Alle schrijfadviesboeken en -cursussen hameren erop: vermijd wollige teksten. Maar hoe doe je dat? Oefenen in wollig schrijven is een van de mogelijkheden, en wellicht de leukste.

Hoe wollig wilt u het hebben?

Wollige teksten: je krijgt er geen grip op, je kunt er geen conclusies aan verbinden, je weet niet wie nou wat gaat doen en wanneer, en toch staat het papier vol met woorden die op een of andere manier iets met het onderwerp te maken hebben. In sommige situaties is dat opzet van de auteur. Zo wordt het politici mogelijk om het eens te lijken over dingen waar ze het niet over eens zijn. Het CDA grossiert in dit soort teksten. Maar in veel andere gevallen is het niets meer dan gewoonte, gebrek aan aandacht of aan alternatieven. Veel van de gemeenteambtenaren die ik train, schrijven van nature wollig zonder dat dat een bewuste keuze is. ‘Zo doen we dat altijd. Hoe kan het anders?’

Je kunt dan in de theorie duiken over passieve werkwoordsvormen, nominalisaties en abstracties. Maar je kunt ook een frisse, heldere tekst te pakken nemen en hem ombouwen tot een wollig gedrocht. Naar keuze in ambtenarentaal, in managerspeak, in politieke wolligheid, quasi-wetenschappelijk imponerend of in het specifieke jargon van je eigen organisatie. Als je weet hoe de vijand werkt, weet je ook hoe je hem kunt bestrijden.

Ik ontleen dit idee aan de korte workshop die de School voor Schrijftraining op 18 november gaf aan de leden van TekstNet. ‘Maak deze tekst wollig’ was een opdracht uit de Schrijfcarrousel. En dat deden we. De conclusie van deze exercitie zou resumerend kunnen luiden dat dit instrument, onder kwalificerende omstandigheden, een potentieel waardevolle aanvulling kan vormen op de beschikbare mogelijkheden om schrijfcompetenties naar een hoger plan te tillen.

‘Schrijven is net schilderen,’ zei een workshopdeelnemer vorige week. ‘Je bent de meeste tijd kwijt met de voorbereiding: afbranden, schuren, plamuren en gronden. Daarna is het aflakken een feestje.’

Ik vond het een leuke vergelijking, vooral omdat hij op meer dan één manier opgaat. Neem de tijdbesteding. Bij schilderklussen heb ik me vaak geërgerd omdat ik vier dagen bezig was met al het voorwerk, terwijl het lakken (het ‘echte’ schilderen, vond ik) in minder dan een dag gebeurd was. Bij schrijfwerk komt het ook voor dat ik vier dagen besteed aan briefing, debriefing, research, schrijfplan maken, en toetsing daarvan met de opdrachtgever. Daarna is het ‘echte’ schrijven vaak inderdaad minder dan een dag werk.

Weg met alle oude resten

Een tweede mooie parallel is die van het afbranden. Je wilt de resten van de vorige verflaag niet door je nieuwe werk zien schemeren, net zo min als je de naden rond de geknip-en-plakte stukken tekst wilt herkennen die je gemakshalve hergebruikt. Meedogenloos afbranden dus, dat oude werk.

De volgende overeenkomst is dat het geheim van goed vakwerk in het voortraject zit. Op een goed geprepareerde ondergrond kan ik ook nog wel een verdienstelijke laklaag aanbrengen, maar twee jaar nadat ik mijn krachten op mijn kozijnen had beproefd moest ik er toch een vakman bij halen omdat ik in de voorbereiding fouten gemaakt had.

Er zijn ook mensen die bij ‘Schrijven is net schilderen’ aan literatuur en beeldende kunst denken. Daar zit nog een overeenkomst: zowel bij schrijven als schilderen is er een creatieve en een zakelijke variant, en in beide gevallen worden die soms verward. Zakelijk schrijven heeft meer gemeen met een huis schilderen dan met de productie van literatuur, al is het resultaat bij alle schrijvers een vorm van tekst.

Schilderen is net schrijven

De leukste overeenkomst is wel wat mijn cursist zo mooi zei: het aflakken is een feestje. Als je weet wat je wilt schrijven, als je een goede dragende structuur hebt voor je betoog, als je alle argumenten bij de hand hebt, en als al die stukjes op hun plaats vallen, dan is schrijven een feestje. Een strakke tekst geeft minstens zo veel voldoening als een strak gelakte deur.

Alle organisaties zijn gebouwd op taal. Plannen en afspraken bestaan uit taal, maar ook bij conflicten en misverstanden speelt taal een rol. Veel van die taal is geschreven, van oprichtingsakte tot ontslagbrief. Als het op papier staat, weten we immers waar we aan toe zijn. Toch?

In principe wel, maar het effect van geschreven taal hangt er wel van af hoe helder de tekst is. Bij een gesprek kun je nog aan je gesprekspartner vragen ‘Hoe bedoel je dat?’ of ‘Snap je?’ Bij een onduidelijkheid in een contract van vijf jaar geleden dat je voor het eerst ziet, kun je alleen maar denken ‘Wat zouden ze bedoeld kunnen hebben?’

Sta geen willekeur toe in wat gezegd wordt

Die centrale rol van geschreven taal is niet van vandaag of gisteren. De Chinese wijsgeer Confucius (551-479 v. Chr.) schreef in zijn Analecten (ik citeer een Engelse vertaling):

If language is not correct, then what is said is not what is meant; if what is said is not what is meant, then what must be done remains undone; if this remains undone, morals and art will deteriorate; if justice goes astray, the people will stand about in helpless confusion. Hence there must be no arbitrariness in what is said. This matters above everything.

Confucius

Sinds de tijd van Confucius lijkt er niet veel veranderd te zijn. Voor een klant werk ik momenteel aan een module van de cursus Planmatig schrijven die specifiek is toegespitst op het schrijven van resultatenplannen. We maken daarbij een onderscheid tussen doelen (richtinggevend op de langere termijn, in de sfeer van ambities) en resultaten (concreet waarneembare veranderingen en effecten in de praktijk). Die resultaten maken praktisch ‘what is meant’, zodat gedaan wordt wat gedaan moet worden en de medewerkers niet in hopeloze verwarring raken. Die nadruk op concrete resultaten is heel vruchtbaar, maar in de praktijk blijkt het knap lastig om consequent in die termen te denken, zeker in ambtelijke organisaties.

Controleer op onduidelijkheden

Verwarring schuilt in een klein hoekje. Veel onduidelijkheid in teksten vloeit voort uit de aanname dat de lezer over dezelfde kennis beschikt als de schrijver, of dezelfde mening deelt. Je kunt mogelijke misverstanden voorkomen door een schrijfplan of concepttekst te controleren met de volgende vragen:

• Heeft de lezer de kennis om deze tekst te begrijpen zoals ik hem bedoel?
• Heeft hij misschien belangen waardoor hij geneigd is dit anders te lezen? Kan ik mijn beschrijving eenduidiger maken?
• (Indien van toepassing:) Hoe zou iemand die hier niet bij was, over vijf jaar deze tekst lezen? Is er informatie die nu vanzelfsprekend is, maar die later waarschijnlijk vergeten wordt?

Het is altijd nuttig iemand ‘van buiten’ (buiten je afdeling, buiten je organisatie, buiten je werkveld) een tekst te laten lezen, eventueel met deze vragen erbij.

“Het zijn de simpele boodschappen die overleven,” schreef ik eerder. Dat geldt niet alleen voor reclameboodschappen, maar ook voor zakelijke teksten. Een goede toets: een document, hoe lang en complex ook, moet in één zin samengevat kunnen worden. Een zin die ook nog eens echt de inhoud van het stuk overbrengt.

Eén kern voor elke zaak

Een mooi voorbeeld deed zich onlangs in een training voor. Een deelneemster worstelde met een brief waarin ze een aantal organisatorische maatregelen moest aankondigen. Ze werkte bij een organisatie die opbouwwerk doet in achterstandswijken. Bij die organisatie zijn jongeren in dienst die met allerlei werkzaamheden wat bijverdienen. De criteria voor wie zo’n bijbaantje mag hebben, worden nu aangescherpt, waardoor een aantal jongeren hun baantje gaan verliezen.

Achter die verandering zit een nieuw beleid, en ze probeerde dat beleid zo duidelijk mogelijk uit te leggen. Een variant van de kernboodschap was “We gaan een nieuw beleid invoeren voor het toewijzen van bijbaantjes.” Correct, maar inhoudelijk zegt het weinig. De consequenties werden al duidelijker in de volgende versie: “Door nieuw beleid verliezen een aantal jongeren hun bijbaantje.” Dat was helemaal waar, maar je kon ook zien dat dit nou niet direct de doelgroep zou aanspreken. Het was ook geen oplossing om het beleid verder te gaan benoemen: er waren verschillende redenen waarom de bijbaantjes stopten, en je zou dan een hele opsomming in de kernzin krijgen. Maar dat inzicht was gelijk wel het begin van de oplossing.

Een jongere wiens bijbaantje stopt, hoeft immers niet het hele beleid uitgelegd te krijgen. Het is genoeg als hij een brief krijgt met de mededeling dat zijn baantje stopt, en waarom. Zijn er drie mogelijke redenen, dan leidt dat tot drie verschillende brieven met elk een eigen kernzin: “Je bijbaantje stopt omdat je te oud bent,” bijvoorbeeld. Daarmee was het probleem opgelost.

Bekijk het als lezer

Wilt u hier wat mee oefenen? Kijk dan eens (more…)