Getting Things Done met PersonalBrain
PersonalBrain, het eigenzinnige softwarepakket voor informatiebeheer, leent zich op verschillende manieren voor het bijhouden van takenlijsten, acties, projectoverzichten en dergelijke. Getting Things Done is een bekende manier om orde in die materie te brengen. In een recente video legt David Allen, de grondlegger van GTD, uit hoe hij PersonalBrain gebruikt.
Wie GTD toepast en PersonalBrain kent, vraagt zich op zeker moment onvermijdelijk af hoe die twee te combineren zijn. Daar is niet één eenduidig antwoord op, want daar zijn zowel GTD als PersonalBrain te veelzijdig voor. Evengoed is het boeiend om te zien hoe David Allen ermee omgaat. De video op de site van TheBrain duurt meer dan een uur, maar is voor de liefhebber de moeite waard.
Tags: David Allen, GTD, PersonalBrain
02-01-2010 om 2:07
Bedankt voor deze post
Ik zat mij inderdaad af te vragen hoe deze twee te combineren zouden zijn en ik ben benieuwd naar de video.
Maak er wat moois van in 2010
07-08-2010 om 22:05
Dank voor dit stuk op het blog. Het stuk is nog steeds actueel en de vraagstelling ook.
Personal Brain is voor mij de belangrijkste app op mijn Mac. Ik ben tevens tester van de volgende versie van Personal Brain (versie 6). Verder ben ik een trouwe aanhanger van de workflowmanagementaanpak van David Allen (GTD).
Zoals je zegt is Personal Brain zeer veelzijdig en is GTD dat ook.
Als bijdrag aan dit BLOG en voor de dialoog zal ik kort samenvatten hoe ik beide combineer. Dit stukje is overigens niet geschikt voor lezers die nog nooit met Personal Brain of GTD hebben gewerkt.
Starten met Personal Brain was voor mij een start met (ernstig) vallen en opstaan. De mogelijkheden van Personal Brain zijn zo groot, dat je het overzicht kan kwijtraken als je niet goed doordenkt hoe je Personal Brain opbouwt. Uiteindelijk ben ik Personal Brain gaan opbouwen in layers. Elke layer is een zelfstandig netwerk. Mijn Personal Brain bestaat uit een 6-tal unieke netwerken (layers). Elk van deze netwerken is opgebouwd uit ouder- en kinderlinks. Ouder- en kinderlinks zijn in verticale links in Personal Brain.
De netwerken verbind ik onderling met JUMPS. Deze mogelijkheid maakt Personal Brain uniek t.o.v andere Mindmapping apps. JUMPS zijn (horizontale) links tussen twee onderwerpen (THOUGHTS) in verschillende netwerken gecreëerd op 1 scherm.
Wat is het gevolg hiervan?
Het gevolg hiervan is dat je op het scherm altijd boven een THOUGHT de ouders ziet en onder de THOUGHT de kinderen ziet. Links zie vervolgens de JUMPS (in mijn geval de verbinding met andere netwerken). Verder zie je rechts van de TOUGHT de SIBLINGS (neven en nichten). SIBLINGS zijn relaties die via de ouders van een THOUGHT met de TOUGHT zijn verbonden. Ook dit is een uniek kenmerk van Personal Brain.
Hoe werkt dit in de praktijk?
Ik heb maar 1 database van Personal Brain. Dit stelt mij in staat om de mogelijkheden van Personal Brain maximaal te benutten. Personal Brain kan met gemak meer dan 100.000 THOUGHTS aan.
Mijn kernnetwerk bestaat uit GTD. De THOUGHT “GTD” is in Personal Brain mijn thuisgedachte, lees Home. Onder GTD vind je 2 kinderen; een kind Projecten en een kind Afzonderlijk acties. Vervolgens de verdere subindeling van Projecten en Afzonderlijke Acties die je kent uit bijvoorbeeld Omnifocus,
Elke TOUGHT heeft vervolgens TAGS en een TYPE. Via TAGS bepaal ik de prioriteit (Vandaag, Volgende, Wachten op, Later etc.. Verder ken ik via de TAGS ook de review momenten toe alsmede de context. Via TYPE stel ik binnen het GTD-netwerk een TOUGHT in op Actie of Project. Alle TOUGHTS in het GTD-netwerk zijn vervolgens via JUMPS gelinkt aan TOUGHTS in andere netwerken. En daar begint het interessant te worden en toont zich de toegevoegde waarde van Personal Brain boven apps die zich beperken tot GTD!
Wat is voor mij de toegevoegde waarde van Personal Brain?
De creatie van een holistische beeld rondom elke THOUGHT is voor mij toegevoegde waarde van Personal Brain. Mijn Personal Brain kent de volgende netwerken: (1) GTD met type Acties en Projecten (2) Personen, (3) Organisatie(onderdeel), (4) Vergaderingen (een 20-tal Vergaderingen, Stuurgroepen etc.), (5) Interesses (hobbies) en (6) Geografie.
Mijn acties zijn via JUMPS gekoppeld aan deze netwerken. De TOUGHTS in deze netwerken zijn via JUMPS weer verbonden met andere netwerken. Op deze wijze creëert Personal Brain voor mij rondom elke TOUGHT een holistisch beeld.
Wat betekent dit in de praktijk?
Als ik dus een persoon (w.o. mijzelf) selecteer zie je boven deze persoon zijn ouders en zakelijke leidingevenden. Onder deze persoon zie je de kinderen en de zakelijke medewerkers (direct reports). Aan de linkerkant van deze persoon zie je al zijn/haar acties, projecten, persoonlijke netwerken, plaats in de organisatie, vergaderingen waarin hij/zij deelneemt, interesses en de geografische gegevens (prive en zakelijk). Aan de rechterkant van de persoon zie je alle SIBLINGS die via de ouders verbonden zijn met deze persoon.
Het hoeft geen betoog dat zo’n overzicht per THOUGHT indrukwekkend is. Personal Brain presenteert je op deze wijze per THOUGHT alle informatie die op dat moment voor die TOUGHT relevant zijn. Omdat de typering van TOUGHTS via een icoon kan worden getoond (en gesorteerd), blijft het zeer overzichtelijke.
Al met al is voor mij Personal Brain de ultieme MIndmap, waarin GTD als vanzelf zijn plek heeft.
In versie 6 wordt de kalender verder versterkt en wordt de UI nog verder verbeterd.
Ter afsluiting een aantal vragen waarop mijn Personal Brain met een druk op de knop antwoord op geeft:
- wat is het netwerk van een persoon?
- aan welke persoon heb ik wat gedelegeerd en wat doe ikzelf?
- via welke links zijn organisaties onderling verbonden (commissarissen, zakelijke relaties, aandelen)?
- welke persoon spreekt wie in welke vergadering?
- welke personen wonen in dezelfde plaats?
- wie hebben dezelfde interesses?
- welke projecten moet ik deze maand reviewen?
- welke personen zijn betrokken op dezelfde actie om iets gedaan te krijgen?
- welk Bestuurslid zit als Commissaris in welk bedrijf en wie spreekt hij daar nog meer?
- welke documenten en mails zijn er over een bepaald onderwerp beschikbaar op mijn Mac? P.S. De belangrijkste TOUGHTS zijn met 1-klik verbonden met mijn folders incl. OPENMATE op mijn Mac)
Tenslotte: Het allerbelangrijkste voor mij zijn mensen. Alles draait om mensen in deze maatschappij. Mijn Personal Brain verbindt onderwerpen aan mensen en verbindt vervolgens de mensen en hun onderlinge relaties met elkaar.
Tot zover een korte impressie. Personal Brain moet bij je passen. Als dat zo is, dan is Personal Brain “het einde” en ongeëvenaard in zijn mogelijkheden.
08-08-2010 om 12:54
Beste Jan Jaap,
Dank voor je uitgebreide commentaar. Inspirerend om te zien hoe je je Brain op zo’n manier hebt ingericht dat het echt voor je werkt. Je beschrijving demonstreert nog eens wat ik de afgelopen week schreef: de software kan nog zo mooi en krachtig zijn, het is de intelligentie van de gebruiker – het begrip van je eigen processen en werkwijzen – die bepaalt of je er voordeel van hebt. Zonder dat begrip is de kans groot dat je in het woud van features verdwaalt. Aan de basis van jouw implementatie ligt een behoorlijk grondige analyse, dat is wel duidelijk.
Het feit dat Personal Brain zo veel kan en dat je het dus zelf vorm moet geven, is tegelijk de kracht en de zwakke plek van het pakket. Je spreekt, heel herkenbaar, van ‘een start met (ernstig) vallen en opstaan.’ Ik verwacht dat PB, door die lange en steile leercurve, in omvang wel een nicheproduct zal bljven. Voor degenen met wie het klikt, is Personal Brain inderdaad het einde.