Een paar dagen geleden schreef ik een blog over online-mapsites, waarin ik Comapping aanwees als mijn favoriete toepassing voor schrijvers. Vervolgens reageerde een lezer: ‘Ken je bubbl.us?’ Nee, dat kende ik niet, dus ik heb er een kijkje genomen. Maar dat bezoek heeft mijn opinie over Comapping niet veranderd.

Het is leuk om te zien op hoeveel manieren je een mindmappingprogramma kunt inrichten: er komen nog steeds nieuwe elementen bij, zowel in de functionaliteit als in de bediening. Bubbl.us is snel, simpel, en visueel leuk uitgevoerd. Nieuw is bijvoorbeeld de animatie als de gebruiker een cel verwijdert: een klein bommetje dat afgaat. Meer inhoudelijk is onderscheidend dat de site je toestaat om buiten de hiërarchie andere verbindingen toe te voegen. Voor schrijvers is ook handig dat de software lange regels automatisch afbreekt. En met de exportmogelijkheid naar html kun je een map gebruiken als basis voor een tekst; je kunt html immers inlezen in Word.

Hieronder een voorbeeld; klik op de afbeelding om de map live te zien.

Comapping wint

Leuk allemaal, maar de nadelen wegen toch zwaarder. Bij grote maps gaat het storen dat je geen takken kunt in- en uitvouwen. Cellen verplaatsen kan wel, maar alleen door met de hand de nieuwe verbinding te maken en de oude door te knippen (dus niet, zoals bij Comapping, door eenvoudig te slepen). Er is geen mogelijkheid om ikonen, aantekeningen, hyperlinks en andere ondersteunende informatie toe te voegen.

Goed geprobeerd. Maar Comapping wint op punten.

In mijn schrijftrainingen komt nogal eens de vraag op welke software nou de beste is om schrijfplannen in te maken. Daar is geen eenduidig antwoord op. Smaken verschillen, werkwijzen verschillen, behoeftes verschillen. Maar ik heb natuurlijk wel mijn favorieten, en een daarvan is de website comapping.com.

Er zijn nogal wat mindmap- en ordenpakketten op de markt, elk met hun eigen voor- en nadelen. En daarnaast zijn er ook nog online-varianten: websites waar je (mind)maps kunt maken, opslaan en publiceren. MindManager Web, MindMeister, Mindomo, Mind42 en Comapping timmeren in dat segment het meest aan de weg.

Is online mindmappen een goed idee? Dat is een discussie op zich. Voordelen zijn het bescheiden prijskaartje (de sites werken op basis van een abonnement), de mogelijkheid om vanaf elke computer met een internetverbinding bij je maps te kunnen, en de mogelijkheid om met meerdere mensen samen te werken. Daar staat tegenover dat je afhankelijk bent van de beschikbaarheid van een internetverbinding en van de website, dat de beveiliging van je maps niet waterdicht is, en dat de functionaliteit van websites beperkter is dan die van pakketten die op je eigen pc draaien.

Een interface voor schrijvers

Vervolgens, als we voor online kiezen, is de vraag: welke site? Daar heeft iedereen zo zijn voorkeuren. MindManager Web heeft een fraai interface, MindMeister biedt allerlei franje (zoals de mogelijkheid om per SMS nieuwe takken in een mindmap te creëren). Comapping spreekt mij erg aan omdat de ontwikkelaars het lef hebben gehad voor een radicaal andere weergave van maps te kiezen: niet de bekende cirkelvorm rond een centraal idee, maar een boomstructuur die uitwaaiert van links naar rechts. (Klik op het plaatje om de hele map live te zien.)

Voor schrijvers is dat ideaal. Met Comapping kun je gedachten invoeren en ordenen, invouwen op een hoog niveau en uitvouwen tot alle details zichtbaar zijn, net als in andere omgevingen. Maar al die tijd kun je er tussendoor zien hoe je uiteindelijke tekst eruit komt te zien, want alles staat van boven naar beneden in de goede volgorde. Een beetje zoals de overzichtsweergave in MS Word, die schrijvers ook gebruiken, maar dan klik- en versleepbaar. Als extraatje kun je nog iconen en symbolen toevoegen, bijvoorbeeld om voor jezelf aan te geven waar je nog extra informatie nodig hebt.

Een tweede groot voordeel is dat Comapping langere teksten opbreekt in kortere regels (word wrap). De meeste programma’s en sites doen dat niet. Voor gewoon mindmappen is dat geen probleem, want daarbij word je geacht hooguit een paar woorden per cel of tak te gebruiken. Maar bij toepassing als schrijfgereedschap is het hoogst irritant als je tekst eindeloos doorloopt. Bij Comapping heb je daar geen last van.

In tegenstelling tot andere aanbieders is Comapping bovendien redelijk genereus in zijn exportmogelijkheden. Je kunt maps downloaden in MindManager-  en FreeMind-formaat en als rtf-bestand. Dat laatste is nou net weer niet ideaal; MS Word met koppen op verschillende niveaus, zoals MindManager tekst aflevert, zou mooier zijn. Maar als je bedenkt dat je voor 20 euro per jaar al comapper bent, valt daar wel mee te leven.

Ik heb al heel wat schrijfteams begeleid; groepen van bijvoorbeeld vier of zeven mensen die samen in een aantal dagen een belangrijk stuk wilden opstellen. Maar met zo’n dertig auteurs binnen een middag een artikel schrijven, dat had ik nog niet eerder meegemaakt.

Hoe bundel je de kennis en creativiteit van dertig betrokken professionals tot één samenhangend en overtuigend artikel? Dat was de vraag waarover ik, op uitnodiging van World of Minds-collega Hans Terhürne, mocht meedenken. De aanleiding was een verzoek van Stichting DeLimes, een samenwerkingsverband dat de Rijnlandse visie op de samenleving wil ondersteunen en uitdragen. Heel in het kort is dat een alternatief voor het Angelsaksische businessmodel, waarvan we de afgelopen maanden al te pijnlijk de beperkingen hebben gezien.

Stap voor stap samen een artikel schrijven

De financiële crisis leek de Rijnlanders een mooie kapstok om een artikel aan op te hangen, dat vervolgens geplaatst zou kunnen worden in plaatselijke en regionale bladen. Mooi natuurlijk om zo’n artikel met zijn allen te schrijven. Om dat voor elkaar te krijgen, gebruikten we een getrapte werkvorm waarin visualisatie een belangrijke rol speelde.

Schrijven en overleggen met op de achtergrond het centrale overzicht

Een goede plek om te beginnen vormde de kernbewering: één zin die de kernboodschap van het artikel zou samenvatten. De aanwezigen dachten daar eerst in groepjes van vijf à zeven over na. De resultaten van die brainstorm werden op een centraal scherm getoond, en daaruit koos het gezelschap de meest aantrekkelijke.

In de volgende fase gingen de kleine groepjes argumenten bedenken voor de centrale bewering. Ook die kwamen weer terug in de centrale kaart. De ruwe structuur van het artikel, in de allergrootste hoofdlijnen, stond er nu. Daarna kwam de volgende laag aan bod: ondersteunende argumenten voor de hoofdargumenten. Ook daarmee ging men weer in groepjes aan de gang. Het resultaat van hun inbreng vormde de onderstaande denkmap.

Dit overzicht bood voldoende houvast om echt tekst te gaan schrijven. Sommige groepjes deden dat ter plekke, andere leverden de volgende ochtend hun proza aan. Daarna was het voor de eindredacteur nog een kwestie van knippen, plakken en de plooien gladstrijken.

Experiment geslaagd!

De bijeenkomst heeft zijn doel gehaald: niet op de middag zelf maar binnen 24 uur erna lag er een compleet, samenhangend, leesbaar artikel. Slim gebruik van visualisatiemethoden was daarbij essentieel. Om een en ander goed te laten werken, heb je bij deze werkvorm twee begeleiders nodig: de process coach die de groep leidt en het proces overziet, naast de mapping coach die verantwoordelijk is voor de visualisatie. Dat is dan ook de werkvorm die World of Minds als regel hanteert in de formule ‘Connection of Minds’. Met gebruik van wat meer technologie – een gangbare aanpak bij Connection of Minds – zou je zelfs elke groep kunnen laten visualiseren en de denkmaps van de groepen op een centraal scherm combineren. Dan kun je met nog grotere aantallen mensen werken…  Wellicht een idee voor het Guinness Book of World Records?

Visualisatiesoftware wordt meer en meer gebruikt om beslissingen te nemen. Een groep betrokkkenen stelt, al pratend en onderzoekend, een diagram op waarin de belangrijkste alternatieven met hun voors en tegens zichtbaar worden. De kern daarvan is meestal helder genoeg, maar aan de uiteinden van de ‘zijtakken’ kan het behoorlijk druk worden. Wat doe je daarmee als er verwacht wordt dat er naast het diagram ook nog een tekst komt als beslisdocument?

De kracht van een diagram is dat het in één oogopslag laat zien hoe de zaak in elkaar zit, zeker als je die goedgevulde uiteinden netjes dichtvouwt. Veel software biedt de mogelijkheid om vervolgens van bijvoorbeeld een mindmap een Worddocument te maken, maar daarbij gaat dat overzicht als regel verloren. Mogelijkheid Een begint dan op pagina 3 en loopt door tot pagina 10 (of 50 of nog meer), en daar verschijnt Mogelijkheid Twee pas. Vergelijken is bladeren is zoeken.

Hou de kern zichtbaar

De oplossing is om zo veel mogelijk alleen de redenering in het document op te nemen, en alle ondersteunende informatie naar bijlagen te verbannen. Die ondersteunende feiten kun je niet missen, maar dat wil niet zeggen dat alle lezers ze nodig hebben. Hoe korter het hoofddocument, hoe makkelijker de redenering of afweging te volgen is. Wie wil weten hoe een en ander tot stand gekomen is, kan in de bijlagen terecht. Zie een korte, kernachtige tekst als de populaire versie van een rapport, tot stand gekomen zonder de impopulaire versie te schrijven.

In sommige kringen is dat even slikken: een rapport van maar tien pagina’s komt toch niet betrouwbaar over? Dat hangt er maar net van af wie de lezer is. Voor veelbeslissers en meelezers is het een zegen als ze in minimale tijd de kern van de zaak gepresenteerd krijgen. Als een document gewicht moet ontlenen aan zijn dikte, is er ergens iets mis.

U kunt uw denken meer ruimte geven door uw gedachten (op papier) uit te spreiden over een bureaublad of de vloer (zie mijn vorige bericht voor praktische details). Daarna kan het heel benauwd voelen om alles weer in de beperkte ruimte van een computerbeeldscherm te moeten passen. Dus waarom geen twee schermen gebruiken?

Veruit de beste investering die ik de afgelopen jaren heb gedaan in mijn kantoorefficiency was de aanschaf van een tweede beeldscherm. Ik zou het voor geen prijs meer zonder willen doen. Er zijn op het internet volop discussies te vinden over de voordelen van meer of grotere schermen – zie bijvoorbeeld de blog van Tim Ferriss, met de claim dat een tweede scherm meer dan twee uur per dag aan klikken en slepen kan schelen.

Voor mij is het grootste voordeel inhoudelijk: ik kan op twee niveaus met hetzelfde project bezig zijn. Bijvoorbeeld op het hoofdscherm een tekst die ik schrijf, en op het zijscherm de denkwerktekening voor die tekst. Of centraal een tekst en terzijde de aantekeningen van een interview. Recht voor me de tekst en daarnaast een webbrowser met informatie die ik in die tekst verwerk. Centraal een pagina html, en aan de zijkant de webpagina die dat oplevert. Op al die manieren kom ik tegemoet aan de behoefte van mijn brein om informatie en ordening visueel gepresenteerd te krijgen: (more…)

Een collega binnen Your Point moest onlangs een nieuwe, zwaar bewerkte versie maken van een bestaand document van ruim vijftig pagina’s. Delen van het oorspronkelijke stuk konden opnieuw gebruikt worden, maar in een andere volgorde. Andere stukken moesten er helemaal uit. Op haar computerscherm bleek het onmogelijk om goed overzicht te krijgen over het materiaal. Dus week ze uit naar de vloer.

We gebruiken de term ‘overzicht’ niet voor niets: we willen de zaken kunnen overzien, en liefst in één blik. Bij een documentje van een of twee pagina’s lukt dat op het scherm nog wel, maar bij grotere stukken schiet ons geheugen tekort. Wie kent niet de situatie dat hij eindeloos zit heen en weer te scrollen binnen een tekst, om delen met elkaar in verband te brengen of misschien een stuk weg te knippen en ergens anders in te plakken? Vaak blijft dat een sprong in het duister, en moet het achteraf toch weer allemaal anders. Je kunt nu eenmaal niet meer tegelijk zien dan die paar pagina’s op je scherm.

De oplossing is radicaal maar simpel. Druk het hele document eenzijdig af en spreid het uit op een vergadertafel, leg het op de vloer of plak het desnoods met schilderstape tegen de muur. Vanaf het moment dat uw hele tekst aan uw voeten ligt, (more…)

Het schrijven van belangrijke zakelijke documenten – offertes, strategische plannen, voorstellen voor fusies en overnames – kun je onmogelijk uitbesteden. Dat denkt vrijwel iedereen… maar het is niet waar. Zolang de betrokkenen weten wat ze willen, is het juist extreem nuttig om het schrijven uit te besteden. Het resultaat wordt beter, en duurbetaalde professionals kunnen hun tijd besteden aan hun eigenlijke taken. Hier een voorbeeld uit mijn recente praktijk.

Een opdrachtgever, directielid bij een bedrijf dat ik niet met name kan noemen, belde me met het volgende probleem. Hij moest een zakelijk stuk schrijven om een grote en belangrijke internationale transactie mogelijk te maken, had daar nog zes werkdagen looptijd voor, en zag dat hij ernstig in de knel ging komen. Of ik de volgende ochtend om negen uur op zijn kantoor kon zijn voor een briefing? (more…)

Na mijn afstuderen vond ik een baan als bureauredacteur bij een uitgeverij van schoolboeken. Een plek waar ik erg veel kon leren, want als er één genre is waar een logische opbouw en helder taalgebruik essentieel zijn, dan is het wel educatief materiaal.
Na een paar maanden kreeg ik het manuscript te bewerken van een wiskundemethode. Het viel me op dat er halverwege het boek een enorm verschil in stijl en helderheid optrad; tot dat moment was het een prima verhaal, daarna werd het zo verward dat ik niet wist waar ik moest beginnen met redigeren.

Ik ging bij de verantwoordelijke uitgever om opheldering vragen. Die vertelde me dat de betreffende auteur was aangezocht omdat hij op bepaalde terreinen van het wiskundeonderwijs zulke goede, vernieuwende ideeën had. Het eerste deel van het boek had daarmee te maken. Hij had daar veel werk in gestoken en was met iets nieuws en goeds gekomen. Maar met het onderwerp van de tweede helft had hij geen affiniteit. Dat materiaal stond wel in het leerplan, dus het moest ook in het boek, maar voor de auteur was het een verplicht nummer. En dat straalde er aan alle kanten van af: hij beheerste dat deel van de stof niet half zo goed.

Misschien was die conversatie wel het belangrijkste leermoment van mijn tijd als educatief redacteur. Ik heb daarna nog talloze keren gezien dat je vaak alleen al op stijl, indeling en andere formele kenmerken feilloos kunt aanwijzen waar een auteur zijn materiaal beheerst en waar niet. Ik moest aan dat inzicht denken toen ik deze week in een boek een fragment tegenkwam uit de Art poétique (1674) van de Franse dichter en criticus Boileau:

Ce qu’on conçoit bien
S’annonce clairement
Et les mots pour le dire
Arrivent aisément.

(Wat goed is uitgedacht, openbaart zich duidelijk, en de woorden om het te zeggen komen gemakkelijk.)

Wat Boileau hier zegt, lijkt misschien een open deur, maar het heeft vérstrekkende gevolgen. Het betekent namelijk dat de meeste schrijvers die problemen hebben om hun gedachten helder onder woorden te krijgen, hun inspanningen op de verkeerde plaats inzetten. Ze gaan schrappen en herschrijven, zoeken naar andere formuleringen, bouwen hun tekst om, in de ijdele hoop dat er een beter verhaal oopduikt. Terwijl ze iets heel anders zouden moeten doen: de tekst de tekst laten, en nog eens denken over wat ze eigenlijk willen zeggen.

Als beginnend bureauredacteur had ik natuurlijk niet de bevoegdheid om dat aan de auteur van het wiskundeboek te vertellen. Met wat ik nu weet, zou ik hebben voorgesteld een boxplansessie te doen. Boileau had dat beslist ook wel een goed idee gevonden.

Bij de verbouwing van mijn huis ontdekte ik, nadat de muren gestuukt waren, dat er een stopcontact op de verkeerde plek zat: bij het inrichten zou het achter een kast verdwijnen. “Dat is dan jammer”, zei de aannemer. En hij had gelijk natuurlijk. Om die wandcontactdoos (want zo noemde hij hem) te verplaatsen zou de aannemer de muur open moeten frezen, zodat de elektricien een nieuwe pijp en doos aan kon leggen, waarna de stukadoor de wand opnieuw moest stuken en de schilder het schilderwerk opnieuw kon doen.

Als ik met cliënten een tekst produceer, kom ik vaak in diezelfde situatie terecht. De tekst is op grond van een boxplan gestructureerd, een of meer mensen hebben eraan geschreven, er ligt een document dat staat als een huis. We hoeven alleen nog wat stijlverschillen glad te strijken en de spelling te controleren. En dan roept iemand: “Nou ik het zo allemaal zie, (more…)

Premier Balkenende en vicepremier Bos worden deze dagen geconfronteerd met een menigte ministers die na ruim tachtig dagen praten in het land komen vragen om geld waarmee ze al hun mooie plannen kunnen uitvoeren. Ze gaan nu met zijn allen proberen uit die berg ideeën een Integraal Beleidsprogramma te smeden. Dat zal nog niet zo makkelijk worden, omdat ze de verkeerde kant op werken.

“Beleidsstukken schrijven via een bottom-up proces is gedoemd te mislukken”, schreef ik enkele dagen geleden. Ik liet na om te vertellen hoe het dan wel moet, maar direct daarna bleek dat Balkenende en Bos dat zelf al wisten. De Volkskrant beschreef op 19 mei dat het wel degelijk de bedoeling was om het ingezetten topdownproces ook topdown voort te zetten en af te maken. (more…)