Het is een goede gewoonte om in het onderwerpveld van een e-mail de kern van je bericht te zetten. Maar sinds Gmail berichten in conversaties groepeert, is dat soms wat minder handig.

Een goede onderwerpregel vat het bericht samen…

We kennen allemaal de ergernis van reeksen e-mails die onder één onderwerp over en weer gaan terwijl de vlag allang de lading niet meer dekt. Erger nog: er zijn mensen die nooit de moeite lijken te nemen om ‘vanaf nul’ een mail te sturen. Ze pakken gewoon je eerste de beste mail uit hun Postvak In, kan niet schelen waarover, en klikken op ‘Beantwoorden’.

Dat is natuurlijk verwarrend en daardoor tijdrovend. Het dwingt je om elke mail aandachtig te lezen om uit te vinden waar hij over gaat. Mijn aanbeveling is daarom altijd geweest: schrijf in het onderwerpveld een bewering die je mail samenvat. Als het goed is, moet dat kunnen (zie hier waarom). Je kunt iemand dus een mail sturen met als onderwerp ‘Bijeenkomst a.s. maandag begint een uur later’. In die mail kun je dan zo nodig uitleggen waarom en bijvoorbeeld melden dat de plek niet veranderd is. De ontvanger antwoordt dan met een mail die als onderwerp heeft ‘OK - ben er om 14:30 <eom>’. De toevoeging <eom> staat voor end of message en geeft aan dat er in het bericht niets meer staat. Handig: de geadresseerde hoeft dan de mail niet eens meer te openen.

…maar verknipt conversaties

In Gmail en een aantal e-mail clients vinden we tegenwoordig een nieuwe functionaliteit: berichten worden gegroepeerd als ‘conversaties’. Zolang niemand het onderwerpveld wijzigt, blijven het oorspronkelijke bericht en alle reacties daarop netjes bij elkaar in het Postvak In staan. Dat is zo handig dat ik een stuk terughoudender ben geworden met het wijzigen van onderwerpen. Doordat er in Gmail een stukje van de inhoud zichtbaar is, hoef je nog steeds niet elke mail te openen. Als de inhoud van het antwoord begint met ‘OK - ben er om 14:30’ ziet de ontvanger dat in Gmail ook nog direct.

Schakel op tijd om

Het is dus niet zinnig meer om elke mail van zijn eigen onderwerpregel te voorzien. Maar dat betekent nog geen vrijbrief om eindeloos door te breien onder een vlag die de lading niet meer dekt. Dit zijn de vuistregels:

• Begin een conversatie met een inhoudelijke onderwerpregel (haak niet aan op een oude mail die heel ergens anders over gaat).
• Handhaaf die onderwerpregel zolang hij past.
• Zorg dat de kern van reacties in de eerste regel staat, zodat hij ook in Postvak In zichtbaar is. Reageer boven aan een e-mail, liever niet in het midden of aan het eind.
• Wees alert op het moment dat een conversatie van onderwerp verandert, en start dan een nieuwe door het onderwerp te veranderen.