In de software-industrie kent men het begrip ‘refactoren’: de broncode van een computerprogramma herstructureren om de leesbaarheid te verbeteren of de code te vereenvoudigen. Computerprogrammeurs refactorden al lang voor het begrip werd ingevoerd. Tekstschrijvers ook.

De essentie van refactoren is dat de functionaliteit van een programma niet wordt aangetast. Het is ook niet bedoeld om fouten te verbeteren – op zijn best om de structuur van de software beter zichtbaar te maken, zodat daarna de fouten makkelijker te vinden en te corrigeren zijn. De Engelse Wikipedia-definitie noemt ook het verwijderen van ‘dode code’ (opdrachten die nooit uitgevoerd worden).

Dood hout kappen

Ik moest vandaag aan het begrip refactoren denken toen ik in een coachinggroep met de tekst van een deelnemer werkten. Een deel van zijn document, ruim een halve pagina, bestond uit leesbare, foutloze tekst die volgens mij nog wel een stuk strakker kon worden geschreven. Ik had die tekst opgedeeld in afzonderlijke zinnen en die op losse papiertjes afgedrukt. Zo kreeg ik 28 tekstfragmenten, die ik tijdens de coaching op tafel kon uitspreiden om ze te laten reorganiseren. Na wat heen en weer schuiven bleek dat we met12 zinnen het oorspronkelijke betoog nog steeds konden vertellen. De ordening was een beetje veranderd, het dode hout gekapt, de rimpels gladgetrokken. De boodschap kwam veel helderder over.

Het geheim van die verbeterslag schuilt erin dat ik de moeite genomen heb om de tekst op te breken in handzame fragmentjes, die we al experimenterend konden ordenen tot ze goed lagen. Je had dat ook met mindmapsoftware kunnen doen, maar met niets dan lopende tekst was het een stuk moeilijker geweest om hetzelfde resultaat te bereiken. Lopende tekst is ééndimensionaal, het tafelblad voegt een tweede dimensie toe. Meer ruimte om te ordenen is meer ruimte om te denken.

Overigens is voorkomen beter dan genezen, zowel in software als in tekst. Dus hoe beter de programmeur of auteur de structuur van het resultaat voorbereidt, hoe minder refactoring er achteraf nodig is.

De softwarepakketten voor mindmappen springen als krokussen uit de grond. Onlangs werd de betaversie van Seavus DropMind vrijgegeven, een programma met zowel een offline- als een onlineversie. Op details natuurlijk anders dan de concurrenten, maar een uniek voordeel zie ik nog niet.

Voor gebruikers van MindManager 8 ziet de desktopversie van DropMind er erg vertrouwd uit. De functionaliteit is veel beperkter, maar de meeste knoppen doen precies wat je zou verwachten. Heel verwarrend is dat de Insert-toets en Return precies tegengesteld werken aan wat ze in MindManager doen. Seavus omschrijft het als gereedschap voor ‘elementair mindmappen’, en zegt daarmee niets teveel.

De online-versie lijkt op het eerste gezicht een heel ander programma, zowel visueel als functioneel: andere kleuren, andere effecten, andere mogelijkheden. Een onderscheidend detail is de automatische manier waarop het programma kleuren toekent aan cellen in verschillende delen van het veld. De presentatiemodus is interessant, maar niet echt baanbrekend.

Het verschil tussen de beide versies (more…)

Een paar dagen geleden schreef ik een blog over online-mapsites, waarin ik Comapping aanwees als mijn favoriete toepassing voor schrijvers. Vervolgens reageerde een lezer: ‘Ken je bubbl.us?’ Nee, dat kende ik niet, dus ik heb er een kijkje genomen. Maar dat bezoek heeft mijn opinie over Comapping niet veranderd.

Het is leuk om te zien op hoeveel manieren je een mindmappingprogramma kunt inrichten: er komen nog steeds nieuwe elementen bij, zowel in de functionaliteit als in de bediening. Bubbl.us is snel, simpel, en visueel leuk uitgevoerd. Nieuw is bijvoorbeeld de animatie als de gebruiker een cel verwijdert: een klein bommetje dat afgaat. Meer inhoudelijk is onderscheidend dat de site je toestaat om buiten de hiërarchie andere verbindingen toe te voegen. Voor schrijvers is ook handig dat de software lange regels automatisch afbreekt. En met de exportmogelijkheid naar html kun je een map gebruiken als basis voor een tekst; je kunt html immers inlezen in Word.

Hieronder een voorbeeld; klik op de afbeelding om de map live te zien.

Comapping wint

Leuk allemaal, maar de nadelen wegen toch zwaarder. Bij grote maps gaat het storen dat je geen takken kunt in- en uitvouwen. Cellen verplaatsen kan wel, maar alleen door met de hand de nieuwe verbinding te maken en de oude door te knippen (dus niet, zoals bij Comapping, door eenvoudig te slepen). Er is geen mogelijkheid om ikonen, aantekeningen, hyperlinks en andere ondersteunende informatie toe te voegen.

Goed geprobeerd. Maar Comapping wint op punten.

In mijn schrijftrainingen komt nogal eens de vraag op welke software nou de beste is om schrijfplannen in te maken. Daar is geen eenduidig antwoord op. Smaken verschillen, werkwijzen verschillen, behoeftes verschillen. Maar ik heb natuurlijk wel mijn favorieten, en een daarvan is de website comapping.com.

Er zijn nogal wat mindmap- en ordenpakketten op de markt, elk met hun eigen voor- en nadelen. En daarnaast zijn er ook nog online-varianten: websites waar je (mind)maps kunt maken, opslaan en publiceren. MindManager Web, MindMeister, Mindomo, Mind42 en Comapping timmeren in dat segment het meest aan de weg.

Is online mindmappen een goed idee? Dat is een discussie op zich. Voordelen zijn het bescheiden prijskaartje (de sites werken op basis van een abonnement), de mogelijkheid om vanaf elke computer met een internetverbinding bij je maps te kunnen, en de mogelijkheid om met meerdere mensen samen te werken. Daar staat tegenover dat je afhankelijk bent van de beschikbaarheid van een internetverbinding en van de website, dat de beveiliging van je maps niet waterdicht is, en dat de functionaliteit van websites beperkter is dan die van pakketten die op je eigen pc draaien.

Een interface voor schrijvers

Vervolgens, als we voor online kiezen, is de vraag: welke site? Daar heeft iedereen zo zijn voorkeuren. MindManager Web heeft een fraai interface, MindMeister biedt allerlei franje (zoals de mogelijkheid om per SMS nieuwe takken in een mindmap te creëren). Comapping spreekt mij erg aan omdat de ontwikkelaars het lef hebben gehad voor een radicaal andere weergave van maps te kiezen: niet de bekende cirkelvorm rond een centraal idee, maar een boomstructuur die uitwaaiert van links naar rechts. (Klik op het plaatje om de hele map live te zien.)

Voor schrijvers is dat ideaal. Met Comapping kun je gedachten invoeren en ordenen, invouwen op een hoog niveau en uitvouwen tot alle details zichtbaar zijn, net als in andere omgevingen. Maar al die tijd kun je er tussendoor zien hoe je uiteindelijke tekst eruit komt te zien, want alles staat van boven naar beneden in de goede volgorde. Een beetje zoals de overzichtsweergave in MS Word, die schrijvers ook gebruiken, maar dan klik- en versleepbaar. Als extraatje kun je nog iconen en symbolen toevoegen, bijvoorbeeld om voor jezelf aan te geven waar je nog extra informatie nodig hebt.

Een tweede groot voordeel is dat Comapping langere teksten opbreekt in kortere regels (word wrap). De meeste programma’s en sites doen dat niet. Voor gewoon mindmappen is dat geen probleem, want daarbij word je geacht hooguit een paar woorden per cel of tak te gebruiken. Maar bij toepassing als schrijfgereedschap is het hoogst irritant als je tekst eindeloos doorloopt. Bij Comapping heb je daar geen last van.

In tegenstelling tot andere aanbieders is Comapping bovendien redelijk genereus in zijn exportmogelijkheden. Je kunt maps downloaden in MindManager-  en FreeMind-formaat en als rtf-bestand. Dat laatste is nou net weer niet ideaal; MS Word met koppen op verschillende niveaus, zoals MindManager tekst aflevert, zou mooier zijn. Maar als je bedenkt dat je voor 20 euro per jaar al comapper bent, valt daar wel mee te leven.

Wikipedia bevat een schat aan informatie. Vooral bij omvangrijke onderwerpen is het daardoor soms lastig om het overzicht te houden over wat er allemaal staat. Voor die toepassing, en nog een paar andere, is er wikimindmap.org. Voer op de site het onderwerp van je belangstelling in en je krijgt daarvan een mindmap te zien, die je eventueel in FreeMind-format kunt downloaden.

Wikimindmap vertelt je niet in één blik het hele verhaal over een onderwerp, maar geeft wel een overzicht van wat erover te zeggen valt. De mindmap is binnen de browser klikbaar om diepere lagen uit te vouwen en bevat directe links naar alle verwante onderwerpen in Wikipedia.

Site met gebruiksaanwijzing

Er zijn een paar dingen die je moet weten om plezierig met wikimindmap te werken:

• De site werkt goed in Internet Explorer, maar minder in Firefox;
• Je hebt de keuze welke Wikipedia je gebruikt. Voor algemene onderwerpen scoort de Engelse versie een stuk beter dan de Nederlandse;
• Voor een zoekterm die uit meerdere woorden bestaat, verbind je de woorden met een onderstreep: Venus_van_Milo;
• Wikipedia is hoofdlettergevoelig. Venus_van_milo levert dus bijvoorbeeld geen resultaat.

Wiki naar FreeMind naar XMIND

Om de proef op de som te nemen, heb ik wikimindmap een mindmap laten maken omtrent Abraham Lincoln, op basis van de Engelse Wikipedia. Daar komt een forse mindmap uit, die ruim 200 cellen telt. Als ik die download, houd ik een rechttoe-rechtaan mindmap over waaarin de hyperlinks naar de Wikipedia-pagina’s verdwenen zijn. Dat is jammer, maar de mindmap is nog informatief genoeg om een idee te krijgen van wat er zoal over Lincoln te zeggen valt. Op het eerste niveau bevat hij al een stuk of dertig vertakkingen. Zie de afbeelding hieronder.

Om de grenzen van het mogelijke nog verder op te beproeven, heb ik de mindmap uit FreeMind geïmporteerd in XMIND en hem op de XMIND-site gezet. Daardoor blijft dan alleen de map op hoofdniveau over, want op XMIND is de mindmap wel te verschuiven maar niet open te vouwen. Bij ruim dertig vertakkingen zou dat overigens ook wel erg veel worden. Zie hieronder.

Wikimindmap: een bruikbaar instrument

Een tijdje geleden onderzocht ik Themereader, dat jammerlijk door de mand viel bij het omzetten van willekeurige teksten in een mindmap-achtige structuur. Wikimindmap doet het een stuk beter. De twee zijn niet te vergelijken, omdat Wikimindmap alleen met voorgestructureerd materiaal werkt. Maar het is goed nieuws dat er een manier is om tenminste die specifieke, veel geraadpleegde teksten in een mindmap om te zetten.

De huidige overvloed aan mindmap- en visualisatieprogramma’s is een prachtig voorbeeld  van darwiniaanse marktwerking: er wordt van alles uitgeprobeerd, en in het ideale geval blijven de sterkste varianten over. Daar is echter een nadeel aan verbonden. Als al je kennis en inzichten opgeslagen zijn in een mapformaat dat de strijd niet overleeft, heb je een probleem.

Het mooie van digitaal mindmappen is dat al je informatie digitaal opgeslagen en gestructureerd is, zodat je het ook op allerlei manieren kunt ontsluiten. Maar als de software die je daarvoor gebruikt niet langer ondersteund wordt, kon al die informatie net zo goed in spijkerschrift op kleitabletten staan. Een mildere variant van dit probleem doet zich al voor als je meerdere pakketten naast elkaar gebruikt: een paar breinen in PersonalBrain, grote mindmaps in MindManager en kleinere in XMIND, wat argumentatieschema’s in Rationale, een strategische verkenning in bCisive, discussieverslagen in Compendium… Het is onafwendbaar dat sommige programma’s die we nu enthousiast gebruiken, er over vijf jaar niet meer zullen zijn. We weten alleen niet welke.

Houd een achterdeur open!

Wat te doen? Een belangrijke aanbeveling is: kijk altijd of er bij een pakket voldoende exportmogelijkheden zijn om in geval van nood je gegevens te kunnen conserveren. Veel leveranciers zijn ruimhartig als het om importmogelijkheden gaat, maar krenterig op het gebied van export. Als je complexe schema’s alleen kunt exporteren als jpg-bestanden of platte tekst, schiet dat niet op. Naar mijn smaak werken leveranciers die zich op het Galapagos-eiland van hun eigen standaard terugtrekken, op die manier zelf mee aan het verzwakken van hun positie. Als gebruiker bedenk je je wel twee keer voordat je zo’n pakket een centrale plaats geeft in je gereedschapskist. Jammer als het heel mooi of functioneel is; maar dan pakt iemand anders dat goede idee hopelijk wel op.

Voor wie meer wil weten over import- en exportmogelijkheden van diverse pakketten, is er het schema op de site van Vic Gee. Daar wordt duidelijk dat de twee centrale bestandsformaten die van MindManager en FreeMind zijn. Met software die naar minstens een van beide kan exporteren, loop je dus het minste risico.

Overigens is de praktijk wel minder ideaal dan Vic’s schema suggereert. Bij import van MindManager naar MindMeister bijvoorbeeld gaat meestal wel het een en ander verloren, en dat geldt voor de meeste routes. Zelfs de directe omzetting van MindManager naar FreeMind is ingewikkeld, onder andere doordat er aan beide kanten meerdere bestandsversies in gebruik zijn.

De wereld van mindmapsoftware is, kortom, een jungle. Het is nog even afwachten welke soorten als overwinnaar uit de strijd komen. Ik hoop dat technologie, visie en gebruiksgemak de doorslag zullen geven in plaats van marketinggeweld en bonusregelingen. Hoe dan ook: bedenk je voordat je al je kennis aan één pakket toevertrouwt.

Met de release van XMIND 3 als Open Source-programma heeft XMIND onlangs een interessante stap gezet. XMIND 3 is namelijk een compleet mindmappakket voor de doorsnee gebruiker, die daarmee een gratis alternatief krijgt voor veel betaalde pakketten en daar functioneel niet voor onderdoet. Voor de zwaardere gebruiker is er XMIND Pro. Ook hier een nieuwe insteek: XMIND Pro werkt niet op basis van een eenmalige licentie, maar als een maand-  of jaarabonnement.

Het is duidelijk dat de Chinese makers van XMIND van plan zijn zich een plaats op de wereldkaart van mindmapsoftware te veroveren. De vorige versie, XMIND 2008, werd al voor het eind van het afgelopen jaar door zijn opvolger gepasseerd. Functioneel zijn de veranderingen niet heel groot, zeker niet tussen 2008 Pro en versie 3 Pro. Maar met de splitsing tussen een gratis Open Source-versie en een betaald abonnement wordt er wel een heel nieuw betaalmodel gelanceerd.

De grote sprong

Vic Gee, auteur van de MindMapping Blog, vroeg in een interview aan XMIND wat hun beweegredenen zijn voor deze stap. Het belangrijkste argument is dat een gratis, volledig mindmappakket kan bijdragen aan de erkenning van mindmappen als gangbaar, algemeen toegepast hulpmiddel. Op diverse blogs wordt momenteel gespeculeerd over die ‘sprong over de kloof’ (zie bijvoorbeeld Chuck Frey’s blog). Vergeleken met de alomtegenwoordigheid van tekstverwerkingssoftware en spreadsheetprogramma’s leeft digitaal mindmappen nog steeds in de marge. Een gratis pakket biedt gebruikers de mogelijkheid om kosteloos te experimenteren zolang ze willen. Daarnaast kan het Open Source-model de ontwikkeling van het pakket versnellen. En natuurlijk is commercieel interessant dat er in de gratis versie een paar functies ontbreken die een zware gebruiker niet zal willen missen, zoals de mogelijkheid om maps te exporteren naar pdf, Word, PowerPoint en MindManager.

Nu ook mindmaps delen via XMIND

Al een tijdje bieden diverse spelers mogelijkheden om online samen te werken aan mindmaps (bijvoorbeeld Mindjet Connect, MindMeister, Comapping). XMIND gaat zo ver nog niet. Alle gebruikers van de nieuwe versie kunnen hun mindmaps op de XMIND-site publiceren, en van daaruit eventueel weer invoegen in hun eigen site. De onderstaande figuur is daar een voorbeeld van. XMIND biedt zo een soort YouTube voor mindmaps.

Betalende gebruikers kunnen hun maps ook afschermen in een beveiligde omgeving, maar echt samenwerken is er niet bij. Volgens de woordvoerder van XMIND in het interview met Vic Gee zijn de functionele mogelijkheden die je binnen een browser hebt te beperkt. Daar ben ik het wel mee eens: online-samenwerking werkt maar je kunt lang niet alles doen wat in een desktopapplicatie mogelijk is. Toch zal XMIND niet kunnen achterblijven. De woordvoerder belooft dat er iets aankomt, maar houdt zich op de vlakte. Dit verhaal wordt dus vervolgd…

De laatste dag of dagen voor een vakantie zijn in de ‘maakindustrie’ vaak aanleiding om de productie stil te leggen, eens goed de bezem door de fabriek te halen en al het gereedschap schoon te maken, en zonodig op te knappen. Een goed idee, ook voor kenniswerkers.

Zo’n time-out om alles nog eens na te lopen is geen overbodige luxe. Gereedschap slijt en moet bijgehouden worden. Vuil verzamelt zich in kleine hoekjes waar de dagelijkse bezem niet komt. Hier is een lijstje van punten waar denkwerkers zo nu en dan naar zouden moeten kijken.

• Beveiliging: Is uw antivirussoftware up-to-date, heeft u een goed ingestelde firewall? Zijn al uw programma’s gepatcht, gebruikt u de laatste versie? Een handig programma om dit te controleren is de gratis Secunia Personal Software Inspector.
• Kleine ergernissen: Let eens op al die kleine dingen die verkeerd gaan en die in de loop van de dag een boel tijd en afleiding veroorzaken. Kastjes die niet sluiten, spullen die eigenlijk niet op een handige plek liggen, telefoonnummers op losse briefjes. Vaak is het een kwestie van een paar minuten om zo’n probleem op te lossen, maar je moet er wel toe komen. De grote schoonmaak is daar een goed moment voor.
• Vaardigheden: Vaak gebruiken we denkgereedschap zonder ons echt in de gebruiksaanwijzing te verdiepen. Natuurlijk, veel software werkt wel min of meer zonder dat je er een uitgebreide training voor volgt. Maar er zijn altijd dingen die  makkelijker kunnen als je ze een keer opzoekt in de handleiding of om uitleg vraagt aan een ervaren gebruiker. Deze dagen zijn daar ideaal voor.
• Losse eindjes: Hier zijn allerlei vormen van. Lastig zijn de dingen die je je al heel lang voorneemt te doen, maar die toch niet gebeuren. Hoeveel daarvan kun je eigenlijk net zo goed van de lijst strepen? Dat ruimt op!
• Backups: Wat zijn de consequenties als uw laptop morgen gestolen wordt of de harde schijf van uw pc onherstelbaar vastloopt? Heeft u een toegankelijke backup van uw gegevens? Er zijn tegenwoordig genoeg makkelijke manieren om backups te maken, desnoods online. Je moet het alleen een keer goed regelen.
• Gegevensbeveiliging: Is uw notebook beveiligd, of moet u in geval van diefstal al uw creditcards en bankrekeningen blokkeren omdat de nummers en codes er voor anderen leesbaar op staan? NB: Het gebruikerswachtwoord waar Windows om vraagt, geldt niet als beveiliging. Dat kraakt een kenner binnen de minuut.
• Abonnementen: Niet alleen ongevraagde, maar ook ooit gewenste abonnementen (op papier en digitaal) worden op zeker moment rommel. Oninteressante nieuwsbrieven gooit  u met één muisklik weg. Maar ooit wordt het tijd om u uit te schrijven.
• Stof: Gewoon eens grondig met spons en dweil door uw kantoor gaan is een heel praktisch onderdeel van een schoon-schip-actie. Niets helpt zo goed om na de feestdagen weer fris aan het werk te kunnen gaan.

Mindmappen en hergebruiken

Iedere denkwerker heeft zijn eigen gereedschapskist en werkbank. Uw opruim-actie is dan ook uniek. U komt ongetwijfeld op ideeën die hierboven niet beschreven staan. Leg die vast, zodat u bij de volgende grote beurt niet opnieuw hoeft te beginnen. Een mindmap is daar een mooie vorm voor. U kunt beginnen met de categorieën hierboven als hoofdtakken en die naar eigen inzicht invullen. Houd bij wat u doet, sla de mindmap op en volgend jaar kunt u direct aan de slag.

Als u nog belangrijke acties vindt die hierboven niet genoemd zijn, is uw reactie welkom. Laat andere lezers meeprofiteren, zodat we allemaal opgeruimd het nieuwe jaar in gaan!

De versies van PersonalBrain volgen elkaar in snel tempo op. TheBrain Technologies heeft onlangs een betaversie beschikbaar gesteld van PersonalBrain 5, die opnieuw een aantal slimme en bruikbare nieuwe functies bevat. Daaronder een nieuwe ‘outline view’, een nieuwe presentatiemodus en de mogelijkheid om mindmaps vanuit andere formats te importeren.

Wie deze blog ook maar een beetje volgt, weet dat ik enthousiast ben over PersonalBrain. Het is als visualisatie- en denkgereedschap uniek in zijn soort, en daardoor lastig te omschrijven voor wie er nooit mee gewerkt heeft. Maar wie de mogelijkheden eenmaal ziet, kan er zijn eigen denkwereld mee bouwen. Een belangrijk verschil met de gangbare programma’s (MindManager, FreeMind) is dat het niet hiërarchisch maar vermaasd is: PersonalBrain bouwt netwerken, geen bomen. Maar is dat niet precies wat in ons brein ook gebeurt? (more…)

Visualisatietechnieken, zoals digitale mindmaps en business maps, worden op steeds grotere schaal gebruikt in bedrijven en bij de overheid. Maar waarom zouden we ze niet inzetten om problemen op wereldschaal in kaart te brengen en mogelijke oplossingen te ontwikkelen?

Het zijn niet de minste problemen die de nieuwe netwerkgroep Global Sensemaking wil aanpakken: wereldwijde klimaatverandering, energiebeleid, armoede en voedselvoorziening. De middelen: nieuwe webgebaseerde technologie voor collectieve besluitvorming en samenwerkende probleemoplossing.

Om wat concreter te maken wat dat inhoudt, is er een eerste project geformuleerd, het ‘ESSENCE event’ – een wereldwijde virtuele denktank die in de loop van voorjaar 2009 input moet opleveren voor de VN-conferentie over klimaatverandering in Kopenhagen, in december 2009. Het is de bedoeling om een samenhangende visuele map te maken van de issues, bewijzen, opinies en opties die de met het onderwerp te maken hebben, op zo’n manier dat iedereen er een bijdrage aan kan leveren.

Interessante portalsite

De groep achter Gloabal Sensemaking begon zich af te tekenen in de eerste helft van 2008, dus wat er gebeurt is allemaal nog redelijk nieuw. Maar het is wel al duidelijk dat er een aantal van de leidende denkers uit het veld bij betrokken zijn, zoals Tim van Gelder (Austhink) en Jeff Conklin (Compendium). De site zou wel eens een knooppunt kunnen worden voor de (academische) discussie rond collaboratieve visualisatietechnieken.

Het ESSENCE-project is nog niet uit de startblokken. Het is zelfs nog niet officieel gelanceerd. Maar als er vorderingen zijn, hoort u daarover op deze blog.

En intussen… De initiatiefnemers nodigen u uit:

We are from all walks of life: professors, scientists, software engineers, politicians, parents, grandparents, public health professionals, business people, students, film-makers, …. If our charter appeals to you, please join us.

Nieuwsgierig? Breng een bezoekje aan www.globalsensemaking.net!