Visualisatiesoftware wordt meer en meer gebruikt om beslissingen te nemen. Een groep betrokkkenen stelt, al pratend en onderzoekend, een diagram op waarin de belangrijkste alternatieven met hun voors en tegens zichtbaar worden. De kern daarvan is meestal helder genoeg, maar aan de uiteinden van de ‘zijtakken’ kan het behoorlijk druk worden. Wat doe je daarmee als er verwacht wordt dat er naast het diagram ook nog een tekst komt als beslisdocument?

De kracht van een diagram is dat het in één oogopslag laat zien hoe de zaak in elkaar zit, zeker als je die goedgevulde uiteinden netjes dichtvouwt. Veel software biedt de mogelijkheid om vervolgens van bijvoorbeeld een mindmap een Worddocument te maken, maar daarbij gaat dat overzicht als regel verloren. Mogelijkheid Een begint dan op pagina 3 en loopt door tot pagina 10 (of 50 of nog meer), en daar verschijnt Mogelijkheid Twee pas. Vergelijken is bladeren is zoeken.

Hou de kern zichtbaar

De oplossing is om zo veel mogelijk alleen de redenering in het document op te nemen, en alle ondersteunende informatie naar bijlagen te verbannen. Die ondersteunende feiten kun je niet missen, maar dat wil niet zeggen dat alle lezers ze nodig hebben. Hoe korter het hoofddocument, hoe makkelijker de redenering of afweging te volgen is. Wie wil weten hoe een en ander tot stand gekomen is, kan in de bijlagen terecht. Zie een korte, kernachtige tekst als de populaire versie van een rapport, tot stand gekomen zonder de impopulaire versie te schrijven.

In sommige kringen is dat even slikken: een rapport van maar tien pagina’s komt toch niet betrouwbaar over? Dat hangt er maar net van af wie de lezer is. Voor veelbeslissers en meelezers is het een zegen als ze in minimale tijd de kern van de zaak gepresenteerd krijgen. Als een document gewicht moet ontlenen aan zijn dikte, is er ergens iets mis.