Het NOS-journaal van 16 mei opende met de worsteling van premier Balkenende en minister Bos om het ‘100-dagenproject’ af te ronden. Op basis van het proces dat het kabinet gekozen heeft om zijn beleid te ontwikkelen, was te voorspellen dat deze problemen zich zouden aandienen. Beleidsstukken schrijven via een bottom-up proces is gedoemd te mislukken. En minister Eurlings geeft het onderwijs de schuld.

Het regeerakkoord van het al niet meer zo nieuwe kabinet, gepresenteerd op 7 februari, was voor een politiek document een verrassend helder gecomponeerd stuk. Het heeft een thema (Samen Werken, Samen Leven), onderbouwd door zes pijlers, die elk in de rest van het stuk op hoofdlijnen worden uitgewerkt. De topdownstructuur van de tekst (van algemeen naar specifiek, van hoofdlijnen naar details) weerspiegelt het formatieproces. Formateur Wijffels begon immers met de hoofdrolspelers, los van partijprogramma’s, te vragen wat voor hen belangrijk was. Rond de overeenstemming die daaruit op het hoogste niveau ontstond, is het coalitieakkoord ingevuld.

Dat zag er allemaal heel veelbelovend uit. Het verraadt Wijffels’ vakmanschap en autoriteit. Bij de ondernemingen waar ik betrokken ben bij het schrijven van beleidsstukken, gaat het zelden zo volgens het boekje. De praktijk is immers meestal precies omgekeerd, ofwel zoals Balkenende-IV nu zijn eerste honderd dagen heeft ingevuld. (more…)

Als u ooit te maken gehad hebt met een aanbesteding, een RFI of RFQ, is de kans groot dat u het volgende beeld herkent. Tijdens een aftrap- of kick-offsessie worden de taken verdeeld, waarna een aantal mensen zich terugtrekken om elk een deel van de tekst te schrijven. Op het afgesproken moment is hooguit de helft van die teksten geleverd, en wat er is staat dan nog vol met vraagtekens en lege plekken. Reden om een tweede ronde te beginnen…

Die wordt vaak nog gevolgd door een derde en een vierde. Als de deadline nadert, beginnen de rondes zelfs in elkaar te vloeien. De directie helpt mee door in een laat stadium nog haar visie kenbaar te maken, waardoor een flink deel van het document weer op de schop moet. De spanning neemt toe en de laatste avond wordt gewijd aan schrijven en corrigeren tussen de pizzadozen. Als het stuk uiteindelijk de deur uit gaat, slaakt iedereen een diepe zucht. Het resultaat is niet perfect, maar er ligt tenminste iets. U neemt zich voor dat het de volgende keer allemaal anders moet.

Als het er in uw organisatie zo aan toegaat, hebt u geen enkele reden tot schaamte. Uitgaande van wat ik in de loop der jaren heb gezien, voldoet u aan de benchmark. Maar u laat evengoed wel een boel kansen liggen. (more…)

Bij zakelijke, informatieve teksten is de gulden regel: korter is beter. De lezer – opdrachtgever, leidinggevende, klant, of geïnteresseerde – wil weten waar hij aan toe is. Wat is de aanbeveling of de conclusie van het document, en welke argumenten ondersteunen die conclusie? De rest is in principe ballast. Vooral bij onderzoeksrapporten doet dat soms pijn. U hebt als auteur geen weken of maanden besteed aan uw werk om het resultaat in drie aviertjes op te leveren. Toch? Wat zal de lezer denken dat u al die tijd gedaan hebt?

Het resultaat van die twijfel zien we terug in rapporten die niet alleen een onderbouwde conclusie bevatten, maar ook een verslag van de weg die daarheen geleid heeft. Dat reisverslag lijkt noodzakelijk en het heeft natuurlijk ook met het onderwerp te maken, maar dient vaak vooral om iets te laten zien van de verrichte inspanning. Een opdrachtgever is vaak niet zo geïnteresseerd in de dwaalwegen die de onderzoeker heeft bereisd. (more…)

Een doortimmerd en overtuigend betoog schrijven behoort niet tot de vaardigheden waar mensen van nature voor toegerust zijn. Iedereen die het ooit geprobeerd heeft, kan dat beamen: lopen, eten en slapen gaan ons veel beter af. Bij schrijven worden nogal wat vaardigheden vereist die ons niet zomaar komen aanwaaien. Toch is de situatie niet hopeloos. Door het schrijfproces zo aan te pakken dat het maximaal aansluit bij wat ons brein kan en graag doet, kunnen we het ons aanzienlijk makkelijker maken.

Wat kunnen we van huis uit wel, en wat niet? Mentaal manipuleren met grote hoeveelheden abstracte begrippen van uiteenlopende aard is ons door de evolutie nog niet gegeven. Veel schrijvers beginnen dan ook maar ergens, vanuit de gedachte dat ze er dan wel achter komen wat er klopt en wat niet. Dat is een nogal omslachtige methode, want vaak sneuvelt daarbij meer concepttekst dan er overeind blijft. Maar hij geeft wel een idee van de richting waarin de oplossing ligt: schrijvers willen kunnen zien wat ze denken. (more…)

Eerder schreef ik dat wij mensen door de evolutie nog niet zijn toegerust met de nodige middelen om gemakkelijk te kunnen denken. Ik wil dat begrip ‘denken’ wat toespitsen: het gaat me om de geordende manier van denken die je nodig hebt om een helder betoog op te bouwen, om van argumenten tot conclusies te komen. Het is dus geen wonder dat veel professionals moeite hebben om een overtuigende beleidsnota of een helder memo te produceren.

De cognitieve psychologie houdt zich dan ook graag met schrijfprocessen bezig. Ronald T. Kellogg schrijft op zijn homepage “Een tekst schrijven, zelfs een korte, doet een beroep op een verbluffend scala aan cognitieve en perceptueel-motorische systemen. Schrijven vereist de hoogwaardige denkvaardigheden van probleemoplossen, redeneren en besluiten nemen, het oproepen van algemene kennis en persoonlijke ervaringen uit het langetermijngeheugen, het bijhouden van gedachten en woorden in het kortetermijngeheugen, de perceptueel-cognitieve vaardigheden van het lezen en de perceptueel-motorische vaardigheden van typen of schrijven. (…) De eisen die de taak stelt maken het waarschijnlijk dat goed schrijven en goed denken hand in hand gaan.” (more…)

Al eeuwenlang, zo ongeveer sinds Descartes, zijn wij mensen er trots op dat we kunnen denken. Dat onderscheidt ons van de beesten, nietwaar? Het wordt tijd om die mythe door te prikken. De waarheid is hard, maar het is niet anders. We denken inderdaad, maar we zijn er niet goed in. Een enkele uitzondering daargelaten zijn we stuntelige, onbeholpen denkers. En daar is een goede reden voor: evolutionair gezien beginnen we nog maar net met denken, en we zijn er nog helemaal niet voor toegerust.

In een eerdere bijdrage (zie ‘Biologie’) beschreef ik hoe wij als soort zijn uitgerust met middelen om te overleven in een heel specifieke omgeving. Als je met die kennis naar de geschiedenis kijkt, zie je dat er talloze dingen zijn waar de mens heel goed in is: kindertjes krijgen en die grootbrengen, vechten om de macht of om het mooiste plekje, rijpe vruchten plukken en eten, mossels jagen, dieren spietsen. (more…)

Hebt u zich ooit afgevraagd waarom alle artikelen in de supermarkt zo raar door elkaar staan? Het zou toch veel makkelijker zijn om alles alfabetisch te ordenen. Beginnen bij de aardappelen, de aardappelpuree, en dan via de aardappelschijfjes naar de aardbeien en de aardbeienjam. Onzin natuurlijk, een functionele indeling is veel makkelijker. Maar bij het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit is dat inzicht nog niet doorgedrongen.

Ik leid dat af uit de paginagrote advertenties over de aanwijzing van Natura-2000 gebieden die de afgelopen dagen in alle landelijke dagbladen, plus veel regionale periodieken, verscheen. Die advertentie beslaat een enorme lap tekst, met daarbij een kaartje van Nederland (more…)

De interne structuur van een organisatie spoort vrijwel nooit met de beleving van de buitenwereld. Dat is op zich helemaal niet erg. Bedrijven en overheidsinstellingen doen waar ze goed in zijn en ze organiseren dat op een zo handig mogelijke manier. Het wordt pas een probleem als we vergroeien met onze interne structuur en vergeten dat de buitenwereld niet weet hoe die in elkaar zit. Sterker nog: in de meeste gevallen wil die buitenwereld dat ook helemaal niet weten.

Om binnen en buiten te onderscheiden, zijn de begrippen front office en back office uitgevonden. Het back office is de werkplaats of de fabriek, het front office het loket of de winkel. Vooral dienstverlenende bedrijfstakken (more…)

“Hoe kan ik hier nou concreet over zijn?” verzuchtte een deelnemer aan de training Opgeruimd denken en schrijven tijdens zijn coachingsessie, waarvoor hij een beleidsstuk had ingebracht. “Het is helemaal niet zeker dat we hier überhaupt iets mee gaan doen!” Die vraag leidde tot een boeiende discussie. Het kwam daarbij goed uit dat minstens vier andere deelnemers ook met een beleidstekst aankwamen; en het leuke was dat ze met elkaar het hele spectrum afdekten van voorzichtige verkenning tot implementatievoorstel.

Je zou een heel overzicht kunnen opstellen met de kenmerken van beleidsteksten in opeenvolgende fasen van een project, om schrijvers daarmee houvast te bieden, maar het is veel vruchtbaarder (more…)

Eerder deze week sprak ik met een klant over een grote offerte, waaraan we samenwerken in het kader van een aanbesteding. Mijn contactpersoon is goed bekend met het principe van ‘piramidaal schrijven’ volgens de methode van Barbara Minto. Maar tegelijk gebruikt zijn organisatie een offertesjabloon dat uit categorieën is opgebouwd, ongeveer volgens de volgende lijn: “Uw probleem – Onze visie – Ons voorstel – Onze prijs”.

Varianten op dit thema worden in talloze bedrijven gebruikt. Ze helpen de auteurs van een offerte volledig te zijn, maar ze bieden geen stimulans om de specifieke eigenschappen van het aanbod echt naar voren te halen. (more…)