Eerder deze week sprak ik met een klant over een grote offerte, waaraan we samenwerken in het kader van een aanbesteding. Mijn contactpersoon is goed bekend met het principe van ‘piramidaal schrijven’ volgens de methode van Barbara Minto. Maar tegelijk gebruikt zijn organisatie een offertesjabloon dat uit categorieën is opgebouwd, ongeveer volgens de volgende lijn: “Uw probleem – Onze visie – Ons voorstel – Onze prijs”.

Varianten op dit thema worden in talloze bedrijven gebruikt. Ze helpen de auteurs van een offerte volledig te zijn, maar ze bieden geen stimulans om de specifieke eigenschappen van het aanbod echt naar voren te halen. Als je prijs uiterst concurrerend is, staat dat verstopt in het betreffende hoofdstuk; als je beter gekwalificeerde mensen hebt dan alle concurrenten, zit dat ergens verstopt in “Ons voorstel”.

De ideale oplossing is de offerte werkelijk van de grond af op te bouwen volgens het boxplan, dus met een centrale gedachte die voorop staat en in de diverse onderdelen onderbouwd wordt. Minder ideaal, maar nog steeds een grote vooruitgang, is het om eerst een boxplan te bouwen en aan de hand daarvan het sjabloon in te vullen. Daar kwamen we in dit geval op uit. Of we de aanbesteding winnen? Dat weten we over een paar weken.