De eerste versie van Prezi had een aantal beperkingen waardoor het programma, hoe mooi ook, voor professioneel gebruik tekortschoot. Die zijn inmiddels verholpen. Prezi is nu een volwaardig presentatiemedium, waaromheen zich inmiddels ook een gebruikersgemeenschap begint te ontwikkelen.

…iets heel moois

‘…met een beetje werk kan er iets heel moois uit groeien,’ schreef ik vorig jaar over Prezi. Ik verbeeld me niet dat ze bij Prezi in Hongarije mijn blog lezen, en ook het verlanglijstje dat ik bij ze heb ingediend zal wel niet doorslaggevend zijn geweest. Maar het is wel een feit dat alles wat ik miste, inmiddels in een of andere vorm in Prezi aanwezig is. Je kunt nu items klonen, waardoor het makkelijker wordt om één lettergrootte voor meerdere teksten te gebruiken. Je kunt items naar voren en naar achteren verplaatsen. Een nieuwe tekst beginnen is een kwestie van dubbelklikken op elke willekeurige plek in de werkruimte. De editor is consistenter en daardoor makkelijker te bedienen. En sinds kort is het zelfs mogelijk om elementen te knippen en plakken tussen verschillende Prezi’s. Kortom: werken met Prezi is meer en meer een feestje.

Licentiebeleid is nu realistischer

Al een tijdje geleden is ook het licentiebeleid van Prezi veranderd. Je kunt nu binnen een gratis account onbeperkt Prezi’s downloaden om ze ook offline te kunnen presenteren – oorspronkelijk mocht dat maar drie maal. Daar staat tegenover dat bij een gratis account al je Prezi’s voor iedereen zichtbaar zijn. Dat is te billijken. Als je vertrouwelijke informatie in je Prezi zet, ben je waarschijnlijk een zakelijke gebruiker en kun je je ook een betaald abonnement veroorloven.

Prezivent in september 2010

Voor wie met Prezi wil leren werken, is er een boek in de maak: Presenteren met Prezi. Het komt uit op 9 september a.s., dus dat is nog even wachten. Rond de lancering wordt een evenement voor Prezianen gelanceerd, het Prezivent (mooi gevonden, die naam). Dat is wel weer interessant, want een van de sprekers is Adam Somlai-Fisscher, de geestelijke vader van het Prezi-interface. Ik ben heel benieuwd hoe hij de toekomst van Prezi ziet en welke mooie dingen hij nog in petto heeft.

Google blijft leuke dingen bedenken voor de mensen. Sinds mei 2009 is de zoekmachine uitgebreid met het Wonder Wheel, een mindmap-achtige manier om zoektermen in clusters te presenteren en daarmee dus ook mogelijke zoekresultaten te groeperen. Klinkt dat ingewikkeld? In dit geval is een plaatje wel een paar honderd woorden waard.

Zo schakel je Wonder Wheel in

Ik ga hieronder aan de hand van een voorbeeld demonstreren wat het Wonder Wheel doet. Voor wie mee wil kijken, geef ik eerst even de stappen om Wonder Wheel in te schakelen.

Als je in Google in de standaardweergave een zoekterm invoert, vind je in het scherm met resultaten helemaal bovenin, onder de kop en nog boven het eerste zoekresultaat, in kleine letters de tekst ‘Opties weergeven…’

Klik daarop en er verschijnt links in het scherm een menu. Bijna onderaan in die lijst staat de keuze ‘Wonder Wheel.’ Door daarop te klikken, schakel je het Wonder Wheel in.

Geleide associatie

Als je nu een zoekterm invoert, geeft Google niet alleen de gebruikelijke zoekresultaten maar ook een grafische weergave van andere mogelijke combinaties van zoektermen. Voor de zoekterm ‘WOZ-waarde’ bijvoorbeeld:

Dat plaatje kan me op nieuwe ideeën brengen. Ik kan meer te weten komen over de taxatie waarop de WOZ-waarde van huizen gebaseerd is of direct kijken hoe ik bezwaar indien tegen de taxatie. Maar tot mijn verrassing zie ik ook (more…)

Om zaken en begrippen te kunnen combineren, moeten ze binnen één categorie te vatten zijn. Appels en peren vergelijken is geen probleem; dat is allemaal fruit. Maar appels en grasmaaien, dat wordt lastiger. Net als kasten en opbergen.

Ik reed vandaag achter een vrachtauto van Lundia waarop in koeieletters de tekst ‘Kasten en opbergen’ stond. Dat wringt voor mij als een kast op een verzakte vloer, waarvan de deurtjes niet meer open kunnen. Als een piepende la die gesmeerd moet worden. ‘Kasten en kisten’, ‘kasten en dozen’, ‘kasten en planken’: allemaal geen probleem. ‘Ordenen en opbergen’, ‘opbergen en weggooien’, ‘opbergen en vergeten’: niets aan de hand. Maar een zelfstandig naamwoord (kasten) en een werkwoord (opbergen), dat gaat fout. Voor wie dat niet direct meevoelt: bij ‘appels en grasmaaien’ is dat wellicht duidelijker. Een zaak verkoopt appels en grasmaaiers, of ik moet dit weekend in de tuin nog appels plukken en gras maaien.

Tot mijn verbazing staat Lundia niet alleen. Op een fors aantal websites vind ik die rare combinatie, soms in het gezelschap van andere, gezonde paren: bedden en slaapmeubelen, stoelen en banken, schermen en panelen, kasten en opbergen. Gelukkig weet ik wel wat we ermee kunnen doen: kasten en opbergen!

Het is een goede gewoonte om in het onderwerpveld van een e-mail de kern van je bericht te zetten. Maar sinds Gmail berichten in conversaties groepeert, is dat soms wat minder handig.

Een goede onderwerpregel vat het bericht samen…

We kennen allemaal de ergernis van reeksen e-mails die onder één onderwerp over en weer gaan terwijl de vlag allang de lading niet meer dekt. Erger nog: er zijn mensen die nooit de moeite lijken te nemen om ‘vanaf nul’ een mail te sturen. Ze pakken gewoon je eerste de beste mail uit hun Postvak In, kan niet schelen waarover, en klikken op ‘Beantwoorden’.

Dat is natuurlijk verwarrend en daardoor tijdrovend. Het dwingt je om elke mail aandachtig te lezen om uit te vinden waar hij over gaat. Mijn aanbeveling is daarom altijd geweest: schrijf in het onderwerpveld een bewering die je mail samenvat. Als het goed is, moet dat kunnen (zie hier waarom). Je kunt iemand dus een mail sturen met als onderwerp ‘Bijeenkomst a.s. maandag begint een uur later’. In die mail kun je dan zo nodig uitleggen waarom en bijvoorbeeld melden dat de plek niet veranderd is. De ontvanger antwoordt dan met een mail die als onderwerp heeft ‘OK – ben er om 14:30 <eom>’. De toevoeging <eom> staat voor end of message en geeft aan dat er in het bericht niets meer staat. Handig: de geadresseerde hoeft dan de mail niet eens meer te openen.

…maar verknipt conversaties

In Gmail en een aantal e-mail clients vinden we tegenwoordig een nieuwe functionaliteit: berichten worden gegroepeerd als ‘conversaties’. Zolang niemand het onderwerpveld wijzigt, blijven het oorspronkelijke bericht en alle reacties daarop netjes bij elkaar in het Postvak In staan. Dat is zo handig dat ik een stuk terughoudender ben geworden met het wijzigen van onderwerpen. Doordat er in Gmail een stukje van de inhoud zichtbaar is, hoef je nog steeds niet elke mail te openen. Als de inhoud van het antwoord begint met ‘OK – ben er om 14:30’ ziet de ontvanger dat in Gmail ook nog direct.

Schakel op tijd om

Het is dus niet zinnig meer om elke mail van zijn eigen onderwerpregel te voorzien. Maar dat betekent nog geen vrijbrief om eindeloos door te breien onder een vlag die de lading niet meer dekt. Dit zijn de vuistregels:

• Begin een conversatie met een inhoudelijke onderwerpregel (haak niet aan op een oude mail die heel ergens anders over gaat).
• Handhaaf die onderwerpregel zolang hij past.
• Zorg dat de kern van reacties in de eerste regel staat, zodat hij ook in Postvak In zichtbaar is. Reageer boven aan een e-mail, liever niet in het midden of aan het eind.
• Wees alert op het moment dat een conversatie van onderwerp verandert, en start dan een nieuwe door het onderwerp te veranderen.

Stapt een man een reisbureau binnen en zegt tegen de dame achter de balie, ‘Mag ik een reis van u?’ De medewerkster gaat een paar minuten bezig met haar computer. Daarna begint de printer te zoemen; de reispapieren en de factuur komen eruit. “Dat is dan negenhonderdveertien euro,’ zegt ze. De man rekent af en gaat tevreden met zijn reis naar buiten.

Een beleidsnota is geen schoolopstel

Lachwekkend natuurlijk. We weten dat het kopen van reizen zo niet in zijn werk gaat. De medewerkster zal altijd vragen stellen: waarheen, wanneer, met hoeveel personen, wat mag het kosten? Maar gek genoeg gedragen veel mensen zich precies als de medewerkster in het verhaal als het op schrijven aankomt.

Een cliënt van de denkwerkplaats, beleidsmedewerker in een zorginstelling,  liet me onlangs enkele opdrachten zien die hij van zijn management gekregen had. De lijst begon met ‘Schrijf een beleidsnotitie over …’ en dan volgde een reeks onderwerpen. Bij geen van die onderwerpen was aangegeven waarom erover geschreven moest worden. Het verbaasde me niets dat deze beleidsmedewerker niet op gang kwam met zijn schrijfwerk. Het zou eerder een mirakel geweest zijn als hij er wel iets mee gekund had.

Voor schoolopstellen is het een goede manier om opdrachten te formuleren: ‘Schrijf een opstel over je vakantie’ Maar daar is de docent helemaal niet benieuwd naar de inhoud van je opstel – waar je was en hoe je het vond – maar alleen naar de manier waarop je het opschrijft. Daarom eindigt een lijstje opstelonderwerpen vaak met ‘… of schrijf 500 woorden over een onderwerp naar eigen keuze.’

Schimmige opdrachten leiden tot ellende

In professionele situaties gaat het niet om de schrijfvaardigheid van de auteur, maar om de inhoud die hij aandraagt. ‘Schrijf een beleidsnotitie over domotica’ is dan te vaag. Welke vraag ga je beantwoorden? Een paar mogelijkheden:

• Moeten we iets / moeten we meer met domotica?
• Zijn we op de goede weg met de manier waarop we domotica toepassen?
• Is domotica-technologie een goede manier om op personeelskosten te bezuinigen?
• Er duiken onverwachte consequenties op nu we domotica zijn gaan toepassen. Hoe lossen we die op?
• Hoe overwinnen we de weerstand bij het personeel tegen domotica?
• Hoe gaan we ermee om dat onze domotica de privacyregels overschrijdt?

De lijst zou veel langer kunnen zijn, en wellicht zijn er meerdere vragen aan de orde. Het probleem is dat de beleidsmedewerker bij een vage opdracht zelf aannames moet doen en daarop zijn stuk gaat schrijven. Pas als hij dat indient, blijkt uit de reactie van zijn management wat de werkelijke opdracht was. En meestal was dat natuurlijk een andere. Het resultaat: commentaar, revisies, tijdverlies, frustratie.

Het signaal: onderwerp, geen inhoud

Gelukkig zijn vage opdrachten  makkelijk te herkennen. Als je weet waarover je moet schrijven, maar niet wat, ben je op weg in de richting van de afgrond. Een onmogelijke opdracht komt in essentie neer op ‘Schrijf iets over Onderwerp X’. De woordcombinatie schrijven over moet alarmbellen af laten gaan. Je hebt dan alleen een onderwerp, maar geen inhoud.

Goede opdrachten zijn anders geformuleerd: ‘Verklaar waarom X plotseling een succes is’, ‘Toon aan dat we twintig duizend euro extra nodig hebben om X te laten slagen’, ‘Maak duidelijk dat de paddenstand bedreigd wordt door de opmars van megastallen in onze provincie’, ‘Geef aan waarom onze oplossing beter is dan die van de concurrent’. Daar gaat het opeens weer over inhoud, en dan is het begin niet moeilijk. Of voor de reiziger die op Tenerife terecht kwam terwijl hij liever naar de wintersport gewild had: ‘Leg uit waarom je het invullen van je reis nooit meer aan je reisbureau zult overlaten.’

De evolutie is er nog niet in geslaagd onze stofwisseling aan te passen aan het zittende bestaan dat de meesten van ons leiden. Dat verklaart grotendeels de toename van overgewicht en daaraan verbonden ziekten. Maar we realiseren ons minder dat onze hersenen ook niet gemaakt zijn om hun dag bovenop een zittend lichaam door te brengen. Met meer beweging denken we beter.

De wereldwijde pandemie van overgewicht leidt tot allerlei nare ziekten en problemen, dat weten we intussen wel. Als je diabetes krijgt of hart- en vaatproblemen, dan merk je dat. Maar als je geheugen minder goed werkt dan je zou willen, of als je de meest creatieve oplossing van een probleem mist, dan merk je dat niet zo direct. En het ligt ook veel minder voor de hand dat er een relatie met lichaamsbeweging is. Toch is die er.

De goede oude tijd op de savanne…

Het basisontwerp van ons lichaam gaat terug op de tijd dat we ons op de Afrikaanse savanne ontwikkelden tot rechtopgaande zoogdieren. Wetenschappers nemen aan dat onze voorouders daar gemiddeld een kleine twintig kilometer per dag liepen, zeven dagen in de week, op zoek naar voedsel, water en bescherming. Soms in een rustig tempo, en in een sprintje als er acuut gevaar was (en dat kwam elke dag wel een paar keer voor).

Zo’n bewegingspatroon verbetert de doorbloeding van al je organen, inclusief de hersenen. En omgekeerd, met de minimale hoeveelheid beweging die nu gangbaar is komt het brein chronisch voeding en zuurstof tekort.

Een half uur is al genoeg

Om je hersenen in conditie te houden is niet zo heel veel nodig. Er is een berg aan bewijs dat een half uur wandelen, een keer of drie in de week, al een duidelijk verschil maakt. Van kinderen in de schoolgaande leeftijd tot bejaarden is aangetoond dat de geheugenfuncties, het redeneervermogen en het vermogen om problemen op te lossen erop vooruitgaan als ze in beweging komen. Bovendien zijn er ook emotionele voordelen, zoals een vermindering in de aantallen depressies en angststoornissen.

De simpele oplossing

John Medina, die in zijn boek Brain rules uitgebreid ingaat op de voordelen van lichaamsbeweging, schetst de situatie op een indringende manier: “Als je een omgeving moest ontwerpen waarin mensen zo min mogelijk kunnen leren en zo slecht mogelijk kenniswerk kunnen doen, dan zou je op onze moderne scholen en kantoren uitkomen.”

Ik ben beslist met hem eens dat we de zaken niet helemaal in perspectief hebben. Organisaties besteden kapitalen aan kennismanagement, software, organisatieverbetering en trainingen om het intellectuele kapitaal dat ze in huis hebben zo goed mogelijk te benutten. Maar de aantoonbare, significante en gratis verbetering die je krijgt van een blokje-om tussen de middag laten ze liggen.

Medina heeft een loopband op zijn kantoor geïnstalleerd met een steun voor zijn laptop, zodat hij wandelend zijn e-mail kan checken. Dat gaat me wat ver (het doet me denken aan de fitnesscentra waar je op de loopband naar een tv-scherm met een bospad kijkt, terwijl er dennengeur in de ruimte geblazen wordt). Maar het zou een idee zijn om in vergaderzalen loopbanden neer te zetten. Er wordt immers ook al met goede resultaten geëxperimenteerd met staand vergaderen.

Wie zijn brein een dienst wil bewijzen, komt in beweging. Zie voor meer inspiratie de goed gevulde site bij het boek Brain rules.

Zintuiglijke woordcombinaties (kakelvers, scharrelkip) blijven me bezighouden, vooral als ze los raken van de oorspronkelijke associatie. Kraakhelder past ook in die categorie. Een collega, van wie ik overigens op copywritinggebied nog het nodige kon leren, schreef zonder enige bedenking over ‘kraakheldere documenten’. Ik krijg dat niet pijnvrij uit mijn toetsenbord.

Het probleem is dat kraakhelder’ voor mij met schoonheid (in de zin van ‘niet vies’) te maken heeft. Ik vind Van Dale daarbij aan mijn zijde: ‘uitermate schoon’. Dat zegt overigens niet zo veel, want woordenboeken lopen per definitie achter de feiten aan. Ik weet niet hoe het woord ontstaan is, maar mijn associatie gaat in de richting van krakend gesteven, in de zon gebleekte witte was.

Horen en zien

Het verwarrende aspect is volgens mij dat kraak- met geluid te maken heeft, terwijl helder visueel bedoeld was. Ik heb weinig moeite met een ‘kraakheldere nacht’, terwijl dat volgens Van Dale ook niet correct is. De associatie met ‘Het vriest dat het kraakt’ is gewoon te sterk. Maar andere woordcombinaties die ik tegenkom, gaan me echt te ver. ‘Kraakhelder vijverwater’ bijvoorbeeld – ja, als het stevig gevroren heeft. Of ‘kraakheldere bouillon’. Heldere bouillon is bekend, maar kraakheldere? Misschien als de kok kraakbeen meekookt.

Helemaal mooi wordt het als leveranciers audio- en telefoonapparatuur beschrijven. Siemens zegt van de Gigaset-telefoon: ‘kraakhelder geluid’. Het is helder wat ze bedoelen, maar bij een ongestoorde verbinding hoort natuurlijk juist géén gekraak. Ook Lexmark maakt het bont: een printer levert ‘kraakheldere zwarte tekst’. Daarmee zijn we wel heel ver weg van die witte gesteven lakens…

Om redenen die ik niet begrijp, is de kippenren een dankbare bron van nieuwe woordvormingen. Na kakelvers hadden we immers ook scharrelkip en scharrelei. (Ik ga hier even niet in op de vraag wie van de twee er het eerst was.)

Scharrelkip is een mooie tekstuele vondst: je ziet onmddellijk een vrije, blije kip voor je die lekker haar kostje bij elkaar scharrelt en daarna vrolijk een scharrelei legt. Het voorvoegsel scharrel- is zo sterk dat het al heel snel voor andere combinaties gebruikt werd. Scharrelvlees belooft vrolijk vlees van een dier dat een goed leven gehad heeft. Het leefde bij een scharrelboer en werd daarna  geslacht door een vrolijke scharrelslager.

Dat is opmerkelijk, want zonder deze voorgeschiedenis zou een scharrelslager een slager zijn die het niet zo nauw nam met regels en voorschriften; hij scharrelde immers maar wat, en had wellicht niet eens een diploma. Maar het verhaal ging verder. Scharrelvarken lag voor de hand, want varkens scharrelen inderdaad als ze daarvoor de gelegenheid krijgen. Ook scharrelkoe wordt gebruikt, en dat is al merkwaardiger. Een koe graast immers, gescharrel is haar vreemd. Scharrelkoeien geven onvermijdelijk scharrelmelk en aan het einde van de rit scharrelleer. En dan is het hek van de dam: vijf minuutjes scharrelen op Google levert treffers op onder andere scharrelschapen, scharrelhoning, scharrelpaling en scharrelspinnen.

De taal is een Darwiniaans strijdtoneel. Een woord of woorddeel dat in een behoefte voorziet, overleeft en plant zich vrolijk voort. Zo moet het ook, met scharrelwoorden.

Het gereedschap dat we gebruiken bij ordenen, denken en schrijven heeft een grotere invloed op het resultaat dan we ons meestal bewust zijn. Een groter bureaublad leidt tot grotere ideeën en met twee monitors zie je meer. Zonder whiteboard, ontdekte ik deze week, stromen de ideeën bij mij minder makkelijk.

In mijn kantoor heb ik jaren geleden een flink formaat whiteboard opgehangen. In eerste instantie was dat vooral bedoeld om schrijfplannen op te ontwerpen en discussies met klanten te visualiseren. Die functie heeft het nog steeds, maar daarnaast is het ook een soort parkeerplaats geworden voor ideeën, acties en ‘los grut’. Het staat (nouja, hangt) altijd paraat en het neerkrabbelen van iets dat me te binnen schiet kost nooit meer dan een paar seconden. Minder dan een papiertje opzoeken en een pen pakken. Bovendien hangt het op een plek waar ik het vele malen per dag zie: naast de deur, op ooghoogte.

Kleine verschillen, grote gevolgen

Door omstandigheden moest ik mijn whiteboard een tijdje ergens anders inzetten. “Geen probleem,” zou je denken, “met een vel papier en een pen kom je een heel eind.” Maar dat valt tegen. Het papier dwingt (more…)

“Het zijn de simpele boodschappen die overleven,” schreef ik eerder. Dat geldt niet alleen voor reclameboodschappen, maar ook voor zakelijke teksten. Een goede toets: een document, hoe lang en complex ook, moet in één zin samengevat kunnen worden. Een zin die ook nog eens echt de inhoud van het stuk overbrengt.

Eén kern voor elke zaak

Een mooi voorbeeld deed zich onlangs in een training voor. Een deelneemster worstelde met een brief waarin ze een aantal organisatorische maatregelen moest aankondigen. Ze werkte bij een organisatie die opbouwwerk doet in achterstandswijken. Bij die organisatie zijn jongeren in dienst die met allerlei werkzaamheden wat bijverdienen. De criteria voor wie zo’n bijbaantje mag hebben, worden nu aangescherpt, waardoor een aantal jongeren hun baantje gaan verliezen.

Achter die verandering zit een nieuw beleid, en ze probeerde dat beleid zo duidelijk mogelijk uit te leggen. Een variant van de kernboodschap was “We gaan een nieuw beleid invoeren voor het toewijzen van bijbaantjes.” Correct, maar inhoudelijk zegt het weinig. De consequenties werden al duidelijker in de volgende versie: “Door nieuw beleid verliezen een aantal jongeren hun bijbaantje.” Dat was helemaal waar, maar je kon ook zien dat dit nou niet direct de doelgroep zou aanspreken. Het was ook geen oplossing om het beleid verder te gaan benoemen: er waren verschillende redenen waarom de bijbaantjes stopten, en je zou dan een hele opsomming in de kernzin krijgen. Maar dat inzicht was gelijk wel het begin van de oplossing.

Een jongere wiens bijbaantje stopt, hoeft immers niet het hele beleid uitgelegd te krijgen. Het is genoeg als hij een brief krijgt met de mededeling dat zijn baantje stopt, en waarom. Zijn er drie mogelijke redenen, dan leidt dat tot drie verschillende brieven met elk een eigen kernzin: “Je bijbaantje stopt omdat je te oud bent,” bijvoorbeeld. Daarmee was het probleem opgelost.

Bekijk het als lezer

Wilt u hier wat mee oefenen? Kijk dan eens (more…)