Beter hard geblazen dan de mond gebrand

Geplaatst op 14-08-2012

In gesprekken gebruiken we soms zonder het te merken allerlei spreekwoorden en gezegden. Iedereen heeft zo zijn stokpaardjes, niet? Bij presentaties vormen ze vaak een luchtige noot. Maar in zakelijke tekst is het oppassen geblazen met die vertrouwde zinnetjes.

Zakelijke teksten zijn bedoeld om te informeren of te overtuigen. U zult mij niet horen beweren dat ze daarom saai zouden moeten zijn. Dat niet, maar wel ter zake. Een gezegde dat in gesproken conversatie nauwelijks opvalt, kan op papier veel meer aandacht trekken dan het verdient, ook als het maar een klein stukje boven het maaiveld uitsteekt. U kunt te maken hebben met lezers die, bijvoorbeeld door een allochtone afkomst, het Nederlands beheersen maar nou net die ene uitdrukking niet kennen. Dan gaat u mooi de mist in.

Een tweede gevaar is dat u zelf een bok schiet, bijvoorbeeld door twee uitdrukkingen door elkaar te halen. Afgelopen zaterdag werd in de Volkskrant het dilemma beschreven van een groep die moest ‘kiezen tussen twee vuren’. Bij twijfel niet inhalen: als u niet heel zeker bent van het gezegde dat u gebruikt, gebruik het dan niet. Voorzichtigheid is immers de moeder van de porseleinkast.

(En voordat mijn mailbox volstroomt met commentaar: Ja, die van dat maaiveld hierboven kon eigenlijk ook niet. Ik weet het.)

Pas op met metaforen in zakelijke tekst

Geplaatst op 20-07-2012

Hetzelfde stijlmiddel dat literair proza aantrekkelijk maakt, kan funest zijn in een zakelijke context.

Sheila Sitalsing schreef in de Volkskrant van vanochtend een column over de komkommertijd. Na een lange opsomming van komkommertijdsymptomen (‘Als je denkt dat je mailbox kapot is, omdat er zelfs geen reclame voor HEMA-fotoboeken meer binnenkomt…’) Lees verder »

Hoe wolliger, hoe beter

Geplaatst op 24-11-2011

Alle schrijfadviesboeken en -cursussen hameren erop: vermijd wollige teksten. Maar hoe doe je dat? Oefenen in wollig schrijven is een van de mogelijkheden, en wellicht de leukste.

Wollig is goed!

Hoe wollig wilt u het hebben?

Wollige teksten: je krijgt er geen grip op, je kunt er geen conclusies aan verbinden, je weet niet wie nou wat gaat doen en wanneer, en toch staat het papier vol met woorden die op een of andere manier iets met het onderwerp te maken hebben. In sommige situaties is dat opzet van de auteur. Zo wordt het politici mogelijk om het eens te lijken over dingen waar ze het niet over eens zijn. Het CDA grossiert in dit soort teksten. Maar in veel andere gevallen is het niets meer dan gewoonte, gebrek aan aandacht of aan alternatieven. Veel van de gemeenteambtenaren die ik train, schrijven van nature wollig zonder dat dat een bewuste keuze is. ‘Zo doen we dat altijd. Hoe kan het anders?’

Je kunt dan in de theorie duiken over passieve werkwoordsvormen, nominalisaties en abstracties. Maar je kunt ook een frisse, heldere tekst te pakken nemen en hem ombouwen tot een wollig gedrocht. Naar keuze in ambtenarentaal, in managerspeak, in politieke wolligheid, quasi-wetenschappelijk imponerend of in het specifieke jargon van je eigen organisatie. Als je weet hoe de vijand werkt, weet je ook hoe je hem kunt bestrijden.

Ik ontleen dit idee aan de korte workshop die de School voor Schrijftraining op 18 november gaf aan de leden van TekstNet. ‘Maak deze tekst wollig’ was een opdracht uit de Schrijfcarrousel. En dat deden we. De conclusie van deze exercitie zou resumerend kunnen luiden dat dit instrument, onder kwalificerende omstandigheden, een potentieel waardevolle aanvulling kan vormen op de beschikbare mogelijkheden om schrijfcompetenties naar een hoger plan te tillen.

‘Mijn collega heeft er nog even naar gekeken…’

Geplaatst op 08-11-2011

Het is de boze droom van elke tekstschrijver. Je bent al een tijdje met een klant aan het werk aan een tekst en het punt is bereikt dat het alleen nog over kleine details gaat. Dan komt dat mailtje: ‘Ik heb er nog even een collega naar laten kijken en hij had een paar opmerkingen. Zie hieronder.’

‘Hieronder’ gaat het dan niet over een enkel woordje maar over het totale concept. Als het tegenzit, laat de klant twee of drie collega’s meelezen en krijg je drie tegenstrijdige reacties.

Landhuis: kan het anders?

"Mooi huis. Maar kan het niet smaller? En dan met een rieten dak?"

Tekstschrijvers hebben het op dit punt lastiger dan architecten, om maar een vergelijkbare creatieve beroepsgroep te noemen. De aannemer is bezig de steigers weg te halen, de schilders zijn binnen aan het werk in het nieuwe huis, en dan zegt de opdrachtgever ‘Ik heb mijn zwager gevraagd wat hij ervan vindt. Hij houdt meer van bungalows. Dus kan die bovenetage er niet nog even af?’

Het probleem is dat het lijkt alsof tekst altijd nog veranderd kan worden. Een kwestie van knippen, plakken en bijschrijven toch? De muren van dat nieuwbouwhuis staan er heel solide, daar blijf je wel vanaf. Maar zo’n paar zinnen zijn met een muisklik verdwenen. Wat is het probleem?

Eerst kiezen, dan schrijven…

Het probleem is dat de ene zin de andere niet is. Als het commentaar in de eindfase over meer gaat dan spellingvoorkeuren, grijpt het in in de structuur van de tekst. Vaak gaat het over keuzes die in het begin van het proces gemaakt zijn, bijvoorbeeld over het perspectief. Beschrijven we het onderwerp vanuit de gebruiker, vanuit de leverancier, vanuit de voordelen van een belangengroep die ermee te maken heeft? Al die opties kunnen goed zijn, maar als je er een kiest moet je hem wel volhouden. En als je collega niet heeft meegedaan in dat keuzeproces, kan hij zomaar met zijn eigen voorkeur voor de dag komen. Dan is het onaardig als je er niets mee doet – waarom vraag je anders om zijn mening? -  en dus zit de tekstschrijver met de gebakken peren.

De achtergrond is dat een opdrachtgever zo tegen het eind van het schrijfproces soms nerveus wordt: ‘Straks wordt de brochure gedrukt of de website gepubliceerd; dan kunnen we niet meer terug. Misschien kan iemand bevestigen dat we het goed doen.’ Maar de keerzijde is dat aanvullend commentaar ook de onzekerheid kan vergroten.

…en niet onnodig omkijken

De moraal van het verhaal: maak de fundamentele keuzes vooraf, en betrek daar dan ook die collega bij. Of meerdere collega’s, of de klanten voor wie de tekst bedoeld is. Hoe meer input, hoe mooier. Besteed er tijd aan, verken de alternatieven. Sla dan een richting in en kijk niet meer om. Er zijn altijd andere mogelijkheden en vaak is de ene niet opvallend beter dan de andere. Maar een mengvorm van verschillende concepten is wel altijd slechter.

Schrijven is net schilderen

Geplaatst op 13-12-2010

‘Schrijven is net schilderen,’ zei een workshopdeelnemer vorige week. ‘Je bent de meeste tijd kwijt met de voorbereiding: afbranden, schuren, plamuren en gronden. Daarna is het aflakken een feestje.’

Ik vond het een leuke vergelijking, vooral omdat hij op meer dan één manier opgaat. Neem de tijdbesteding. Bij schilderklussen heb ik me vaak geërgerd omdat ik vier dagen bezig was met al het voorwerk, terwijl het lakken (het ‘echte’ schilderen, vond ik) in minder dan een dag gebeurd was. Bij schrijfwerk komt het ook voor dat ik vier dagen besteed aan briefing, debriefing, research, schrijfplan maken, en toetsing daarvan met de opdrachtgever. Daarna is het ‘echte’ schrijven vaak inderdaad minder dan een dag werk.

Weg met alle oude resten

Weg met alle oude resten

Een tweede mooie parallel is die van het afbranden. Je wilt de resten van de vorige verflaag niet door je nieuwe werk zien schemeren, net zo min als je de naden rond de geknip-en-plakte stukken tekst wilt herkennen die je gemakshalve hergebruikt. Meedogenloos afbranden dus, dat oude werk.

De volgende overeenkomst is dat het geheim van goed vakwerk in het voortraject zit. Op een goed geprepareerde ondergrond kan ik ook nog wel een verdienstelijke laklaag aanbrengen, maar twee jaar nadat ik mijn krachten op mijn kozijnen had beproefd moest ik er toch een vakman bij halen omdat ik in de voorbereiding fouten gemaakt had.

Er zijn ook mensen die bij ‘Schrijven is net schilderen’ aan literatuur en beeldende kunst denken. Daar zit nog een overeenkomst: zowel bij schrijven als schilderen is er een creatieve en een zakelijke variant, en in beide gevallen worden die soms verward. Zakelijk schrijven heeft meer gemeen met een huis schilderen dan met de productie van literatuur, al is het resultaat bij alle schrijvers een vorm van tekst.

Schilderen is net schrijven

Schilderen is net schrijven

De leukste overeenkomst is wel wat mijn cursist zo mooi zei: het aflakken is een feestje. Als je weet wat je wilt schrijven, als je een goede dragende structuur hebt voor je betoog, als je alle argumenten bij de hand hebt, en als al die stukjes op hun plaats vallen, dan is schrijven een feestje. Een strakke tekst geeft minstens zo veel voldoening als een strak gelakte deur.

Meer focus, met of zonder dichtgelijmde ethernetpoort

Geplaatst op 25-10-2010

In de Volkskrant van afgelopen zaterdag wordt de schrijver Jonathan Franzen geciteerd: ‘Als ik schrijf, sta ik om zeven uur op en ga naar mijn geblindeerde en geluiddichte kantoor, niet ver van mijn appartement in Manhattans Upper East Side. Daar zet ik voor alle zekerheid een noise cancelling koptelefoon op en ga aan het werk. (…) Om elke afleiding te vermijden, heb ik de wireless card uit mijn laptop gehaald en de ethernetpoort dichtgelijmd.’

Het was oorspronkelijk niet mijn bedoeling om een vervolgverhaal over de problemen van multitasking te schrijven, maar naar mate ik meer met het thema bezig ben, kom ik meer interessante bronnen tegen. Ik vind het tekenend dat een productief en geroemd schrijver dit soort maatregelen neemt om zich te kunnen concentreren.

Een goede inspiratiebron: Focus

FocusNaast die snipper uit de Volkskrant kwam ik de afgelopen dagen ook een goed, nuttig en gratis boek tegen: Focus, van Leo Babauta. Focus, met als ondertitel A simplicity manifesto in the Age of Distraction, is een aanrader. Het staat vol met nuttige tips voor mensen die een simpeler, meer gefocust leven willen leiden. (Het dichtlijmen van ethernetpoorten hoort daar overigens niet per se bij.)

Wat me aanspreekt: het gaat niet om de eenvoud of de monotasking op zich, maar om het gegeven dat focus een voorwaarde is voor creativiteit en productiviteit. Focus leidt tot helder denken en beter schrijven.

Het boek Focus is te downloaden van focusmanifesto.com. De auteur is op Twitter te volgen als @zen_habits.

Hulp voor verslaafde multitaskers

Geplaatst op 20-10-2010

‘Multitasken heeft een verslavend effect,’ schreef ik gisteren. Dat was mild uitgedrukt, als je ziet wat sommige mensen moeten doen om af te kicken.

Op de website van Steve Lambert staat een beschrijving van het programma Selfcontrol:

Is email a distraction? SelfControl is an OS X application which blocks access to incoming and/or outgoing mail servers and websites for a predetermined period of time. For example, you could block access to your email, facebook, and twitter for 90 minutes, but still have access to the rest of the web.

Handig als je niet lastig gevallen wilt worden. Maar wat te doen als de drang naar nieuwe prikkels te machtig wordt? De ware verslaafde sluit dan al gauw het programma af om toch weer even een mailtje te scoren. Niet met Selfcontrol:

Once started, it can not be undone by the application, by deleting the application, or by restarting the computer – you must wait for the timer to run out.

Goed bedacht. Maar dan heb je natuurlijk altijd je iPhone, iPad of Blackberry nog…

Multitasking: vergeet het maar!

Geplaatst op 19-10-2010

Het vreemdste staaltje multitasking vond ik de man die in een rij urinoirs in de VS naast mij met de ene hand zijn mail checkte, terwijl hij met de andere richting gaf aan zijn primaire taak op dat moment. Dat ging wat ver, maar het was onschuldig in vergelijking met de SMS’ende vrachtwagenchauffeurs die diezelfde Verenigde Staten jaarlijks verantwoordelijk zijn voor duizenden doden. Een trucker die een SMS schrijft achter het stuur, heeft 23 maal meer kans om een ongeluk te veroorzaken. De simpele waarheid: multitasking werkt niet.

Om een samenhangend stuk tekst te schrijven of ander constructief denkwerk te doen, heb je de volledige aandacht van je brein nodig. Het goede nieuws is dat ons brein alleen maar volledige aandacht kent: het kan maar één ding tegelijk doen. Als we multitasken, bijvoorbeeld een gesprek voeren terwijl we onze e-mail lezen, wisselen we in feite twee activiteiten razendsnel af. Zo snel dat we de wisseling zelf meestal niet merken en dus denken dat we twee dingen tegelijk doen.

Multitasken is erger dan dronkenschap

Het slechte nieuws is dat we ons na elke wisseling tussen de twee parallelle activiteiten weer even moeten oriënteren: ‘Waar was ik ook alweer?’ En dat kost, zonder dat je het merkt, wel degelijk tijd. Je omgeving merkt die omschakeling overigens meestal wèl aan een vertraagde reactietijd of aan antwoorden die de plank misslaan. Of, in het ergste geval, aan de schaduw van een vrachtwagen die opeens opdoemt in de achteruitkijkspiegel. Chauffeurs die met hun telefoon bezig zijn, blijken in onderzoek nog slechter te reageren dan proefpersonen die zwaar beschonken achter het stuur zitten.

‘Maar we doen toch voortdurend dingen tegelijk?’ roept u nu wellicht. Natuurlijk. We kunnen tegelijk lopen en een gesprek voeren, we kunnen een envelop opensnijden terwijl we uit het raam kijken en koffie ruiken, ons lichaam regelt onze hartslag en ademhaling terwijl we van alles doen. Maar bij de meeste van die activiteiten hebben we ons bewust denkende brein niet nodig. Wandelen en koffie ruiken gaan immers op de automatische piloot. Veel activiteiten zijn fysiek en worden geregeld door ons ‘spiergeheugen’, hoewel het ooit wel mentale aandacht vroeg om ze te leren. Dat is het mechanisme achter de volkswijsheid ‘Fietsen verleer je nooit.’

De proef op de som: probeer het

Hoewel we het dus anders ervaren, is er een verpletterende hoeveelheid onderzoek als bewijs dat ons brein niet kan multitasken. Dat heeft consequenties voor de manier waarop we het beste de activiteiten rond ons denkwerk kunnen inrichten. Het recept ligt voor de hand: probeer één ding tegelijk te doen. Neem een uur denktijd met de telefoon doorgeschakeld. Lees in die tijd geen mail, kijk niet naar je SMS’jes. Die kunnen wel even wachten. Als je vastloopt in je denken, vlucht dan niet in iets anders maar denk gewoon even langer. Experimenteer, en kijk of het verschil maakt.

Het is wel goed om te weten dat multitasken een verslavend effect heeft. Je bent immers druk, je hebt het gevoel dat je heel veel doet, de adrenaline stroomt, en het ziet er aan de oppervlakte ook nog eens indrukwekkend uit. De afkickende multitasker krijgt daar geheid mee te maken. Maar ja, een echte multitasker heeft waarschijnlijk niet de aandachtsspanne om een lang stuk tekst als dit te lezen. Die is allang iets anders aan het doen.

Correcte taal is alles! (zei Confucius al)

Geplaatst op 01-09-2010

Alle organisaties zijn gebouwd op taal. Plannen en afspraken bestaan uit taal, maar ook bij conflicten en misverstanden speelt taal een rol. Veel van die taal is geschreven, van oprichtingsakte tot ontslagbrief. Als het op papier staat, weten we immers waar we aan toe zijn. Toch?

In principe wel, maar het effect van geschreven taal hangt er wel van af hoe helder de tekst is. Bij een gesprek kun je nog aan je gesprekspartner vragen ‘Hoe bedoel je dat?’ of ‘Snap je?’ Bij een onduidelijkheid in een contract van vijf jaar geleden dat je voor het eerst ziet, kun je alleen maar denken ‘Wat zouden ze bedoeld kunnen hebben?’

Sta geen willekeur toe in wat gezegd wordt

Die centrale rol van geschreven taal is niet van vandaag of gisteren. De Chinese wijsgeer Confucius (551-479 v. Chr.) schreef in zijn Analecten (ik citeer een Engelse vertaling):

If language is not correct, then what is said is not what is meant; if what is said is not what is meant, then what must be done remains undone; if this remains undone, morals and art will deteriorate; if justice goes astray, the people will stand about in helpless confusion. Hence there must be no arbitrariness in what is said. This matters above everything.



Confucius

Confucius

Sinds de tijd van Confucius lijkt er niet veel veranderd te zijn. Voor een klant werk ik momenteel aan een module van de cursus Planmatig schrijven die specifiek is toegespitst op het schrijven van resultatenplannen. We maken daarbij een onderscheid tussen doelen (richtinggevend op de langere termijn, in de sfeer van ambities) en resultaten (concreet waarneembare veranderingen en effecten in de praktijk). Die resultaten maken praktisch ‘what is meant’, zodat gedaan wordt wat gedaan moet worden en de medewerkers niet in hopeloze verwarring raken. Die nadruk op concrete resultaten is heel vruchtbaar, maar in de praktijk blijkt het knap lastig om consequent in die termen te denken, zeker in ambtelijke organisaties.

Controleer op onduidelijkheden

Verwarring schuilt in een klein hoekje. Veel onduidelijkheid in teksten vloeit voort uit de aanname dat de lezer over dezelfde kennis beschikt als de schrijver, of dezelfde mening deelt. Je kunt mogelijke misverstanden voorkomen door een schrijfplan of concepttekst te controleren met de volgende vragen:

  • Heeft de lezer de kennis om deze tekst te begrijpen zoals ik hem bedoel?
  • Heeft hij misschien belangen waardoor hij geneigd is dit anders te lezen? Kan ik mijn beschrijving eenduidiger maken?
  • (Indien van toepassing:) Hoe zou iemand die hier niet bij was, over vijf jaar deze tekst lezen? Is er informatie die nu vanzelfsprekend is, maar die later waarschijnlijk vergeten wordt?

Het is altijd nuttig iemand ‘van buiten’ (buiten je afdeling, buiten je organisatie, buiten je werkveld) een tekst te laten lezen, eventueel met deze vragen erbij.

Eenheidsworst in mindmapsoftware

Geplaatst op 04-08-2010

Op hypershifters.nl verscheen vandaag een afgewogen overzicht van de recente ontwikkelingen in de wereld van mindmapsoftware. De conclusie: de tientallen pakketten gaan meer en meer op elkaar lijken, en het wachten is op een innovatieve partij die de volgende onverwachte grote stap voorwaarts in gang zet. Ik ben het daar helemaal mee eens.

Los van de functionaliteit van de diverse pakketten hangt het nut van mindmapsoftware nu nog vooral af van de intelligentie en vaardigheden van de gebruiker. Met een fantastisch stuk software, maar zonder begrip van logica, ordening of structuur, kom je niet ver. De tijd dat een pakket ingrijpt als de gebruiker ongelijksoortige elementen op hetzelfde niveau rangschikt, zal nog wel even op zich laten wachten. Of wordt dat de eerstvolgende doorbraak?