“Het zijn de simpele boodschappen die overleven,” schreef ik eerder. Dat geldt niet alleen voor reclameboodschappen, maar ook voor zakelijke teksten. Een goede toets: een document, hoe lang en complex ook, moet in één zin samengevat kunnen worden. Een zin die ook nog eens echt de inhoud van het stuk overbrengt.

Eén kern voor elke zaak

Een mooi voorbeeld deed zich onlangs in een training voor. Een deelneemster worstelde met een brief waarin ze een aantal organisatorische maatregelen moest aankondigen. Ze werkte bij een organisatie die opbouwwerk doet in achterstandswijken. Bij die organisatie zijn jongeren in dienst die met allerlei werkzaamheden wat bijverdienen. De criteria voor wie zo’n bijbaantje mag hebben, worden nu aangescherpt, waardoor een aantal jongeren hun baantje gaan verliezen.

Achter die verandering zit een nieuw beleid, en ze probeerde dat beleid zo duidelijk mogelijk uit te leggen. Een variant van de kernboodschap was “We gaan een nieuw beleid invoeren voor het toewijzen van bijbaantjes.” Correct, maar inhoudelijk zegt het weinig. De consequenties werden al duidelijker in de volgende versie: “Door nieuw beleid verliezen een aantal jongeren hun bijbaantje.” Dat was helemaal waar, maar je kon ook zien dat dit nou niet direct de doelgroep zou aanspreken. Het was ook geen oplossing om het beleid verder te gaan benoemen: er waren verschillende redenen waarom de bijbaantjes stopten, en je zou dan een hele opsomming in de kernzin krijgen. Maar dat inzicht was gelijk wel het begin van de oplossing.

Een jongere wiens bijbaantje stopt, hoeft immers niet het hele beleid uitgelegd te krijgen. Het is genoeg als hij een brief krijgt met de mededeling dat zijn baantje stopt, en waarom. Zijn er drie mogelijke redenen, dan leidt dat tot drie verschillende brieven met elk een eigen kernzin: “Je bijbaantje stopt omdat je te oud bent,” bijvoorbeeld. Daarmee was het probleem opgelost.

Bekijk het als lezer

Wilt u hier wat mee oefenen? Kijk dan eens bij de eerstvolgende memo die in uw inbox belandt of u in één zin kunt weergeven wat de opsteller wil vertellen. In de meeste gevallen lukt dat niet, en dat ligt dan waarschijnlijk niet aan u maar aan de auteur van de memo.

Normaal gaat u als lezer met zo’n stuk zelf aan de gang om er de betekenis van te doorgronden, met een goede kans dat u er een ander verhaal van maakt dan wat de opsteller bedoelde. Het is ironisch dat we dat meestal niet eens doorhebben, zo immuun zijn we geworden voor onsamenhangende teksten. Maar het goede nieuws is dat u er iets aan kunt doen. Als u zorgt dat elk document dat u schrijft één duidelijke boodschap overbrengt, maakt u het leven voor uw lezers makkelijker. Bovendien is de kans een stuk groter dat uw tekst zijn doel bereikt. Eenvoud loont!

Tags: Eenvoud, helder schrijven, kernboodschap, LinkedIn