zo min mogelijk gemuis programma’s op hun plek te zetten op het ene of het andere beeldscherm. UltraMon zorgt daarvoor. Het plaatst een extra icoontje in de programmabalk van elk venster, waarmee u het venster in zijn geheel met één klik naar het andere scherm laat verhuizen. Bovendien creëert UltraMon op het tweede beeldscherm een eigen Windows-taakbalk, waardoor direct duidelijk is welk programma waar zichtbaar is.

Minder functioneel, maar wel aardig, is de mogelijkheid om één achtergrondfoto uit te rekken over meerdere monitoren. Nog zinlozer is de optie om op elke monitor een andere screensaver te draaien. Maar als het kan, waarom ook niet?

Na een maand gratis proberen kost UltraMon 40 dollar – bij de huidige koers een koopje.

U kunt uw denken meer ruimte geven door uw gedachten (op papier) uit te spreiden over een bureaublad of de vloer (zie mijn vorige bericht voor praktische details). Daarna kan het heel benauwd voelen om alles weer in de beperkte ruimte van een computerbeeldscherm te moeten passen. Dus waarom geen twee schermen gebruiken?

Veruit de beste investering die ik de afgelopen jaren heb gedaan in mijn kantoorefficiency was de aanschaf van een tweede beeldscherm. Ik zou het voor geen prijs meer zonder willen doen. Er zijn op het internet volop discussies te vinden over de voordelen van meer of grotere schermen – zie bijvoorbeeld de blog van Tim Ferriss, met de claim dat een tweede scherm meer dan twee uur per dag aan klikken en slepen kan schelen.

Voor mij is het grootste voordeel inhoudelijk: ik kan op twee niveaus met hetzelfde project bezig zijn. Bijvoorbeeld op het hoofdscherm een tekst die ik schrijf, en op het zijscherm de denkwerktekening voor die tekst. Of centraal een tekst en terzijde de aantekeningen van een interview. Recht voor me de tekst en daarnaast een webbrowser met informatie die ik in die tekst verwerk. Centraal een pagina html, en aan de zijkant de webpagina die dat oplevert. Op al die manieren kom ik tegemoet aan de behoefte van mijn brein om informatie en ordening visueel gepresenteerd te krijgen: (more…)

Een collega binnen Your Point moest onlangs een nieuwe, zwaar bewerkte versie maken van een bestaand document van ruim vijftig pagina’s. Delen van het oorspronkelijke stuk konden opnieuw gebruikt worden, maar in een andere volgorde. Andere stukken moesten er helemaal uit. Op haar computerscherm bleek het onmogelijk om goed overzicht te krijgen over het materiaal. Dus week ze uit naar de vloer.

We gebruiken de term ‘overzicht’ niet voor niets: we willen de zaken kunnen overzien, en liefst in één blik. Bij een documentje van een of twee pagina’s lukt dat op het scherm nog wel, maar bij grotere stukken schiet ons geheugen tekort. Wie kent niet de situatie dat hij eindeloos zit heen en weer te scrollen binnen een tekst, om delen met elkaar in verband te brengen of misschien een stuk weg te knippen en ergens anders in te plakken? Vaak blijft dat een sprong in het duister, en moet het achteraf toch weer allemaal anders. Je kunt nu eenmaal niet meer tegelijk zien dan die paar pagina’s op je scherm.

De oplossing is radicaal maar simpel. Druk het hele document eenzijdig af en spreid het uit op een vergadertafel, leg het op de vloer of plak het desnoods met schilderstape tegen de muur. Vanaf het moment dat uw hele tekst aan uw voeten ligt, (more…)