In principe wel, maar het effect van geschreven taal hangt er wel van af hoe helder de tekst is. Bij een gesprek kun je nog aan je gesprekspartner vragen ‘Hoe bedoel je dat?’ of ‘Snap je?’ Bij een onduidelijkheid in een contract van vijf jaar geleden dat je voor het eerst ziet, kun je alleen maar denken ‘Wat zouden ze bedoeld kunnen hebben?’

Sta geen willekeur toe in wat gezegd wordt

Die centrale rol van geschreven taal is niet van vandaag of gisteren. De Chinese wijsgeer Confucius (551-479 v. Chr.) schreef in zijn Analecten (ik citeer een Engelse vertaling):

If language is not correct, then what is said is not what is meant; if what is said is not what is meant, then what must be done remains undone; if this remains undone, morals and art will deteriorate; if justice goes astray, the people will stand about in helpless confusion. Hence there must be no arbitrariness in what is said. This matters above everything.

Confucius

Sinds de tijd van Confucius lijkt er niet veel veranderd te zijn. Voor een klant werk ik momenteel aan een module van de cursus Planmatig schrijven die specifiek is toegespitst op het schrijven van resultatenplannen. We maken daarbij een onderscheid tussen doelen (richtinggevend op de langere termijn, in de sfeer van ambities) en resultaten (concreet waarneembare veranderingen en effecten in de praktijk). Die resultaten maken praktisch ‘what is meant’, zodat gedaan wordt wat gedaan moet worden en de medewerkers niet in hopeloze verwarring raken. Die nadruk op concrete resultaten is heel vruchtbaar, maar in de praktijk blijkt het knap lastig om consequent in die termen te denken, zeker in ambtelijke organisaties.

Controleer op onduidelijkheden

Verwarring schuilt in een klein hoekje. Veel onduidelijkheid in teksten vloeit voort uit de aanname dat de lezer over dezelfde kennis beschikt als de schrijver, of dezelfde mening deelt. Je kunt mogelijke misverstanden voorkomen door een schrijfplan of concepttekst te controleren met de volgende vragen:

• Heeft de lezer de kennis om deze tekst te begrijpen zoals ik hem bedoel?
• Heeft hij misschien belangen waardoor hij geneigd is dit anders te lezen? Kan ik mijn beschrijving eenduidiger maken?
• (Indien van toepassing:) Hoe zou iemand die hier niet bij was, over vijf jaar deze tekst lezen? Is er informatie die nu vanzelfsprekend is, maar die later waarschijnlijk vergeten wordt?

Het is altijd nuttig iemand ‘van buiten’ (buiten je afdeling, buiten je organisatie, buiten je werkveld) een tekst te laten lezen, eventueel met deze vragen erbij.

Los van de functionaliteit van de diverse pakketten hangt het nut van mindmapsoftware nu nog vooral af van de intelligentie en vaardigheden van de gebruiker. Met een fantastisch stuk software, maar zonder begrip van logica, ordening of structuur, kom je niet ver. De tijd dat een pakket ingrijpt als de gebruiker ongelijksoortige elementen op hetzelfde niveau rangschikt, zal nog wel even op zich laten wachten. Of wordt dat de eerstvolgende doorbraak?

In de onderstaand video (Engelstalig, nog geen drie minuten) zet Derek Sivers je op een verrassende manier aan het denken over al die ‘volstrekt logische’ manieren om tegen de zaken aan te kijken.

 Voor de praktijk van zakelijke schrijvers is de les dat het altijd de moeite loont om te onderzoeken welke aannames er in je verhaal verborgen zitten, en ze expliciet te maken als je maar enigszins twijfelt of ze wel door je lezer gedeeld worden. Als je de loop van de tekst niet al te veel wilt verstoren, kan dat goed in een voetnoot of in een bijlage. Beter een discussie over je aannames vooraf dan puinruimen als het te laat is.

De beste ideeën ontstaan vaak door de confrontatie van bekende informatie met iets totaal nieuws. Google, om maar eens een voorbeeld te noemen, heeft daar zelfs beleid op gebaseerd.. De ontwikkelaars bij de zoekreus mogen een dag in de week besteden aan dingen waar hun interesse naar uitgaat, ook (of juist) als die geen deel uitmaken van hun functieomschrijving. Google doet dat niet uit liefdadigheid: de twintigprocentsformule heeft al een reeks nieuwe producten en diensten opgeleverd.

Zes onmogelijke dingen, vóór het ontbijt

Ook als je niet direct uit bent op nieuwe producten, bewijs je je brein een dienst door het zo nu en dan te confronteren met ideeën die niet in je denkschema’s passen of met materiaal waar je geen enkel praktisch nut voor ziet. In die zin zijn onze hersenen niet anders dan elk ander deel van ons lichaam. Voor je fysieke conditie is het goed om te bewegen, en sporten is onder andere zo goed omdat het je uitnodigt verder te rekken en te strekken dan wanneer je achter een bureau zit. Ook je brein kun je oprekken. De supercreatieve schrijver Lewis Carroll legt in Through the Looking Glass uit hoe het werkt:

Alice laughed. “There’s no use trying,” she said: “one can’t believe impossible things.”

“I daresay you haven’t had much practice,” said the Queen. “When I was your age, I always did it for half-an-hour a day. Why, sometimes I’ve believed as many as six impossible things before breakfast.”

Een half uur per dag, dat doet me denken aan de slogan ‘Dertig minuten bewegen’. We spreken dus niet voor niets van ‘hersengymnastiek’.

…iets heel moois

‘…met een beetje werk kan er iets heel moois uit groeien,’ schreef ik vorig jaar over Prezi. Ik verbeeld me niet dat ze bij Prezi in Hongarije mijn blog lezen, en ook het verlanglijstje dat ik bij ze heb ingediend zal wel niet doorslaggevend zijn geweest. Maar het is wel een feit dat alles wat ik miste, inmiddels in een of andere vorm in Prezi aanwezig is. Je kunt nu items klonen, waardoor het makkelijker wordt om één lettergrootte voor meerdere teksten te gebruiken. Je kunt items naar voren en naar achteren verplaatsen. Een nieuwe tekst beginnen is een kwestie van dubbelklikken op elke willekeurige plek in de werkruimte. De editor is consistenter en daardoor makkelijker te bedienen. En sinds kort is het zelfs mogelijk om elementen te knippen en plakken tussen verschillende Prezi’s. Kortom: werken met Prezi is meer en meer een feestje.

Licentiebeleid is nu realistischer

Al een tijdje geleden is ook het licentiebeleid van Prezi veranderd. Je kunt nu binnen een gratis account onbeperkt Prezi’s downloaden om ze ook offline te kunnen presenteren – oorspronkelijk mocht dat maar drie maal. Daar staat tegenover dat bij een gratis account al je Prezi’s voor iedereen zichtbaar zijn. Dat is te billijken. Als je vertrouwelijke informatie in je Prezi zet, ben je waarschijnlijk een zakelijke gebruiker en kun je je ook een betaald abonnement veroorloven.

Prezivent in september 2010

Voor wie met Prezi wil leren werken, is er een boek in de maak: Presenteren met Prezi. Het komt uit op 9 september a.s., dus dat is nog even wachten. Rond de lancering wordt een evenement voor Prezianen gelanceerd, het Prezivent (mooi gevonden, die naam). Dat is wel weer interessant, want een van de sprekers is Adam Somlai-Fisscher, de geestelijke vader van het Prezi-interface. Ik ben heel benieuwd hoe hij de toekomst van Prezi ziet en welke mooie dingen hij nog in petto heeft.

Zo schakel je Wonder Wheel in

Ik ga hieronder aan de hand van een voorbeeld demonstreren wat het Wonder Wheel doet. Voor wie mee wil kijken, geef ik eerst even de stappen om Wonder Wheel in te schakelen.

Als je in Google in de standaardweergave een zoekterm invoert, vind je in het scherm met resultaten helemaal bovenin, onder de kop en nog boven het eerste zoekresultaat, in kleine letters de tekst ‘Opties weergeven…’

Klik daarop en er verschijnt links in het scherm een menu. Bijna onderaan in die lijst staat de keuze ‘Wonder Wheel.’ Door daarop te klikken, schakel je het Wonder Wheel in.

Geleide associatie

Als je nu een zoekterm invoert, geeft Google niet alleen de gebruikelijke zoekresultaten maar ook een grafische weergave van andere mogelijke combinaties van zoektermen. Voor de zoekterm ‘WOZ-waarde’ bijvoorbeeld:

Dat plaatje kan me op nieuwe ideeën brengen. Ik kan meer te weten komen over de taxatie waarop de WOZ-waarde van huizen gebaseerd is of direct kijken hoe ik bezwaar indien tegen de taxatie. Maar tot mijn verrassing zie ik ook een verwijzing die suggereert dat er afschrijving mogelijk is op de WOZ-waarde. Dat is helemaal nieuw voor me. Hoe zit dat?

Hier zitten we duidelijk in een meer zakelijke sfeer. Klikken op ‘wet werken aan winst’ geeft een eerste idee van de achterliggende wetgeving. Klikken op ‘fiscale afschrijving’ maakt ook duidelijk dat we hier in een gebied terecht komen dat voor particulieren niet interessant is:

Maar geen paniek: met één muisklik zijn we weer terug waar we begonnen. Het Wonder Wheel helpt je dus associëren, maar doordat het landschap van de gedachtensprongen zichtbaar blijft, loop je minder kans te verdwalen dan met gewoon doorklikken van pagina naar pagina. En als je alleen in grote lijnen weet wat je zoekt op een terrein waar je niet vertrouwd mee bent, kan het zoeken er een stuk makkelijker mee worden.

Ik reed vandaag achter een vrachtauto van Lundia waarop in koeieletters de tekst ‘Kasten en opbergen’ stond. Dat wringt voor mij als een kast op een verzakte vloer, waarvan de deurtjes niet meer open kunnen. Als een piepende la die gesmeerd moet worden. ‘Kasten en kisten’, ‘kasten en dozen’, ‘kasten en planken’: allemaal geen probleem. ‘Ordenen en opbergen’, ‘opbergen en weggooien’, ‘opbergen en vergeten’: niets aan de hand. Maar een zelfstandig naamwoord (kasten) en een werkwoord (opbergen), dat gaat fout. Voor wie dat niet direct meevoelt: bij ‘appels en grasmaaien’ is dat wellicht duidelijker. Een zaak verkoopt appels en grasmaaiers, of ik moet dit weekend in de tuin nog appels plukken en gras maaien.

Tot mijn verbazing staat Lundia niet alleen. Op een fors aantal websites vind ik die rare combinatie, soms in het gezelschap van andere, gezonde paren: bedden en slaapmeubelen, stoelen en banken, schermen en panelen, kasten en opbergen. Gelukkig weet ik wel wat we ermee kunnen doen: kasten en opbergen!

Een goede onderwerpregel vat het bericht samen…

We kennen allemaal de ergernis van reeksen e-mails die onder één onderwerp over en weer gaan terwijl de vlag allang de lading niet meer dekt. Erger nog: er zijn mensen die nooit de moeite lijken te nemen om ‘vanaf nul’ een mail te sturen. Ze pakken gewoon je eerste de beste mail uit hun Postvak In, kan niet schelen waarover, en klikken op ‘Beantwoorden’.

Dat is natuurlijk verwarrend en daardoor tijdrovend. Het dwingt je om elke mail aandachtig te lezen om uit te vinden waar hij over gaat. Mijn aanbeveling is daarom altijd geweest: schrijf in het onderwerpveld een bewering die je mail samenvat. Als het goed is, moet dat kunnen (zie hier waarom). Je kunt iemand dus een mail sturen met als onderwerp ‘Bijeenkomst a.s. maandag begint een uur later’. In die mail kun je dan zo nodig uitleggen waarom en bijvoorbeeld melden dat de plek niet veranderd is. De ontvanger antwoordt dan met een mail die als onderwerp heeft ‘OK - ben er om 14:30 <eom>’. De toevoeging <eom> staat voor end of message en geeft aan dat er in het bericht niets meer staat. Handig: de geadresseerde hoeft dan de mail niet eens meer te openen.

…maar verknipt conversaties

In Gmail en een aantal e-mail clients vinden we tegenwoordig een nieuwe functionaliteit: berichten worden gegroepeerd als ‘conversaties’. Zolang niemand het onderwerpveld wijzigt, blijven het oorspronkelijke bericht en alle reacties daarop netjes bij elkaar in het Postvak In staan. Dat is zo handig dat ik een stuk terughoudender ben geworden met het wijzigen van onderwerpen. Doordat er in Gmail een stukje van de inhoud zichtbaar is, hoef je nog steeds niet elke mail te openen. Als de inhoud van het antwoord begint met ‘OK - ben er om 14:30’ ziet de ontvanger dat in Gmail ook nog direct.

Schakel op tijd om

Het is dus niet zinnig meer om elke mail van zijn eigen onderwerpregel te voorzien. Maar dat betekent nog geen vrijbrief om eindeloos door te breien onder een vlag die de lading niet meer dekt. Dit zijn de vuistregels:

• Begin een conversatie met een inhoudelijke onderwerpregel (haak niet aan op een oude mail die heel ergens anders over gaat).
• Handhaaf die onderwerpregel zolang hij past.
• Zorg dat de kern van reacties in de eerste regel staat, zodat hij ook in Postvak In zichtbaar is. Reageer boven aan een e-mail, liever niet in het midden of aan het eind.
• Wees alert op het moment dat een conversatie van onderwerp verandert, en start dan een nieuwe door het onderwerp te veranderen.

Een beleidsnota is geen schoolopstel

Lachwekkend natuurlijk. We weten dat het kopen van reizen zo niet in zijn werk gaat. De medewerkster zal altijd vragen stellen: waarheen, wanneer, met hoeveel personen, wat mag het kosten? Maar gek genoeg gedragen veel mensen zich precies als de medewerkster in het verhaal als het op schrijven aankomt.

Een cliënt van de denkwerkplaats, beleidsmedewerker in een zorginstelling,  liet me onlangs enkele opdrachten zien die hij van zijn management gekregen had. De lijst begon met ‘Schrijf een beleidsnotitie over …’ en dan volgde een reeks onderwerpen. Bij geen van die onderwerpen was aangegeven waarom erover geschreven moest worden. Het verbaasde me niets dat deze beleidsmedewerker niet op gang kwam met zijn schrijfwerk. Het zou eerder een mirakel geweest zijn als hij er wel iets mee gekund had.

Voor schoolopstellen is het een goede manier om opdrachten te formuleren: ‘Schrijf een opstel over je vakantie’ Maar daar is de docent helemaal niet benieuwd naar de inhoud van je opstel - waar je was en hoe je het vond - maar alleen naar de manier waarop je het opschrijft. Daarom eindigt een lijstje opstelonderwerpen vaak met ‘… of schrijf 500 woorden over een onderwerp naar eigen keuze.’

Schimmige opdrachten leiden tot ellende

In professionele situaties gaat het niet om de schrijfvaardigheid van de auteur, maar om de inhoud die hij aandraagt. ‘Schrijf een beleidsnotitie over domotica’ is dan te vaag. Welke vraag ga je beantwoorden? Een paar mogelijkheden:

• Moeten we iets / moeten we meer met domotica?
• Zijn we op de goede weg met de manier waarop we domotica toepassen?
• Is domotica-technologie een goede manier om op personeelskosten te bezuinigen?
• Er duiken onverwachte consequenties op nu we domotica zijn gaan toepassen. Hoe lossen we die op?
• Hoe overwinnen we de weerstand bij het personeel tegen domotica?
• Hoe gaan we ermee om dat onze domotica de privacyregels overschrijdt?

De lijst zou veel langer kunnen zijn, en wellicht zijn er meerdere vragen aan de orde. Het probleem is dat de beleidsmedewerker bij een vage opdracht zelf aannames moet doen en daarop zijn stuk gaat schrijven. Pas als hij dat indient, blijkt uit de reactie van zijn management wat de werkelijke opdracht was. En meestal was dat natuurlijk een andere. Het resultaat: commentaar, revisies, tijdverlies, frustratie.

Het signaal: onderwerp, geen inhoud

Gelukkig zijn vage opdrachten  makkelijk te herkennen. Als je weet waarover je moet schrijven, maar niet wat, ben je op weg in de richting van de afgrond. Een onmogelijke opdracht komt in essentie neer op ‘Schrijf iets over Onderwerp X’. De woordcombinatie schrijven over moet alarmbellen af laten gaan. Je hebt dan alleen een onderwerp, maar geen inhoud.

Goede opdrachten zijn anders geformuleerd: ‘Verklaar waarom X plotseling een succes is’, ‘Toon aan dat we twintig duizend euro extra nodig hebben om X te laten slagen’, ‘Maak duidelijk dat de paddenstand bedreigd wordt door de opmars van megastallen in onze provincie’, ‘Geef aan waarom onze oplossing beter is dan die van de concurrent’. Daar gaat het opeens weer over inhoud, en dan is het begin niet moeilijk. Of voor de reiziger die op Tenerife terecht kwam terwijl hij liever naar de wintersport gewild had: ‘Leg uit waarom je het invullen van je reis nooit meer aan je reisbureau zult overlaten.’

De wereldwijde pandemie van overgewicht leidt tot allerlei nare ziekten en problemen, dat weten we intussen wel. Als je diabetes krijgt of hart- en vaatproblemen, dan merk je dat. Maar als je geheugen minder goed werkt dan je zou willen, of als je de meest creatieve oplossing van een probleem mist, dan merk je dat niet zo direct. En het ligt ook veel minder voor de hand dat er een relatie met lichaamsbeweging is. Toch is die er.

De goede oude tijd op de savanne…

Het basisontwerp van ons lichaam gaat terug op de tijd dat we ons op de Afrikaanse savanne ontwikkelden tot rechtopgaande zoogdieren. Wetenschappers nemen aan dat onze voorouders daar gemiddeld een kleine twintig kilometer per dag liepen, zeven dagen in de week, op zoek naar voedsel, water en bescherming. Soms in een rustig tempo, en in een sprintje als er acuut gevaar was (en dat kwam elke dag wel een paar keer voor).

Zo’n bewegingspatroon verbetert de doorbloeding van al je organen, inclusief de hersenen. En omgekeerd, met de minimale hoeveelheid beweging die nu gangbaar is komt het brein chronisch voeding en zuurstof tekort.

Een half uur is al genoeg

Om je hersenen in conditie te houden is niet zo heel veel nodig. Er is een berg aan bewijs dat een half uur wandelen, een keer of drie in de week, al een duidelijk verschil maakt. Van kinderen in de schoolgaande leeftijd tot bejaarden is aangetoond dat de geheugenfuncties, het redeneervermogen en het vermogen om problemen op te lossen erop vooruitgaan als ze in beweging komen. Bovendien zijn er ook emotionele voordelen, zoals een vermindering in de aantallen depressies en angststoornissen.

De simpele oplossing

John Medina, die in zijn boek Brain rules uitgebreid ingaat op de voordelen van lichaamsbeweging, schetst de situatie op een indringende manier: “Als je een omgeving moest ontwerpen waarin mensen zo min mogelijk kunnen leren en zo slecht mogelijk kenniswerk kunnen doen, dan zou je op onze moderne scholen en kantoren uitkomen.”

Ik ben beslist met hem eens dat we de zaken niet helemaal in perspectief hebben. Organisaties besteden kapitalen aan kennismanagement, software, organisatieverbetering en trainingen om het intellectuele kapitaal dat ze in huis hebben zo goed mogelijk te benutten. Maar de aantoonbare, significante en gratis verbetering die je krijgt van een blokje-om tussen de middag laten ze liggen.

Medina heeft een loopband op zijn kantoor geïnstalleerd met een steun voor zijn laptop, zodat hij wandelend zijn e-mail kan checken. Dat gaat me wat ver (het doet me denken aan de fitnesscentra waar je op de loopband naar een tv-scherm met een bospad kijkt, terwijl er dennengeur in de ruimte geblazen wordt). Maar het zou een idee zijn om in vergaderzalen loopbanden neer te zetten. Er wordt immers ook al met goede resultaten geëxperimenteerd met staand vergaderen.

Wie zijn brein een dienst wil bewijzen, komt in beweging. Zie voor meer inspiratie de goed gevulde site bij het boek Brain rules.