Alle organisaties zijn gebouwd op taal. Plannen en afspraken bestaan uit taal, maar ook bij conflicten en misverstanden speelt taal een rol. Veel van die taal is geschreven, van oprichtingsakte tot ontslagbrief. Als het op papier staat, weten we immers waar we aan toe zijn. Toch?

In principe wel, maar het effect van geschreven taal hangt er wel van af hoe helder de tekst is. Bij een gesprek kun je nog aan je gesprekspartner vragen ‘Hoe bedoel je dat?’ of ‘Snap je?’ Bij een onduidelijkheid in een contract van vijf jaar geleden dat je voor het eerst ziet, kun je alleen maar denken ‘Wat zouden ze bedoeld kunnen hebben?’

Sta geen willekeur toe in wat gezegd wordt

Die centrale rol van geschreven taal is niet van vandaag of gisteren. De Chinese wijsgeer Confucius (551-479 v. Chr.) schreef in zijn Analecten (ik citeer een Engelse vertaling):

If language is not correct, then what is said is not what is meant; if what is said is not what is meant, then what must be done remains undone; if this remains undone, morals and art will deteriorate; if justice goes astray, the people will stand about in helpless confusion. Hence there must be no arbitrariness in what is said. This matters above everything.

Confucius

Sinds de tijd van Confucius lijkt er niet veel veranderd te zijn. Voor een klant werk ik momenteel aan een module van de cursus Planmatig schrijven die specifiek is toegespitst op het schrijven van resultatenplannen. We maken daarbij een onderscheid tussen doelen (richtinggevend op de langere termijn, in de sfeer van ambities) en resultaten (concreet waarneembare veranderingen en effecten in de praktijk). Die resultaten maken praktisch ‘what is meant’, zodat gedaan wordt wat gedaan moet worden en de medewerkers niet in hopeloze verwarring raken. Die nadruk op concrete resultaten is heel vruchtbaar, maar in de praktijk blijkt het knap lastig om consequent in die termen te denken, zeker in ambtelijke organisaties.

Controleer op onduidelijkheden

Verwarring schuilt in een klein hoekje. Veel onduidelijkheid in teksten vloeit voort uit de aanname dat de lezer over dezelfde kennis beschikt als de schrijver, of dezelfde mening deelt. Je kunt mogelijke misverstanden voorkomen door een schrijfplan of concepttekst te controleren met de volgende vragen:

• Heeft de lezer de kennis om deze tekst te begrijpen zoals ik hem bedoel?
• Heeft hij misschien belangen waardoor hij geneigd is dit anders te lezen? Kan ik mijn beschrijving eenduidiger maken?
• (Indien van toepassing:) Hoe zou iemand die hier niet bij was, over vijf jaar deze tekst lezen? Is er informatie die nu vanzelfsprekend is, maar die later waarschijnlijk vergeten wordt?

Het is altijd nuttig iemand ‘van buiten’ (buiten je afdeling, buiten je organisatie, buiten je werkveld) een tekst te laten lezen, eventueel met deze vragen erbij.

Om zaken en begrippen te kunnen combineren, moeten ze binnen één categorie te vatten zijn. Appels en peren vergelijken is geen probleem; dat is allemaal fruit. Maar appels en grasmaaien, dat wordt lastiger. Net als kasten en opbergen.

Ik reed vandaag achter een vrachtauto van Lundia waarop in koeieletters de tekst ‘Kasten en opbergen’ stond. Dat wringt voor mij als een kast op een verzakte vloer, waarvan de deurtjes niet meer open kunnen. Als een piepende la die gesmeerd moet worden. ‘Kasten en kisten’, ‘kasten en dozen’, ‘kasten en planken’: allemaal geen probleem. ‘Ordenen en opbergen’, ‘opbergen en weggooien’, ‘opbergen en vergeten’: niets aan de hand. Maar een zelfstandig naamwoord (kasten) en een werkwoord (opbergen), dat gaat fout. Voor wie dat niet direct meevoelt: bij ‘appels en grasmaaien’ is dat wellicht duidelijker. Een zaak verkoopt appels en grasmaaiers, of ik moet dit weekend in de tuin nog appels plukken en gras maaien.

Tot mijn verbazing staat Lundia niet alleen. Op een fors aantal websites vind ik die rare combinatie, soms in het gezelschap van andere, gezonde paren: bedden en slaapmeubelen, stoelen en banken, schermen en panelen, kasten en opbergen. Gelukkig weet ik wel wat we ermee kunnen doen: kasten en opbergen!

Het is een goede gewoonte om in het onderwerpveld van een e-mail de kern van je bericht te zetten. Maar sinds Gmail berichten in conversaties groepeert, is dat soms wat minder handig.

Een goede onderwerpregel vat het bericht samen…

We kennen allemaal de ergernis van reeksen e-mails die onder één onderwerp over en weer gaan terwijl de vlag allang de lading niet meer dekt. Erger nog: er zijn mensen die nooit de moeite lijken te nemen om ‘vanaf nul’ een mail te sturen. Ze pakken gewoon je eerste de beste mail uit hun Postvak In, kan niet schelen waarover, en klikken op ‘Beantwoorden’.

Dat is natuurlijk verwarrend en daardoor tijdrovend. Het dwingt je om elke mail aandachtig te lezen om uit te vinden waar hij over gaat. Mijn aanbeveling is daarom altijd geweest: schrijf in het onderwerpveld een bewering die je mail samenvat. Als het goed is, moet dat kunnen (zie hier waarom). Je kunt iemand dus een mail sturen met als onderwerp ‘Bijeenkomst a.s. maandag begint een uur later’. In die mail kun je dan zo nodig uitleggen waarom en bijvoorbeeld melden dat de plek niet veranderd is. De ontvanger antwoordt dan met een mail die als onderwerp heeft ‘OK - ben er om 14:30 <eom>’. De toevoeging <eom> staat voor end of message en geeft aan dat er in het bericht niets meer staat. Handig: de geadresseerde hoeft dan de mail niet eens meer te openen.

…maar verknipt conversaties

In Gmail en een aantal e-mail clients vinden we tegenwoordig een nieuwe functionaliteit: berichten worden gegroepeerd als ‘conversaties’. Zolang niemand het onderwerpveld wijzigt, blijven het oorspronkelijke bericht en alle reacties daarop netjes bij elkaar in het Postvak In staan. Dat is zo handig dat ik een stuk terughoudender ben geworden met het wijzigen van onderwerpen. Doordat er in Gmail een stukje van de inhoud zichtbaar is, hoef je nog steeds niet elke mail te openen. Als de inhoud van het antwoord begint met ‘OK - ben er om 14:30’ ziet de ontvanger dat in Gmail ook nog direct.

Schakel op tijd om

Het is dus niet zinnig meer om elke mail van zijn eigen onderwerpregel te voorzien. Maar dat betekent nog geen vrijbrief om eindeloos door te breien onder een vlag die de lading niet meer dekt. Dit zijn de vuistregels:

• Begin een conversatie met een inhoudelijke onderwerpregel (haak niet aan op een oude mail die heel ergens anders over gaat).
• Handhaaf die onderwerpregel zolang hij past.
• Zorg dat de kern van reacties in de eerste regel staat, zodat hij ook in Postvak In zichtbaar is. Reageer boven aan een e-mail, liever niet in het midden of aan het eind.
• Wees alert op het moment dat een conversatie van onderwerp verandert, en start dan een nieuwe door het onderwerp te veranderen.

Stapt een man een reisbureau binnen en zegt tegen de dame achter de balie, ‘Mag ik een reis van u?’ De medewerkster gaat een paar minuten bezig met haar computer. Daarna begint de printer te zoemen; de reispapieren en de factuur komen eruit. “Dat is dan negenhonderdveertien euro,’ zegt ze. De man rekent af en gaat tevreden met zijn reis naar buiten.

Een beleidsnota is geen schoolopstel

Lachwekkend natuurlijk. We weten dat het kopen van reizen zo niet in zijn werk gaat. De medewerkster zal altijd vragen stellen: waarheen, wanneer, met hoeveel personen, wat mag het kosten? Maar gek genoeg gedragen veel mensen zich precies als de medewerkster in het verhaal als het op schrijven aankomt.

Een cliënt van de denkwerkplaats, beleidsmedewerker in een zorginstelling,  liet me onlangs enkele opdrachten zien die hij van zijn management gekregen had. De lijst begon met ‘Schrijf een beleidsnotitie over …’ en dan volgde een reeks onderwerpen. Bij geen van die onderwerpen was aangegeven waarom erover geschreven moest worden. Het verbaasde me niets dat deze beleidsmedewerker niet op gang kwam met zijn schrijfwerk. Het zou eerder een mirakel geweest zijn als hij er wel iets mee gekund had.

Voor schoolopstellen is het een goede manier om opdrachten te formuleren: ‘Schrijf een opstel over je vakantie’ Maar daar is de docent helemaal niet benieuwd naar de inhoud van je opstel - waar je was en hoe je het vond - maar alleen naar de manier waarop je het opschrijft. Daarom eindigt een lijstje opstelonderwerpen vaak met ‘… of schrijf 500 woorden over een onderwerp naar eigen keuze.’

Schimmige opdrachten leiden tot ellende

In professionele situaties gaat het niet om de schrijfvaardigheid van de auteur, maar om de inhoud die hij aandraagt. ‘Schrijf een beleidsnotitie over domotica’ is dan te vaag. Welke vraag ga je beantwoorden? Een paar mogelijkheden:

• Moeten we iets / moeten we meer met domotica?
• Zijn we op de goede weg met de manier waarop we domotica toepassen?
• Is domotica-technologie een goede manier om op personeelskosten te bezuinigen?
• Er duiken onverwachte consequenties op nu we domotica zijn gaan toepassen. Hoe lossen we die op?
• Hoe overwinnen we de weerstand bij het personeel tegen domotica?
• Hoe gaan we ermee om dat onze domotica de privacyregels overschrijdt?

De lijst zou veel langer kunnen zijn, en wellicht zijn er meerdere vragen aan de orde. Het probleem is dat de beleidsmedewerker bij een vage opdracht zelf aannames moet doen en daarop zijn stuk gaat schrijven. Pas als hij dat indient, blijkt uit de reactie van zijn management wat de werkelijke opdracht was. En meestal was dat natuurlijk een andere. Het resultaat: commentaar, revisies, tijdverlies, frustratie.

Het signaal: onderwerp, geen inhoud

Gelukkig zijn vage opdrachten  makkelijk te herkennen. Als je weet waarover je moet schrijven, maar niet wat, ben je op weg in de richting van de afgrond. Een onmogelijke opdracht komt in essentie neer op ‘Schrijf iets over Onderwerp X’. De woordcombinatie schrijven over moet alarmbellen af laten gaan. Je hebt dan alleen een onderwerp, maar geen inhoud.

Goede opdrachten zijn anders geformuleerd: ‘Verklaar waarom X plotseling een succes is’, ‘Toon aan dat we twintig duizend euro extra nodig hebben om X te laten slagen’, ‘Maak duidelijk dat de paddenstand bedreigd wordt door de opmars van megastallen in onze provincie’, ‘Geef aan waarom onze oplossing beter is dan die van de concurrent’. Daar gaat het opeens weer over inhoud, en dan is het begin niet moeilijk. Of voor de reiziger die op Tenerife terecht kwam terwijl hij liever naar de wintersport gewild had: ‘Leg uit waarom je het invullen van je reis nooit meer aan je reisbureau zult overlaten.’

“Het zijn de simpele boodschappen die overleven,” schreef ik eerder. Dat geldt niet alleen voor reclameboodschappen, maar ook voor zakelijke teksten. Een goede toets: een document, hoe lang en complex ook, moet in één zin samengevat kunnen worden. Een zin die ook nog eens echt de inhoud van het stuk overbrengt.

Eén kern voor elke zaak

Een mooi voorbeeld deed zich onlangs in een training voor. Een deelneemster worstelde met een brief waarin ze een aantal organisatorische maatregelen moest aankondigen. Ze werkte bij een organisatie die opbouwwerk doet in achterstandswijken. Bij die organisatie zijn jongeren in dienst die met allerlei werkzaamheden wat bijverdienen. De criteria voor wie zo’n bijbaantje mag hebben, worden nu aangescherpt, waardoor een aantal jongeren hun baantje gaan verliezen.

Achter die verandering zit een nieuw beleid, en ze probeerde dat beleid zo duidelijk mogelijk uit te leggen. Een variant van de kernboodschap was “We gaan een nieuw beleid invoeren voor het toewijzen van bijbaantjes.” Correct, maar inhoudelijk zegt het weinig. De consequenties werden al duidelijker in de volgende versie: “Door nieuw beleid verliezen een aantal jongeren hun bijbaantje.” Dat was helemaal waar, maar je kon ook zien dat dit nou niet direct de doelgroep zou aanspreken. Het was ook geen oplossing om het beleid verder te gaan benoemen: er waren verschillende redenen waarom de bijbaantjes stopten, en je zou dan een hele opsomming in de kernzin krijgen. Maar dat inzicht was gelijk wel het begin van de oplossing.

Een jongere wiens bijbaantje stopt, hoeft immers niet het hele beleid uitgelegd te krijgen. Het is genoeg als hij een brief krijgt met de mededeling dat zijn baantje stopt, en waarom. Zijn er drie mogelijke redenen, dan leidt dat tot drie verschillende brieven met elk een eigen kernzin: “Je bijbaantje stopt omdat je te oud bent,” bijvoorbeeld. Daarmee was het probleem opgelost.

Bekijk het als lezer

Wilt u hier wat mee oefenen? Kijk dan eens (more…)

Nog geen twee maanden geleden schreef ik een blog over de mogelijkheden van Comapping, een webgebaseerde vorm van mindmappen. Een mooi en in veel gevallen nuttig programma, maar wel met het bezwaar dat het alleen werkte met een actieve internetverbinding. Dat bezwaar is opgeheven, want er is nu ook een desktopversie. En die doet gelukkig vrijwel precies hetzelfde als de webvariant.

De afgelopen weken heb ik een beta-release van de offline-versie van Comapping uitgebreid getest, zowel met lokale comaps als met comaps op de Comapping-server. Daarbij heb ik ook een forse map gebouwd, bestaande uit een paar honderd cellen. Waar collega MindMeister in een eerder experiment de handdoek in de ring gooide bij die omvang, geeft Comapping geen krimp. Dat maakt het des te meer geschikt om grote documenten op te zetten.

Veilig en gemakkelijk

De website biedt gebruikers de mogelijkheid om hun comaps in comap-format te downloaden en ze vervolgens op hun eigen computer verder te bewerken. Je kunt dus doorwerken zonder toegang tot het internet. (more…)

De softwarepakketten voor mindmappen springen als krokussen uit de grond. Onlangs werd de betaversie van Seavus DropMind vrijgegeven, een programma met zowel een offline- als een onlineversie. Op details natuurlijk anders dan de concurrenten, maar een uniek voordeel zie ik nog niet.

Voor gebruikers van MindManager 8 ziet de desktopversie van DropMind er erg vertrouwd uit. De functionaliteit is veel beperkter, maar de meeste knoppen doen precies wat je zou verwachten. Heel verwarrend is dat de Insert-toets en Return precies tegengesteld werken aan wat ze in MindManager doen. Seavus omschrijft het als gereedschap voor ‘elementair mindmappen’, en zegt daarmee niets teveel.

De online-versie lijkt op het eerste gezicht een heel ander programma, zowel visueel als functioneel: andere kleuren, andere effecten, andere mogelijkheden. Een onderscheidend detail is de automatische manier waarop het programma kleuren toekent aan cellen in verschillende delen van het veld. De presentatiemodus is interessant, maar niet echt baanbrekend.

Het verschil tussen de beide versies (more…)

Een paar dagen geleden schreef ik een blog over online-mapsites, waarin ik Comapping aanwees als mijn favoriete toepassing voor schrijvers. Vervolgens reageerde een lezer: ‘Ken je bubbl.us?’ Nee, dat kende ik niet, dus ik heb er een kijkje genomen. Maar dat bezoek heeft mijn opinie over Comapping niet veranderd.

Het is leuk om te zien op hoeveel manieren je een mindmappingprogramma kunt inrichten: er komen nog steeds nieuwe elementen bij, zowel in de functionaliteit als in de bediening. Bubbl.us is snel, simpel, en visueel leuk uitgevoerd. Nieuw is bijvoorbeeld de animatie als de gebruiker een cel verwijdert: een klein bommetje dat afgaat. Meer inhoudelijk is onderscheidend dat de site je toestaat om buiten de hiërarchie andere verbindingen toe te voegen. Voor schrijvers is ook handig dat de software lange regels automatisch afbreekt. En met de exportmogelijkheid naar html kun je een map gebruiken als basis voor een tekst; je kunt html immers inlezen in Word.

Hieronder een voorbeeld; klik op de afbeelding om de map live te zien.

Comapping wint

Leuk allemaal, maar de nadelen wegen toch zwaarder. Bij grote maps gaat het storen dat je geen takken kunt in- en uitvouwen. Cellen verplaatsen kan wel, maar alleen door met de hand de nieuwe verbinding te maken en de oude door te knippen (dus niet, zoals bij Comapping, door eenvoudig te slepen). Er is geen mogelijkheid om ikonen, aantekeningen, hyperlinks en andere ondersteunende informatie toe te voegen.

Goed geprobeerd. Maar Comapping wint op punten.

In mijn schrijftrainingen komt nogal eens de vraag op welke software nou de beste is om schrijfplannen in te maken. Daar is geen eenduidig antwoord op. Smaken verschillen, werkwijzen verschillen, behoeftes verschillen. Maar ik heb natuurlijk wel mijn favorieten, en een daarvan is de website comapping.com.

Er zijn nogal wat mindmap- en ordenpakketten op de markt, elk met hun eigen voor- en nadelen. En daarnaast zijn er ook nog online-varianten: websites waar je (mind)maps kunt maken, opslaan en publiceren. MindManager Web, MindMeister, Mindomo, Mind42 en Comapping timmeren in dat segment het meest aan de weg.

Is online mindmappen een goed idee? Dat is een discussie op zich. Voordelen zijn het bescheiden prijskaartje (de sites werken op basis van een abonnement), de mogelijkheid om vanaf elke computer met een internetverbinding bij je maps te kunnen, en de mogelijkheid om met meerdere mensen samen te werken. Daar staat tegenover dat je afhankelijk bent van de beschikbaarheid van een internetverbinding en van de website, dat de beveiliging van je maps niet waterdicht is, en dat de functionaliteit van websites beperkter is dan die van pakketten die op je eigen pc draaien.

Een interface voor schrijvers

Vervolgens, als we voor online kiezen, is de vraag: welke site? Daar heeft iedereen zo zijn voorkeuren. MindManager Web heeft een fraai interface, MindMeister biedt allerlei franje (zoals de mogelijkheid om per SMS nieuwe takken in een mindmap te creëren). Comapping spreekt mij erg aan omdat de ontwikkelaars het lef hebben gehad voor een radicaal andere weergave van maps te kiezen: niet de bekende cirkelvorm rond een centraal idee, maar een boomstructuur die uitwaaiert van links naar rechts. (Klik op het plaatje om de hele map live te zien.)

Voor schrijvers is dat ideaal. Met Comapping kun je gedachten invoeren en ordenen, invouwen op een hoog niveau en uitvouwen tot alle details zichtbaar zijn, net als in andere omgevingen. Maar al die tijd kun je er tussendoor zien hoe je uiteindelijke tekst eruit komt te zien, want alles staat van boven naar beneden in de goede volgorde. Een beetje zoals de overzichtsweergave in MS Word, die schrijvers ook gebruiken, maar dan klik- en versleepbaar. Als extraatje kun je nog iconen en symbolen toevoegen, bijvoorbeeld om voor jezelf aan te geven waar je nog extra informatie nodig hebt.

Een tweede groot voordeel is dat Comapping langere teksten opbreekt in kortere regels (word wrap). De meeste programma’s en sites doen dat niet. Voor gewoon mindmappen is dat geen probleem, want daarbij word je geacht hooguit een paar woorden per cel of tak te gebruiken. Maar bij toepassing als schrijfgereedschap is het hoogst irritant als je tekst eindeloos doorloopt. Bij Comapping heb je daar geen last van.

In tegenstelling tot andere aanbieders is Comapping bovendien redelijk genereus in zijn exportmogelijkheden. Je kunt maps downloaden in MindManager-  en FreeMind-formaat en als rtf-bestand. Dat laatste is nou net weer niet ideaal; MS Word met koppen op verschillende niveaus, zoals MindManager tekst aflevert, zou mooier zijn. Maar als je bedenkt dat je voor 20 euro per jaar al comapper bent, valt daar wel mee te leven.

Ik heb al heel wat schrijfteams begeleid; groepen van bijvoorbeeld vier of zeven mensen die samen in een aantal dagen een belangrijk stuk wilden opstellen. Maar met zo’n dertig auteurs binnen een middag een artikel schrijven, dat had ik nog niet eerder meegemaakt.

Hoe bundel je de kennis en creativiteit van dertig betrokken professionals tot één samenhangend en overtuigend artikel? Dat was de vraag waarover ik, op uitnodiging van World of Minds-collega Hans Terhürne, mocht meedenken. De aanleiding was een verzoek van Stichting DeLimes, een samenwerkingsverband dat de Rijnlandse visie op de samenleving wil ondersteunen en uitdragen. Heel in het kort is dat een alternatief voor het Angelsaksische businessmodel, waarvan we de afgelopen maanden al te pijnlijk de beperkingen hebben gezien.

Stap voor stap samen een artikel schrijven

De financiële crisis leek de Rijnlanders een mooie kapstok om een artikel aan op te hangen, dat vervolgens geplaatst zou kunnen worden in plaatselijke en regionale bladen. Mooi natuurlijk om zo’n artikel met zijn allen te schrijven. Om dat voor elkaar te krijgen, gebruikten we een getrapte werkvorm waarin visualisatie een belangrijke rol speelde.

Schrijven en overleggen met op de achtergrond het centrale overzicht

Een goede plek om te beginnen vormde de kernbewering: één zin die de kernboodschap van het artikel zou samenvatten. De aanwezigen dachten daar eerst in groepjes van vijf à zeven over na. De resultaten van die brainstorm werden op een centraal scherm getoond, en daaruit koos het gezelschap de meest aantrekkelijke.

In de volgende fase gingen de kleine groepjes argumenten bedenken voor de centrale bewering. Ook die kwamen weer terug in de centrale kaart. De ruwe structuur van het artikel, in de allergrootste hoofdlijnen, stond er nu. Daarna kwam de volgende laag aan bod: ondersteunende argumenten voor de hoofdargumenten. Ook daarmee ging men weer in groepjes aan de gang. Het resultaat van hun inbreng vormde de onderstaande denkmap.

Dit overzicht bood voldoende houvast om echt tekst te gaan schrijven. Sommige groepjes deden dat ter plekke, andere leverden de volgende ochtend hun proza aan. Daarna was het voor de eindredacteur nog een kwestie van knippen, plakken en de plooien gladstrijken.

Experiment geslaagd!

De bijeenkomst heeft zijn doel gehaald: niet op de middag zelf maar binnen 24 uur erna lag er een compleet, samenhangend, leesbaar artikel. Slim gebruik van visualisatiemethoden was daarbij essentieel. Om een en ander goed te laten werken, heb je bij deze werkvorm twee begeleiders nodig: de process coach die de groep leidt en het proces overziet, naast de mapping coach die verantwoordelijk is voor de visualisatie. Dat is dan ook de werkvorm die World of Minds als regel hanteert in de formule ‘Connection of Minds’. Met gebruik van wat meer technologie - een gangbare aanpak bij Connection of Minds - zou je zelfs elke groep kunnen laten visualiseren en de denkmaps van de groepen op een centraal scherm combineren. Dan kun je met nog grotere aantallen mensen werken…  Wellicht een idee voor het Guinness Book of World Records?