Een beter rendement van ateliersessies

Ateliersessies zijn een manier om gesprekken te faciliteren tussen gebruikers of belanghebbenden en ontwerpers of ontwikkelaars. Deze werkvorm wordt veel gebruikt bij projecten in de bouw en gebiedsontwikkeling, maar de toepassingsmogelijkheden zijn veel breder.

De gereedschappen van de denkwerkplaats lossen veel van de bezwaren op die kleven aan de traditionele ‘presentatie voor een zaaltje.’

Herkent u een of meer van deze problemen?

• Het gesprek houdt zich niet aan de agenda: het springt van onderwerp naar onderwerp.
• Eerder genomen beslissingen worden opnieuw ter discussie gesteld.
• Goede ideeën komen aan de orde als ze al niet meer inpasbaar zijn.
• Verschillende partijen begrijpen gemaakte afspraken op hun eigen manier.

De denkwerkplaats maakt het proces beter beheersbaar

Een deel van de opgesomde problemen kan voorkomen worden door de puzzelstukjes waar de discussie om draait, zichtbaar te maken, zodat iedereen kan helpen ze op de juiste plaats te leggen. We projecteren gedurende de bijeenkomst de onderwerpen die aan de orde komen, de verschillende meningen daarover, de mogelijke oplossingen met hun voors en tegens, en nieuwe vragen die opduiken, voor iedereen zichtbaar op een scherm voor in de zaal. Daarmee krijgt de discussie als vanzelf meer focus, want iedereen kijkt naar dezelfde structuur. Het landschap van ideeën en mogelijkheden wordt als het ware in kaart gebracht. De losse argumenten en standpunten zijn dan niet langer blokken die chaotisch op een berg liggen, maar elementen die de deelnemers aan de bijeenkomst zinvol kunnen ordenen en stapelen.

Voorbeeld: ateliersessie voor wijkvernieuwing

De agenda voor een ateliersessie geeft aan welke punten ter discussie staan. Antwoorden of mogelijkheden zijn niet ingevuld. Dat kan er zo uitzien (klik op de figuur voor een grotere weergave):

Tijdens de discussie komen allerlei reacties en ideeën aan de orde, die ter plekke in het schema worden genoteerd. Als een opmerking niet past bij het agendapunt dat formeel aan de orde is: geen probleem. Hij krijgt direct elders zijn plek. Als er opmerkingen worden gemaakt die niet bij de agenda aansluiten, wordt daar ook plaats voor gemaakt.
Na afloop van de bijeenkomst kan het schema er als volgt uitzien:

Uiteenlopende toepassingen

Deze techniek kan op verschillende manieren worden ingezet, afhankelijk van de context:

• Bij een brainstorm worden alle ideeën genoteerd. Daarbij kunnen we gelijk al een eerste clustering toepassen.
• Bij voortgangsvergaderingen staat de agenda op het scherm. Wanneer een agendapunt aan de orde komt, is alle gedetailleerde informatie zichtbaar die erbij hoort. Als de vergadering een besluit neemt, wordt dat genoteerd. Daarna vouwt het agendapunt zich weer dicht. Het geheel blijft zo overzichtelijk.
• In keuzesituaties zijn de alternatieven, met de bijbehorende argumenten voor en tegen, duidelijk omschreven en voor iedereen zichtbaar. De discussie gaat dan als vanzelf meer over argumenten en minder over ongrijpbare factoren. Er is achteraf nooit onduidelijkheid over wat er nou precies besloten is: dat is immers ter plekke vastgelegd.

Meer dan brainstorm, mindmap of Powerpoint

Werken met een geprojecteerde denkwerktekening lijkt een beetje op bestaande denk- en presentatietechnieken, maar er zijn een aantal belangrijke verschillen.
Bij brainstorming gaat het om het genereren van nieuwe ideeën of oplossingen. In een geprojecteerde denkwerktekening zijn die ideeën direct voor iedereen zichtbaar. Anders dan bij een brownpapersessie of bij gebruik van een flip-over kunnen ideeën hier heen en weer geschoven worden, dus je kunt ze clusteren. Dit leidt vaak weer tot een nieuwe ideeënstroom.
Bij mindmapping is er een ordening, een soort van hiërarchie, maar die is vaak meer intuïtief dan formeel. Mindmapping nodigt uit tot associatie: alles hangt met alles samen, maar hoe, dat is nog de vraag. Voor veel toepassingen is dat geen probleem, maar een gestructureerde discussie stelt andere eisen. Je wilt geen map van de mind, maar van het feitenlandschap.
Een Powerpointpresentatie is als regel weinig interactief en inflexibel. De spreker zit vast aan zijn slides en kan daar de input van zijn gehoor niet in verwerken. Met een denkwerktekening, die zich ter plekke ontwikkelt, kan dat allemaal wel.

Ziet u de mogelijkheden?

De ondersteuning van ateliersessies is maar één van de mogelijkheden. Ziet u andere toepassingen, of wilt u met ons brainstormen over uw ideeën? Bel dan de denkwerkplaats op 0343 51 72 57, of vul het contactformulier in .